高校檔案資源的開發利用與服務教學科研之研究

◆王耀萍

(河北建材職業技術學院)

高校檔案是高等學校教學、科研和管理活動的真實寫照，是一種具有重要開發利用價值的信息資源，高校檔案信息的充分開發利用，必將促進教學科研的改革和發展。為此，高校檔案工作者必須具有新的視野和超前的意識，積極探索為教學改革服務的新途徑、新方法、新經驗，探索強化管理與開發利用的規律和模式。

一、高校檔案資源開發利用的方法

首先，加強學習，轉變思想、更新觀念，積極創新檔案信息資源的開發和利用。檔案管理人員在做好信息的收集，保證歸檔文件的齊全完整等基礎工作之余，不但要加強專業知識和業務知識的學習，轉變思想，勇于創新，還要參加檔案培訓學習，與其他檔案管理人員多交流溝通，取長補短，努力提高自身的業務水平和管理能力的同時開創出一條適合高校發展的現代化的檔案管理新路子，推動檔案信息開發利用工作向更高水平發展。

其次，積極推行檔案現代化管理手段。要全面推進高校檔案信息管理的系統化，運用先進的計算機技術，特別是計算機網絡知識，改進檔案著錄方法，提高檔案信息系統的工作效率，構建高校檔案管理安全系統，確保檔案的安全性、保密性。

再次，加強檔案宣傳教育工作。由于高校部分教職員工檔案信息概念比較模糊，缺乏檔案意識，使得檔案信息資源不能得到充分地利用。因此檔案部門應把檔案宣傳教育工作作為一項長期任務來抓，高度重視充分利用各種宣傳教育形式廣泛宣傳檔案信息資源的意義和作用，促進檔案信息資源的開發和利用。

最后，作好檔案編研工作。檔案編研工作高層次地反映出檔案信息資源的利用。作好檔案編研工作，可以加強檔案信息資源的深層次加工，減少信息資源利用者查閱的時間，使檔案信息資源作為高校的寶貴財富得到充分挖掘利用，并且最大限度地發揮其信息作用。

二、高校檔案資源的開發利用的對策

(一)把握高校教學科研對檔案工作的新要求

隨著知識和信息更新速度的不斷加快，高校教學科研工作對依靠和利用檔案信息提出了更為迫切而廣泛的要求。高校師生要掌握和了解全國乃至全世界教學科研的多種動態信息，需要學校檔案系統提供準確、有應用價值的信息，以滿足教學科研的需求。教學科研的任務加大，要求高校檔案系統提供高效服務。由于高校體制改革的不斷深入，高校所承擔的國家、省、市級的教學科研任務不斷增多，課題的起點和難點不斷提高。實踐證明，教學科研信息資源的積累、開發和利用，對于決定教學科研項目起點的高低、加快教學科研項目的進程，提升教學科研的社會價值等都有著不可低估的作用。因此，高校檔案系統要以教學科研為核心，圍繞教學科研中心任務，對檔案信息資源從各角度、各層次進行整理和開發，從而最大限度地為教學科研工作提供必要的保障。

(二)理清高校檔案為教學科研服務的思路

高校檔案系統應該強化檔案服務的創新觀念，打破原有的思維模式，用創新思維去指導高校檔案工作的實際，把教學科研的信息需求作為高校檔案資源的重點服務項目，準確把握用戶的利用需求，幫助用戶獲得準確的檔案信息。長期以來，高校檔案一直存在著種類單一、資料不全的現象。因此，必須在現有檔案資料基礎上及時調整檔案接收、征集范圍，充實檔案內容，重構檔案結構體系。首先，要建立以教學科研檔案為主體，兼顧其他檔案內容的結構體系。尤其是科研課題檔案、教改研究檔案、學術論文、優秀畢業論文、優秀教材資料等必須在館(室)藏檔案中占主要地位。其次，要在檔案法律法規許可的范圍內建立完善個人業務檔案。為了深化利用，應將分散在科研檔案中的科技專著、科研成果、學報刊載的論文、教學檔案中的教材、學位論文以及發表在國內外刊物上的論文等，按個人體例建立專門業務檔案。通過業務檔案可以全面展示一所高校的學術成就和綜合實力。最后要豐富檔案品種，加強音像檔案、實物檔案的收集，充分體現檔案載體的多樣化和完整性。

高校檔案資源在教學科研中的作用和價值是通過檔案的利用來體現的。檔案工作的本質就是管好檔案以方便利用。開發利用檔案資源是高校檔案工作的重中之重。高校檔案館應根據學校的中心工作和教學科研的進展情況，開展定向服務，及時向利用者提供準確的檔案信息。

(三)構建高校檔案為教學科研服務的管理體系

1.建立完善科學的高校檔案管理機制。一是要貫徹集中統一管理的原則。高校在教學、科研、生產、管理等各項實踐中形成的有保存價值的全部檔案，應當由高校檔案部門全面收集、集中管理。二是要加強規章制度建設。規章制度是做好各項工作的前提保證，要使高校的檔案材料收集齊全完整，必須建立一套切實可行并且操作性較強的檔案材料歸檔的規章制度。要堅持按規章制度辦事，克服隨意性，持之以恒。三是要對高校教學檔案進行科學有效的管理。要把檔案工作納入到學校、部門的計劃、規劃，納入教學、科研管理工作，納入教師、專業人員和機關干部的職責范圍，并且要布置、檢查、驗收檔案工作。只有完善檔案管理機制、實行崗位責任制、責任到人，高校檔案工作為教學科研服務才能落到實處。

