檔案信息資源的開發與利用研究

文丨樸鳳花

在知識經濟的新形勢下，檔案信息資源的開發與利用，是能用社會各方面服好務的關鍵所在，在工作中，應當把檔案信息資源的開發與利用，作為我們檔案室做好檔案工作的中心任務和指導思想。那么，今天我們來探討一下檔案信息資源開發利用的方法、措施和發展趨勢。

從檔案信息資源的內涵，研究檔案檔案信息資源的開發利用

所謂檔案資源的開發利用，是指根據一定的原則和要求，將檔案信息資源中的各種使用價值予以揭示，并通過各種科學有效的方法，使之直接服務于社會各項活動或工作，滿足人們的各種利用需要。開發檔案信息資源的內涵是十分廣泛的，它應包括檔案信息的整理、管理水平，提供利用的方式、方法、手段，主動服務的形式，檔案管理現代化程度以及檔案信息在現實中所創造的價值等諸方面。從檔案信息資源的內涵可以看出，開發利用檔案信息資源是一個系統工程，應以開發檔案信息資源做為主線帶動檔案工作的整體發展。任何一個系統，都是寓于比它更大的系統中，檔案信息資源開發利用是檔案工作系統中的一個子系統，二者是相互聯系相互制約的。檔案信息資源開發利用首先要獲取檔案這一物質，并占有豐富的檔案信息量，經過科學的加工和處理，才能完成檔案信息資源開發利用這一環節，而檔案工作只有通過檔案信息資源開發利用這一主渠道，才能充分發揮檔案的作用和價值。檔案信息資源開發利用工作不僅是整個檔案工作中最富有活力的重要環節，而且是形成該系統良性循環、不斷提高其管理水平和效益的重要保證。因此，研究檔案信息資源開發利用不應單個進行研究，應從系統整體上出發進行研究。

從檔案信息資源的特點，研究檔案信息資源的開發利用

檔案信息不僅具有信息的一般共性，而且還具有特殊的個性。它的主要特點是：本源性、回溯性、憑證性、積累性、內向性和社會性。信息按其性質可分為原始信息和經過處理的信息。檔案信息屬于原始信息，是各部門對某一活動的最初的數字、文字和圖像等的直接記載，所以本源性是檔案信息最主要的特點，本源性信息是加工信息的基礎，任何信息資源都起源于原始信息，因而檔案信息在社會信息系統中居于特有的地位和作用。信息按其時間特征可分為回溯性信息和預測性信息。檔案屬于記錄和反映已經發生的活動、事物及其過程，即用來追溯以往的信息。通過它可以利用前人的勞動進行創新，也能為現實的研究、決策和預測提供基礎。憑證性是這種信息具有證據作用。檔案是原始材料，是反映機關、團體、企事業單位、個人活動的真實歷史記錄，能起到別的信息所起不到的憑證作用。檔案一般是以文件的形式陸續形成的，而又以文件組合體的形式持久地存在和運動的，所以它的聯系性較為突出。這種聯系一是指同一類信息可以在不同的檔案全宗里發現，因為許多立檔單位常常是從不同的職責出發辦一件事情，因此反映同一問題，有的決策、有的執行；有的從某個側面反映某項工作，這是表現在空間方面的。二是指同一事的在時間上有聯系，這種聯系有短有長，形成的文件有多有少，有時需要查找百年以上的記錄，這是表現在時間方面的。此外，還有這一事物同那一事物的聯系，既表現在內容方面的和表現在信息的形式方面的。與聯系性特點相關，檔案信息還具有積累性的特點，檔案信息體系的形成和發展，往往具有連續不斷以至定向積累的特點。其表現是立檔單位的檔案整體，是在連續性的活動中長期積累形成的，而且只要某一檔案形成單位存在，其擁有的檔案成份總要有規律地得到補充。檔案信息互相聯系和積累的特點，要求信息提供的全面性，才能便于研究和利用。檔案信息的內向性特點是指有些材料在一定時間里僅限于規定的控制范圍內使用。但從總體來說，檔案是社會性的信息記錄，內容無所不包，是各行各業人們進行社會活動的產物，又用于社會實踐之中。從上述特點來看，檔案信息資源開發利用不是智力上改造檔案中的事實，也不是機械地提供事實，而是在考慮來源聯系與機構聯系情況下獲得映象。是要在廣義上和多種意義上認識檔案可能具有的無限用途。開發檔案信息資源應從廣度和深度上開，突破案卷或文件標題所反映的內容，充分挖掘全部有使用價值的信息。

如何開發利用檔案信息資源

開發與利用有著密不可分的聯系，開發是利用的前提，為利用提供信息基礎，開發也離不開利用，達到開發目的和提高開發水平都要通過利用才能得以實現。那么，檔案部門如何適應社會利用規律，有效地開發利用檔案信息資源呢？

1.首先是加速思想觀念的更新。必須樹立以下二個基本觀念：一是服務觀

檔案管理體制要牢固樹立為社會各項事業服務的觀念。要克服“關起門來辦檔案”的傾向，以服務社會為己任。二是開放觀念。過去，檔案工作“保”的觀念強，“開”的觀念弱，處于封閉半封閉狀態。我們一定要充分開放檔案，合理利用檔案。只有牢固樹立服務觀念和開放觀念，并付諸行動，開發檔案信息資源才能與社會利用規律相適應。

2.加強檔案信息資源開發的計劃部署和組織協調。檔案信息資源開發要適應社會利用規律，必須加強計劃性，合理部署。檔案的逐步開發，全社會性利用的出現，要根據各個時期社會利用的情況，研究制訂出開發的計劃，然后進行部署。開發工作自然就有條有理了。

社會利用有時要打破地域界限，這就要求進行越地域開發利用的組織協調、統籌規劃，運用現代通訊技術實現檔案信息網絡化，把散布在各地、各部門的獨立的計算機系統和終端相互連接起來，形成檔案信息網絡，使檔案信息與信息化大流通接軌，這是綜合開發利用檔案信息資源的有效方式。

3.加強社會利用的動態分析，增強開發的應變能力。社會利用是很活躍的事物，在社會利用循著基本規律發展的時候，也可能出現局部變化，檔案工作者必須經常研究和分析社會利用的動態，提高應變能力，使開發工作基本保持與社會利用需求相統一。例如，社會編史修志的興起，社會中心活動的開展，利用檔案將打破往常狀態，出現利用高峰期或旺勢，檔案部門如能及早地掌握和預測到這個動態，就會采取主動措施來加強開發工作。否則，對社會利用的“超常”情況反映不敏感，應變不及時，將使開發工作陷入被動，適應不了社會利用需要。

4.加強檔案室的基礎建設，增強開發后續能力。目前，檔案信息資源開發與社會利用還存在著許多矛盾，檔案室內的信息儲存與傳遞手段，滿足不了社會對檔案利用日益增長的要求。解決這個矛盾應加強檔案室的基礎建設，包括擴大信息存貯，完善傳遞手段等，提高開發能力。擴大信息存貯，不應只在數量上擴大容量，而應在信息內容上擴大來源、種類。完善檢索工具，積極應用計算機技術，縮微技術，達到迅速、準確、全面、系統地開發利用檔案信息的要求。

5.加強人才培養，提高開發利用檔案信息資源的技能。提高技能、發揮才能、增強功能，是檔案資源信息化的一個主題。人的素質是開發利用檔案資源的決定性因素，因此應加強人才的培養，使從事檔案信息資源開發的工作人員既要有管理檔案的知識，又要有相關學科的知識，特別是要掌握現代化管理系統的功能，使檔案信息資源開發利用工作跟上時代的步伐。