醫院綜合檔案室的數字化建設

張莉

(蘇州大學附屬第二醫院 江蘇蘇州 215004)

隨著社會信息化程度的加深,醫院的各項管理工作迎來了新的契機,為了推動醫院的可持續發展,作為醫院管理一部分的檔案管理工作也需要順應時代潮流,加快醫院綜合檔案室的數字化建設步伐,對檔案資源進行合理配置,科學管理。

1 基本概念定義

醫院綜合檔案是指醫院在發展過程中各職能部門及臨床各科室在其職能和業務活動中所形成、積累和歸檔保存的各門類和載體檔案信息的總稱。以我院綜合檔案室為例,目前,保管著包括從醫院成立以來的所有的文書檔案、會計檔案、科研檔案、教學檔案、設備檔案、基建檔案、榮譽實物檔案、聲像檔案、照片檔案等在內的各類檔案。

醫院綜合檔案的數字化是將醫院綜合檔案利用計算機技術、高速掃描技術、OCR技術、數字攝影技術(錄音、錄像)、數據庫技術、存儲技術等技術手段,轉化為具有有序結構的檔案信息庫,以達到及時提供利用,實現資源共享的目的。

2 加強醫院檔案室數字化建設的必要性

2.1 醫院數字化的過程推動了醫院綜合室檔案數字化的進程

隨著新醫改意見的出臺,以及計算機信息技術的發展,為了給病人提供方便有效的醫療服務水平,大部分綜合性醫院已經廣泛采用醫院信息系統,改變了傳統的醫院運作模式,向數字化醫院轉變。

反映醫院運作情況的檔案以電子文檔的形式逐日累積,形成巨大的數據倉庫。醫院檔案數字化管理水平的滯后,嚴重影響了醫院管理水平的提高,阻礙了醫療技術及服務水平的發展。這也促使醫院綜合檔案室必須改變傳統的檔案管理模式,加快檔案室的數字化建設。

2.2 保護原始檔案實物,充分發揮各類檔案的價值

醫院綜合檔案室保管大部分是紙質檔案,環境條件(包括溫濕度、灰塵霉菌、光線、有害氣體)的影響,紙張耐久性的差異導致部分紙質檔案自然老化脆化,加之對檔案實體的頻繁翻閱,使之難免會出現破損、毀損現象。為了最大限度地延長其物理壽命,對其進行數字化加工,使數字化檔案查閱利用取代翻閱檔案實物,起到最大化保護原始檔案實物的作用。

2.3 統一各類磁性載體檔案信息格式,簡化利用方式

醫院綜合檔案室保管的一些如錄音帶、錄像帶、DV帶等磁介質載體檔案,利用起來具有其局限性。因為一方面能夠讀取這些磁介質載體檔案的設備格式眾多,兼容性差,不能滿足檔案網絡化的需求,另一方面隨著歷史的發展,有的設備已經慢慢被更新淘汰,如果檔案室保存這些設備,勢必又需要一筆高昂的維護成本。我們需要及時將這些載體所儲存的音頻、視頻或者圖像等信息統一轉化為可方便讀取和利用的載體信息,存儲在統一的平臺或軟件中,以隨時提供方便快捷的應用。

2.4 簡化檔案的調閱程序,提高檔案的查準率

以前查閱各類檔案都要先到綜合檔案室手工查找案卷目錄,再到檔案庫房進行紙質檔案的查找。如借閱者對自己所需查閱的檔案只有模糊的印象和需求,那查閱目錄的工作量將會很大,準確性更是得不到保障。在紙質檔案數字化處理后,利用完整的數字化的檔案目錄庫,可以直接通過計算機在極短的時間內準確找到所需的檔案,提高了工作效率。

