科技文件材料的積累

陳麗娟

青海省水利水電勘測設計研究院，青海西寧 810001

科技文件材料的積累

陳麗娟

青海省水利水電勘測設計研究院，青海西寧 810001

科技文件材料的形成和積累，直接關系到科技檔案的質量和科學技術的積累。做好科技文件材料的形成和積累工作，對建立完善、準確、系統的科技檔案和雄厚的技術儲備是非常必要和重要的。形成和積累工作做的越好，科技檔案來源就可能越豐富，質量就越高，為提供利用服務就有可靠的基礎，科技檔案就能發揮更大的作用。

科技文件；材料；積累

作為一個勘測設計單位，日常工作接觸最多的就是各類圖紙及其相關的文字材料。這部分圖紙和文字材料是在勘測設計活動中所形成的，如：設計圖紙、設計計算書、可行性研究報告、水資源利用及各河流域規劃報告和工程設計說明書等，統稱為科技文件材料。

科技文件材料的形成和積累。直接關系到科技檔案的質量和科學技術的積累。因為科技文件材料是科技檔案的前身；科學技術的積累又是通過以科學文件材料為主要內容形成的檔案。因此，做好科技文件材料的形成和積累工作，對建立完善、準確、系統的科技檔案和雄厚的技術儲備是非常必要和重要的。

1 為什么要積累

積累工作是一項貫穿在科技活動始終的經常性工作，我們之所以要做好這項工作，主要是因為：

1 ）可防止科技文件材料的散失、損壞，是確保科技文件材料齊全完整和準確有力的措施；2）即便自己工作中經常查閱，又便于在技術協調中廣泛使用；3）積累工作是培養科技人員具有良好的工作作風，促進出成果、出人才必不可少的步驟；4）為形成完整、齊全的科技檔案做好前期工作。

2 積累內容和范圍

科技文件材料是否完整齊全、系統、真實、準確，除了靠平時積累外，還得有嚴格的規章的制度和科學的態度，就是說，首先要制定“科學文件材料積累工作細則”，對積累的內容、范圍、方法、程序和措施應該有明確的規定和要求，并要把科技文件材料的積累列入科技人員責任制之中加以考核。

3 積累的方法和措施

確定科技文件材料的積累方法，要根據各種科技文件材料產生的不同專業特點和具體情況而定。根據筆者幾年的工作實踐，認為下列方法對設計研究院比較適合：

3.1建立科學文件材料的積累袋

積累袋是科學管理技術文件材料的好方法。它既可以把科技文件材料無遺漏的積累起來，便于工作，又能避免因人員調動或任務變更造成文件、材料失散，影響歸檔。積累袋的大小，以50*30*10（CM）為宜。袋面應印有：代號、名稱、單位、時間、姓名和目錄等項目。使用方法是：

1 ）分戶積累—凡是承擔項目的科技人員，在每個項目的開始，就將各種標準的歸檔用紙，連同積累袋領回，填寫好袋面所有項目，并把個人未成文的手稿、草本、草圖和筆記等放入袋內；2）項目積累袋—凡已經完成簽署手續的成文科技文件材料，以項目組集中存在一個或若干個積累袋中，為使用方便需填寫袋面目錄，如袋內文件份數較多，還可填寫袋內積累目錄表，作為袋內賬單。

3.2 建立賬目，分頭保管

1 ）分戶積累袋由個人保管，目錄就是帳，便于工作；2）項目積累袋由項目經理裝袋，填寫袋面代號、名稱和目錄等，交給專業組保管；3）專業組項目積累袋按項目編號、登帳，集中統一保管；4）專業組設兼職檔案員，負責全項目組科技文件材料的積累、保管和監督檢查。

3.3 建立科技文件材料供閱室

一切尚未完成現行效能的曬蘭復制科技文件材料，可以存放在檔案部門的供閱室，供閱室只編制臨時登記帳，當任務結束或告一段落時，有科技人員抽出整理歸檔。這樣既便于科技文件材料的周轉，有利于科技文件材料的成套。

3.4 建立積累責任制

1 ）要在《細則》中明確規定，檢查科技文件材料的形成是否齊全、準確和符合要求，是校對人員、項目組長和室主任的職責，是技術質量處業務會和總工辦公室業務會的內容之一；

2 ）嚴格把關。對有問題的文件和缺少的科技文件材料，做到個人不出手，小組不出組，設計室不出室；

3 ）計劃部門要把科技文件材料的積累列入計劃，檔案部門要經常督促檢查各單位科技文件資料的積累情況，并給與業務指導和必要的卷夾圖袋保管物品。做好宣傳教育工作。是大家認識到；一份科技文件材料總結出來，個人確實花費了很大的精力，但這也是廣大員工、干部、技術人員智慧的結晶，是國家的寶貴財富，集中統一管理起來，使它在今后的工作中發輝更大的作用。

總之，科技文件材料與科技檔案的關系極為密切。科技文件材料的形成和積累的狀況，直接決定科技檔案的質量。我們要使科技檔案齊全完整、系統與準確，就要盡可能的做好科技文件材料的積累工作。

就應該從科技檔案的前身—科技文件的形成和積累工作入手做起。形成和積累工作做的越好，科技檔案來源就可能越豐富，質量就越高。為提供利用服務就有可靠的基礎，科技檔案就能發揮更大的作用。

[1]曹喜琛，劉耿生.檔案文獻編撰學.檔案出版社.

[2]宋維明.科技文件材料形成積累探討.航空工業部檔案館.

[3]王傳宇.科學技術檔案管理學教程.檔案出版社.

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1674-6708（2012）69-0006-01