淺談高校檔案管理工作的創(chuàng)新

湖北 盧華麗

高校檔案是學(xué)校發(fā)展歷程的真實(shí)記錄，為學(xué)校各項(xiàng)工作制度的制定提供有利的依據(jù)和保證，是高校教育事業(yè)的重要組成部分。近兩年來(lái)，隨著高科技的迅猛發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在檔案管理中的應(yīng)用也日趨廣泛。高校檔案工作面臨著前所未有的挑戰(zhàn)，與此同時(shí)，也存在著新的發(fā)展機(jī)遇。因此，在新形勢(shì)下，高校檔案管理工作必須立足本職，與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新，努力提高檔案管理水平，促進(jìn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，使高校檔案管理工作，能更好地為高校發(fā)展服務(wù)。

一、創(chuàng)新觀念，探索檔案管理工作新思路

一直以來(lái)，檔案工作十分注重經(jīng)驗(yàn)，因此，大多數(shù)高校目前仍然是沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，故普遍存在著檔案利用率不高、價(jià)值未被充分體現(xiàn)的現(xiàn)象。隨著科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展，目前的檔案管理方式和管理模式，已明顯跟不上時(shí)代的需求，長(zhǎng)此下去，必定會(huì)制約檔案工作的發(fā)展。因此，高校檔案管理部門(mén)必須緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，把握檔案工作的多元化、科學(xué)化、現(xiàn)代化、規(guī)范化的發(fā)展方向。解放思想，更新觀念，用創(chuàng)新理念和創(chuàng)新行為，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理，不斷探索新形勢(shì)下檔案管理的新措施，開(kāi)辟檔案工作發(fā)展的新途徑，依靠現(xiàn)代化的技術(shù)和管理方法，努力推動(dòng)高校檔案的科學(xué)發(fā)展。

二、創(chuàng)新機(jī)制，激發(fā)檔案管理工作隊(duì)伍活力

由于檔案工作枯燥、繁瑣，加之社會(huì)對(duì)檔案管理工作的重視不夠，使檔案管理人員對(duì)本項(xiàng)工作漸漸失去激情，安于現(xiàn)狀，不思進(jìn)取。顯然，這種工作現(xiàn)狀，必然會(huì)影響檔案工作的向前發(fā)展，自然也就談不上創(chuàng)新。因此，高校檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)適時(shí)引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，創(chuàng)新工作方法，強(qiáng)化員工的危機(jī)意識(shí)，形成充滿活力的用人機(jī)制和用人環(huán)境。

首先，應(yīng)實(shí)行檔案管理人員全員聘用制，采取公平競(jìng)爭(zhēng)，擇優(yōu)上崗，真正做到優(yōu)勝劣汰，能者上，庸者下，從而激發(fā)員工的工作熱情和個(gè)人潛力，使檔案部門(mén)充滿競(jìng)爭(zhēng)活力。對(duì)未被聘任的檔案工作人員，應(yīng)該做好思想工作，促使其端正態(tài)度，找出差距，同時(shí)努力為其創(chuàng)造條件，進(jìn)行崗位培訓(xùn)，提高他們的職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)能力，使其盡快地適應(yīng)崗位工作。

此外，建立一套完善的創(chuàng)新激勵(lì)機(jī)制。通過(guò)舉辦各類講座和經(jīng)驗(yàn)交流，開(kāi)闊檔案管理人員視野，拓寬其知識(shí)面，提高檔案管理人員的整體專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，鼓勵(lì)他們?cè)诠ぷ髦蟹e極探索新方法、新技術(shù)和新手段，對(duì)于檔案理論和實(shí)踐創(chuàng)新的成果，應(yīng)該給予獎(jiǎng)勵(lì)，以充分調(diào)動(dòng)其積極性和創(chuàng)造性。通過(guò)激勵(lì)機(jī)制，有效地激發(fā)檔案工作創(chuàng)新活力，提升檔案工作的創(chuàng)新能力。

三、手段創(chuàng)新，提升檔案管理工作水平

對(duì)高校檔案管理工作而言，要想提高其管理水平和利用程度，關(guān)鍵是手段的創(chuàng)新，即將傳統(tǒng)的手工操作模式，轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)操作模式。因此，各高校應(yīng)加快檔案信息化建設(shè)的步伐，把現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段，有效地運(yùn)用到高校檔案管理工作中去，積極推進(jìn)檔案管理從紙質(zhì)化管理為主向數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)變。檔案工作，應(yīng)該以電子文檔的歸檔和管理為重點(diǎn)，建立館藏文件信息數(shù)據(jù)庫(kù)，然后開(kāi)展對(duì)高校檔案的數(shù)字化建設(shè)，建設(shè)高質(zhì)量、高水平的信息數(shù)據(jù)庫(kù)，將所有館藏檔案全部數(shù)字化。對(duì)所有檔案的收集、整理、編排、保管以及調(diào)閱、傳送等各個(gè)方面，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)的有效管理，以提高工作效率和水平。積極探索多種形式，使高校檔案更好地為教學(xué)、科研服務(wù)，實(shí)現(xiàn)管理手段方式的社會(huì)化、多元化和優(yōu)質(zhì)高校化的管理運(yùn)行目標(biāo)。

四、模式創(chuàng)新，科學(xué)構(gòu)建檔案管理新體系

近年來(lái)，隨著高校管理體制改革的深化，檔案管理工作的地位也在逐步提高。根據(jù)時(shí)代的發(fā)展要求，高校應(yīng)將檔案館獨(dú)立起來(lái)，由過(guò)去的隸屬機(jī)構(gòu)，轉(zhuǎn)變?yōu)槁毮懿块T(mén)，從而更有效地促進(jìn)高校檔案管理制度變革，以確立檔案工作的主體地位。高校檔案工作也應(yīng)注重學(xué)校的未來(lái)方向，把握前瞻性的特點(diǎn)，在主動(dòng)做好各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)上，為高校檔案工作的發(fā)展，提出新的更高的目標(biāo)。與此同時(shí)，在檔案資源、檔案開(kāi)發(fā)、檔案信息化建設(shè)和檔案服務(wù)等關(guān)鍵領(lǐng)域，進(jìn)行全方位創(chuàng)新，開(kāi)辟新路；繼續(xù)貼近學(xué)校中心工作，在高校教學(xué)、校園文化建設(shè)、學(xué)生文化素質(zhì)教育等各方面，充分發(fā)揮其重要作用，使高校檔案館真正做到高效、安全、到位，各項(xiàng)工作從維持性向創(chuàng)造性發(fā)展，為高校建設(shè)作出貢獻(xiàn)，從而實(shí)現(xiàn)高校檔案工作的超越，呈現(xiàn)高校檔案事業(yè)不斷發(fā)展的良好前景。

[1]宮斌.檔案管理創(chuàng)新服務(wù)與探討.黑龍江科技信息，2012（6）.

[2]李惠敏.檔案管理服務(wù)模式的創(chuàng)新.內(nèi)蒙古水利，2011（5）.