淺談高校圖書館檔案管理雙軌制模式的構(gòu)建

◆李連暉

(德州職業(yè)技術(shù)學(xué)院)

淺談高校圖書館檔案管理雙軌制模式的構(gòu)建

◆李連暉

(德州職業(yè)技術(shù)學(xué)院)

高校圖書館檔案管理工作是圖書館服務(wù)工作基礎(chǔ)和保證。本文通過分析圖書館檔案管理的傳統(tǒng)模式和現(xiàn)代模式的特點(diǎn)，提出建立一種能夠?qū)烧呦嘟Y(jié)合的“雙軌制檔案管理模式”，以實(shí)現(xiàn)圖書館檔案高效管理系統(tǒng)。

檔案管理 高校圖書館 傳統(tǒng)模式 現(xiàn)代模式 雙軌制模式

高校圖書館檔案是圖書館在開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的，是反映圖書館業(yè)務(wù)活動(dòng)情況和歷史發(fā)展的原始記錄，是總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、制訂計(jì)劃、探索規(guī)律、進(jìn)行科學(xué)決策的重要參考依據(jù)。圖書館的檔案工作是高校檔案工作的重要組成部分，也是圖書館工作不可分割的一部分。隨著高校的擴(kuò)招，圖書館作為高校的重要機(jī)構(gòu)，也在不斷的發(fā)展壯大。各高校圖書館藏書數(shù)量不斷增多，而且大學(xué)生對(duì)館內(nèi)圖書利用率也不斷增加，館內(nèi)借閱圖書次數(shù)快速增長(zhǎng)，為提高高校圖書館檔案管理的效率，本文提出了一種將圖書館檔案管理的傳統(tǒng)模式和現(xiàn)代模式相結(jié)合的雙軌制管理模式，使圖書館檔案管理工作更加科學(xué)化和規(guī)范化。

一、圖書館檔案管理的傳統(tǒng)模式

傳統(tǒng)的圖書館檔案管理，是以紙質(zhì)文件為物質(zhì)基礎(chǔ)建立起的一整套完整檔案管理體系。“原始記錄性”是檔案的本質(zhì)屬性，即圖書館在實(shí)際工作中展開各項(xiàng)活動(dòng)產(chǎn)生的原始記錄，是伴隨圖書館事業(yè)發(fā)展而形成的客觀真實(shí)的材料。如當(dāng)事人的親筆手稿、領(lǐng)導(dǎo)者的親筆簽署等都表現(xiàn)出真實(shí)的原始性。也正是檔案的原始記錄性，才使得檔案區(qū)別于圖書、情報(bào)、資料等其他信息，而具有法律憑證的作用。

1.紙質(zhì)文檔的整理和歸檔

根據(jù)不同高校學(xué)科類型和研究側(cè)重領(lǐng)域的不同以及圖書檔案館的層次，應(yīng)建立起一套能夠體現(xiàn)本高校自身研究特色又同時(shí)與圖書檔案館規(guī)模相匹配的高校圖書館文件材料歸檔制度，由專門的檔案技術(shù)人員負(fù)責(zé)，將工作中所形成的各種文件材料收集齊全，整理、立卷、歸檔。

2.紙質(zhì)文檔的維護(hù)和保管

首先是要保證紙質(zhì)檔案的安全性和完整性，檔案管理人員應(yīng)按照檔案管理的要求，做到防火、防光、防潮、防盜、防損、防蛀蟲、防丟失、防有害氣體侵蝕和防止機(jī)械磨損，以最大限度地延長(zhǎng)檔案壽命。為了進(jìn)行有效的維護(hù)保管工作，需要將圖書館檔案分為永久、長(zhǎng)期、短期保存三種。反應(yīng)圖書館主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本館和本學(xué)校健康發(fā)展及研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)劃為永久保存;反映本館一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本館工作有參考價(jià)值的檔案劃歸為長(zhǎng)期保存;在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本館有參考利用價(jià)值的文件材料應(yīng)劃歸為短期保存。短期保存的檔案期滿后應(yīng)進(jìn)行鑒定，如需延長(zhǎng)，可繼續(xù)延長(zhǎng)，不需要延長(zhǎng)保管期限的應(yīng)報(bào)經(jīng)上級(jí)有關(guān)部門批準(zhǔn)后再銷毀。

以上是傳統(tǒng)的圖書館檔案管理模式，傳統(tǒng)模式之所以廣泛應(yīng)用于各個(gè)高校并能在檔案管理實(shí)現(xiàn)電子化大趨勢(shì)的氛圍中仍存在一席之地，就是因?yàn)樗哂须娮游臋n所無法具備的“原始特征”。

二、圖書館檔案管理的現(xiàn)代模式

隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，信息化和數(shù)字化管理技術(shù)是高校圖書館檔案管理發(fā)展的主要方向和目標(biāo)，利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來輔助高校圖書館檔案管理工作已成為高校圖書館檔案管理信息化的必然趨勢(shì)。計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)等高新技術(shù)、先進(jìn)的設(shè)備可以大大提高圖書館檔案立卷、歸檔的工作效率，實(shí)行檔案數(shù)字化管理后，便于圖書館檔案管理人員開展檔案查找、咨詢工作，提高檔案管理工作人員的辦事效率和工作水平。另外，這樣可以提高圖書館檔案的文獻(xiàn)質(zhì)量，進(jìn)一步的開發(fā)利用圖書館檔案資源并對(duì)圖書館檔案管理機(jī)制進(jìn)行創(chuàng)新。