2.5 打破檔案利用的時空限制,有利于檔案資源的整合和共享

一般的檔案實體的利用受時空的限制,而數字化的檔案可以以計算機網絡為依托,組建的統一的數字化檔案管理系統為平臺,通過計算機終端的檢索,檔案利用人員在權限允許的條件下,不需要進入檔案室,就可以調閱所需要的檔案材料。最大限度的實現了檔案信息資源的分享。另一方面也使醫院的檔案資源有效的整合起來,增強了檔案的應用程度和適用范圍。

3 如何實現醫院綜合檔案室的數字化建設

醫院綜合檔案的數字化工作面廣量大,耗時耗財,必須在充分調研的基礎上做好前提保障工作,循序漸進,分步實施,并對數字化過程進行有效控制,使室藏檔案數字化工作順利開展。

3.1 前提基礎

3.1.1 領導重視 領導重視是做好檔案數字化建設的前提,要把檔案數字化納入重要議事日程,與醫院業務建設同步規劃、同步發展。要大力宣傳檔案數字化建設,使醫院領導、中層干部、職工都能充分認識檔案數字化的重要性,更好地支持檔案數字化工作。

3.1.2 硬件基礎 硬件基礎是檔案數字化不可缺少的基本條件和物質基礎,所以要為檔案部門配足備齊相對先進的設備包括計算機、打印機、掃描儀、數碼攝像機、復印機等。

3.1.3 軟件配備 除了包括常規的操作系統、各種語言處理系統和應用軟件等,最重要的是結合醫院室藏檔案的特點定制一套實用的檔案管理系統。

3.1.4 人員保障 檔案的數字化工作需要大量的人力物力的投入準備,檔案管理人員必須在具有專業的檔案工作知識的基礎上,努力掌握計算機技術、信息管理技術、網絡技術及多媒體技術,改善知識結構,為醫院數字化檔案的發展奠定堅實的基礎。

3.1.5 制度保障 為使數字化檔案管理有章可循,醫院還應根據數字檔案工作的特點,制定全新完善、符合實際需要的管理規章制度,對數字化檔案予以規范,通過建章立制保障數字化檔案工作安全、有序地開展。

3.2 加強對數字化過程的控制

3.2.1 范圍控制 由于傳統歸檔方式、檔案工作者的意識和鑒定標準的差別,原有室藏檔案價值參差不齊。為了使投入的人力物力得以充分、合理有效的配置,最大限度發揮數字化成果的經濟效益和社會效益,就需要對數字化檔案的范圍進行擇優鑒選。

3.2.2 前端控制 為了從整體上控制文件和數字化檔案的信息質量,對于正在形成的電子文件,檔案工作要提前介入到文件管理階段,關注文件的形成及其運動過程的有機聯系、目的、意圖、相互關系、職能和可靠性。使文件管理工作和檔案管理工作融為一體,把文件管理體系與檔案管理體系看成是一個統一的系統工程。

3.2.3 質量控制 要重視數字化工作流程的質量控制。如紙質檔案的數字化工作,對檔案原文的掃描要按文件順序逐頁掃描,防止漏掃和跳掃;分辨率的確定應根據實際需要綜合考慮,保證圖像的清晰度。其次對數字化文件的格式的選擇,也要綜合考慮數據容量的大小,是否便于讀取,滿足對數字化、網絡化系統的支持。

3.2.4 安全控制 由于數字化的檔案信息不受載體傳遞的限制,時間和空間的制約性差,信息的可變性和易丟失性極大地威脅著檔案信息的安全性。檔案工作人員需要對數字化檔案進行了雙機備份、光盤備份和數據庫備份,使所有檔案在光盤、移動硬盤、OA服務器等載體上實現了高質量的存儲和管理,并且制定嚴格的管理辦法,分層次進行使用權限授權,對管理軟件進行了防復制、防盜竊處理,使檔案信息公開的可控性、保密性進一步增強。

總之,加強檔案數字化建設是檔案事業適應時代和社會發展的必然選擇,是加速檔案管理現代化的客觀要求,是提高檔案服務水平的必由之路。

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