對電子文件檔案管理工作的認識

劉 穎

（太原市市政工程設計研究院，山西 太原 030002）

1 電子文件

電子文件是以二進制編碼形式記錄于軟盤、磁盤和光盤等載體中，并依賴計算機系統存取，同時可在通信網絡上傳輸文件。電子文件有以下幾個特點：

（1）電子文件不再是直觀的紙質文件，需要借助現代化辦公設備才能閱讀利用。

（2）電子文件由計算機生成，可以被迅速地處理和傳遞。

（3）電子文件的利用是可共享的，不再受時間和距離的影響。

（4）電子文件對保存條件和環境的要求很高。

2 電子文件的特性對檔案管理工作的影響

（1）電子文件信息載體的非直讀性。電子文件的非直讀性主要體現在對設備的依賴上，從文件的制作、處理，以至于歸檔后的全部管理活動都必須借助于計算機系統才能實現。

（2）電子文件信息與載體的可分離性。電子文件的存放位置不是固定的，而是可以變化的，通過網絡在不同的計算機之間相互傳遞，也可以在不同的載體之間相互復制。

（3）電子文件信息的可變性、不安全性。計算機系統中信息的相對獨立性以及計算機環境本身的特點，使得對系統中信息的增刪、更改和重新編輯都變得十分容易，修改后可立即形成一份新的文件且看不出改動過的痕跡。如果未做備份，數據一旦被刪除，原來的文檔就蕩然無存。

電子文件除上述特性外，還具有載體材料和信息技術的不穩定性、電子文件的信息共享性等。這些特性都對檔案管理工作產生了或多或少的影響。

3 電子文件的管理和歸檔

3.1 電子文件的管理

電子文件可以通過計算機系統進行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進行像紙質文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據不同的需要，利用辦公自動化系統對電子文件進行自由組合分類。文件與檔案之間不再有明顯的界限。因此，做好電子文件歸檔前的管理工作，是實現高效電子檔案管理的重要前提；保證電子文件的真實性、完整性和有效性，是電子文件歸檔、保存工作的可靠保障。

（1）電子文件的真實性是指其內容和顯現形態等全部信息都保持著原始狀態。在保證原始狀態的基礎上，建立真實性的認定方法和手續。必須滿足以下幾個方面的條件：①電子文件生成、流轉過程中的每一個參與者都必須具有合法的權限；②文件形成過程中所記錄下來的每一個操作時間都是真實的；③文件形成之后，其內容、邏輯結構和背景與其形成（處理完畢）時一致。

（2）電子文件的完整性是指電子文件的內容信息、背景信息、元數據等無缺損。電子文件經常處于流動狀態，如不及時捕獲，可能使一些電子文件還未來得及歸檔就已經丟失了，從而造成電子文件的不完整，影響對其讀取還原的有效性和原始性。可以從以下幾個方面保證電子文件的完整性：①在電子文件管理系統中設立電子文件暫存空間；②建立電子文件的歸集、積累制度；③制定電子文件數據管理規范；④對電子文件的背景信息作出規范化的要求，并編制電子文件統一的信息摘要庫，隨時進行登記，保證文件數據的完整性。

（3）電子文件的有效性是指電子文件在保管期限內應具備載體的完好性、信息的可識別性、存儲系統的可靠性、載體的兼容性等。由于信息管理發生混亂、系統更新造成軟硬件設備不兼容、載體損毀、網絡或設備遭受惡意訪問、計算機病毒感染等對電子文件有效性的影響很大，電子文件的易更改性也為非法操作提供了便利。可以從以下幾個方面保證電子文件的有效性：①電子文件形成后，應及時進行備份，以防止發生信息損失和變動；②建立電子文件管理的記錄系統；③建立和執行科學的歸檔制度；④加強對電子文件利用活動的管理，建立和執行嚴格的保管制度。

3.2 電子文件的歸檔

3.2.1 電子文件的收集整理

電子文件一般應在形成或任務完成后及時收集，以磁盤或光盤的形式移交，收集范圍除了文件本身外，還應包括該文件的存儲格式、讀取軟件，甚至操作系統。跨年度完成的任務和項目要分階段收集。對于一些紙質文件的電子化收集，主要采用掃描儀或數碼相機等數碼設備對紙質文件進行數字化加工，將其轉化為存儲在磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的圖像或數字文本。

電子文件的格式種類繁多，歸檔前一定要進行整理分類，將其格式統一化，以方便日常管理。

文本文件的通用格式為：DOC、TXT。

圖片文件的通用格式為：JPEG、TIFF。

圖紙文件的通用格式為：DWG。

多媒體文件的通用格式為：MPEG、AVI。

音頻文件的通用格式為：WAV、MP3。

3.2.2 電子文件的保存和利用

（1）由于電子文件信息載體的特殊性，其保管方法、要求以及對外利用等方面也有許多不同之處。電子文件以化學磁性材料為載體，從理論上講，能夠長期保存，因為它的信息讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質層上，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水分及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件這種存儲方式是近幾年剛剛出現的，缺乏實際存儲的經驗，所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進行深入研究和探討的重要課題。目前，對于長久保存的電子文件，需要定期進行復制，以防止信息損失。主要有以下幾個方面的要求：①電子檔案要進行多次備份，并保留一份異地封存；②查看有無物理損傷，表面是否清潔，檢測有無計算機病毒等；③對檢測所使用驅動設備進行測試，使其處于可靠完好狀態；④保持存儲載體庫房的溫度在7～20℃，濕度在35%～45%范圍內。

（2）歸檔的電子文件載體不應外借，未經批準，不允許擅自復制文件。使用時，應在權限規定范圍內使用拷貝文件，嚴格遵守保密規定。

3.2.3 電子文件的銷毀

由于形成、傳輸和利用方便，電子文件的數量劇增。盡管這些文件的儲存空間遠遠小于紙質文件，但是數量龐大的電子文件會因此而增加電子信息系統的負擔，既降低系統響應檢索訪問的速度，也增加維護保管的費用。況且有些電子文件的確沒有長久保存的價值，所以對這部分電子文件進行銷毀是必要的。

（1）歸檔電子文件的鑒定銷毀，參照國家關于檔案鑒定銷毀的有關規定執行，且應在辦理審批手續后實施。

（2）屬于保密范圍的歸檔電子文件，如存儲在不可擦除的載體上，應連同存儲載體一起銷毀，并在網絡中徹底清除。不屬于保密范圍的歸檔電子文件可進行邏輯刪除。

4 電子文件的檔案管理對我們提出新的要求

綜上所述，電子文件歸檔管理工作已經成為檔案工作中不可或缺的重要組成部分。然而，在我們現有技術應用的情況下，電子文件又具有一些很明顯的弱點：一是它在運行過程中內容容易被竊取和改動，信息容易發生丟失，黑客和病毒這兩大頑敵時時威脅著它的安全；二是網絡環境下電子文件檔案管理正面臨非授權訪問、信息泄漏或丟失、數據完整性被破壞的威脅。這就給歸檔管理工作提出了新的要求，對此，我們必須有清醒的認識。電子文件管理必須依據統籌規劃、分步實施的原則，有計劃、有重點、循序漸進地展開，不能一蹴而就。因此，我們要做好電子檔案管理過程中的各個細節，包括歸檔前的準備工作、歸檔時應注意的問題以及歸檔后的驗收檢查工作等。總之，做好電子文件的歸檔管理工作是信息時代檔案工作面臨的嚴峻挑戰，是一項長期而艱巨的任務。