進(jìn)行高校圖書館檔案數(shù)字化管理的建設(shè)途徑，首先是建立開放檔案用戶目錄數(shù)據(jù)庫，在校園內(nèi)網(wǎng)或經(jīng)授權(quán)的信息因特網(wǎng)上供人隨意查詢。第二步是建立圖書館檔案指南資料庫，以便使那些進(jìn)入數(shù)字檔案系統(tǒng)的檔案通過該數(shù)據(jù)庫的引導(dǎo)，在讀者查閱中實(shí)現(xiàn)自身的利用價(jià)值。第三步是建立原文影像資源庫，它與開放檔案用戶目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)合起來，以滿足人們?cè)诰W(wǎng)上任意途徑檢索、查詢后閱讀原文的需求。最后建立史料匯編、專題文件匯編資料庫，提高了檔案的利用效率，減少了用戶檢索時(shí)間。

圖書館檔案管理的現(xiàn)代模式被各高校大量采用，并成為一種主流管理模式，它提高了管理人員的工作效率，降低了工作強(qiáng)度，并節(jié)省了大量的人力和物力。所以，在新時(shí)期該種管理模式也成為高校科學(xué)管理建設(shè)的重要內(nèi)容，不斷的替代檔案管理的傳統(tǒng)模式和方法。

三、雙軌制模式的建立和完善

以紙質(zhì)檔案為主體的傳統(tǒng)模式和以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)媒介的現(xiàn)代模式，在檔案管理工作中是相互依存發(fā)展的。傳統(tǒng)模式作為檔案信息的主要存儲(chǔ)介質(zhì)至今依然行使著歷史使命，得到檔案工作者的廣泛認(rèn)同;而后者是檔案科學(xué)管理的標(biāo)志。兩種模式由于其不同屬性和特點(diǎn)，使得兩者互相依存，相互兼容，協(xié)調(diào)發(fā)展并長(zhǎng)期存在。所以需要建立起一種傳統(tǒng)和現(xiàn)代并行的雙軌制管理模式，消除兩者之間在管理過程中的沖突，發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)。

“雙軌制管理模式”是指在文件生成和運(yùn)轉(zhuǎn)過程中兩者共存，這是由于受當(dāng)前技術(shù)、法律的制約，很難保證電子文件安全可靠，很難保證讓社會(huì)特別是司法界承認(rèn)電子文件的法律效力。還需要以傳統(tǒng)模式為主要檔案體系，同時(shí)建立現(xiàn)代檔案系統(tǒng)——即兩者版本文件同步隨圖書館管理流程運(yùn)轉(zhuǎn)。根據(jù)傳統(tǒng)模式中所建立的圖書檔案的三種保管期限的檔案類型，對(duì)紙質(zhì)文件和電子版文件進(jìn)行不同處理手段。對(duì)于短期保存的圖書館檔案文件，兩種檔案雙雙歸檔，檔案期滿后，如果紙質(zhì)檔案銷毀，則電子文件成為“資料”后集中于檔案部門和信息技術(shù)部門。對(duì)于永久性保存和長(zhǎng)期保存的檔案文件，應(yīng)形成兩種類型的兩套檔案，并嘗試實(shí)現(xiàn)將計(jì)算機(jī)生成的電子文件轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件，用以“生效”，履行文件功能或是用以保存。總的來說，雙軌制管理模式是以電子文件和紙質(zhì)文件的相互對(duì)應(yīng)為前提的，保證傳統(tǒng)檔案管理模式不變的前提下，積極發(fā)揮傳統(tǒng)模式的不同社會(huì)屬性和功能。

檔案管理對(duì)于圖書館管理工作作用巨大，它不僅為圖書館統(tǒng)計(jì)分析工作奠定基礎(chǔ)，提出新觀點(diǎn)、新思路，引導(dǎo)圖書館服務(wù)工作重點(diǎn)的轉(zhuǎn)移，使圖書館的業(yè)務(wù)工作穩(wěn)步有序地向前發(fā)展;同時(shí)也是圖書館人力資源建設(shè)，為館領(lǐng)導(dǎo)決策任用、選拔、培養(yǎng)干部及進(jìn)行機(jī)構(gòu)的崗位設(shè)置提供準(zhǔn)確、翔實(shí)的依據(jù)。

所以，應(yīng)根據(jù)檔案管理中傳統(tǒng)模式和現(xiàn)代模式各自的優(yōu)勢(shì)和不足，形成高校圖書館檔案管理的“雙軌制管理模式”，提高圖書館檔案管理效率，滿足高校擴(kuò)招和發(fā)展過程中圖書館的作用和功能。

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［3］王躍輝.檔案管理對(duì)圖書館的作用［J］.中國新技術(shù)新產(chǎn)品，2011，(3).