2.著力提高檔案工作人員的素質。建立一支高素質的高校檔案隊伍，是搞好服務教學科研的必然要求。高校檔案館工作人員不僅要掌握檔案管理知識，還必須了解現代信息管理技術。同時，檔案工作者還應有一定的職業道德修養，培養甘為人梯、熱心服務的職業精神，使檔案開發利用工作始終處于最優化服務狀態。

3.密切高校檔案同教學科研之間的聯系，加強校際間的交流與合作。檔案管理部門要及時更新觀念，加強同教學科研部門的聯系與溝通，充分發揮高校檔案資源在教學科研工作中的基礎性作用。此外，檔案作為高校一種重要信息資源，校際之間應加強交流與合作，特別是對口高校之間更應密切合作。一方面，雙方交流彼此的教學、科研、管理等情況，另一方面，相互吸取辦學經驗，彌補自身的不足，提高自己的辦學質量和效益，共同實現高校檔案資源為教學科研有效服務的目標。

(四)強化高校檔案資源為教學科研服務的手段

1.做好廣大教師和學生的教學、科研的輔導工作。目前，高校檔案用戶以管理人員居多，教師和學生用戶非常有限。教師和學生很少或者不用檔案的主要原因是不了解檔案館(室)藏情況，或不熟悉查找方法。因此，高校檔案館(室)應當做好廣大教師和學生的檔案資源利用輔導工作，使他們能夠了解檔案資源，并在教學和科研活動中靈活自如地利用檔案資源。高校教學科研任務繁重、時間緊張，很多人無暇經常到檔案館(室)查閱、了解有關教學科研的檔案資料信息。這也是檔案資源不能很好地為教學科研服務的主要原因之一。基于此，高校檔案館(室)可定期以簡報的形式向廣大師生公布與教學科研有關的檔案資料目錄。不僅可以實現高校檔案為教學科研服務的功能，提高館(室)藏檔案資源的利用率，而且還可以大大節約廣大師生的時間和精力。

2.跟蹤教學科研重大活動，廣泛開展定期服務。定期服務是指檔案館(室)根據利用者的要求，主動提供館(室)內有關某一專題的全部檔案資源信息，包括檔案原始信息和資料信息。定期服務針對性強、效益顯著，能夠最大限度地滿足利用者的需求。因此，高校檔案館(室)與學校教學科研部門如教務處、科研處及各系(院)等部門要建立廣泛的聯系，隨時了解和掌握學校重大的教學科研活動，并根據活動的主題開展定期服務。

3.編研與教學科研有關的檔案參考資料。高校檔案館(室)一向重視檔案的編研，但長期以來，主要側重于大事記、組織機構沿革、基礎數字匯編、重要會議簡介等的編寫，與教學科研有關的主題卻往往被忽視。為了能夠為廣大師生提供更全面、更系統的檔案信息，從而更好地為教學科研服務，高校檔案館(室)必須加強編研與教學科研有關的檔案參考資料。

4.建立專門的高校檔案資源研發團隊。高校檔案資源的開發利用是一個較為復雜的系統工程，一所高校的檔案資源研發情況從一個側面反映出該校的綜合教學科研水平的高低。為了更好地開發利用高校檔案資源，并使之高效地服務于學校的教學科研工作，有條件的高校應該建立專門的檔案資源研發團隊，擔負起學校的檔案資源的全面研究和開發利用工作。真正地建立一個高素質的高校檔案資源研發團隊，不僅需要高素，解決檔案研發人員的校內質的研發人員，更需要學校的大力支持，學校要建立相應的機構設置編制問題，提供足夠的工作場所，還要給予足量的工作經費。只有這樣，專門的高校檔案資源研發團隊才能正常、有效地運作。同時，學校還要建立和完善對于檔案資源研發團隊的考評機制，激發該團隊的工作熱情，進而為學校教學科研提供更有效的綜合服務。

5.注重高校教學科研檔案資源的全面電子信息化處理。當今世界是一個信息化的世界，高校非常有必要實現學校教學科研檔案資源的全面電子信息化。以高校檔案資源研發團隊為依托，對學校的所有教學科研檔案進行電子掃描或進行其他類型的電子加工，使檔案資源全面實現電子信息化，并且在校園網上開辟專門的門戶連接，使全校師生分等第、分層級地利用這些電子檔案信息。對于一些需要加密的電子檔案信息必須做出相應處理，例如，對于一些有資格、有權限的特殊利用者，可以告知其登錄密碼，并對密碼進行定期更換，確保電子檔案信息安全。有條件的高校還可以跟其它高校共建教學科研檔案資源網絡，實現電子檔案資源網上共享，提高檔案資源的利用率，更加有效地促進高校檔案資源的開發利用與服務教學科研工作的全面開展。

總之，高校檔案資源的開發利用與服務教學科研工作是高校的核心工作任務之一，我們必須從豐富高校檔案館(室)藏內容、改善服務方式、強化服務手段等多方面出發，尋求更加有效的檔案資源的開發利用途徑和方法，更好地為高校的教學科研服務。

［1］張金平.談高校檔案資源與校園文化建設［J］.遼寧行政學院學報，2006，(2).

［2］陳妹.高校檔案事業可持續發展淺探［J］.揚州大學學報，2005，(10).

［3］甘璐，楊衛東.落實科學發展觀做好高校檔案工作［J］.蘭臺世界，2005，(8).

［4］于人偉.加強教學檔案信息資源管理——為高校教學評估服務［J］.現代情報，2006，(1).

［5］安聰娥.從高校評估談高校檔案管理的發展趨勢［J］.農業圖書情報學刊，2006，(4).