Microsoft Exce的數據分析的基本方法

紀 彧

本溪市機電工程學校，遼寧本溪 117000

隨著時代的發展，我們對計算機已經不再陌生，它已經運用到各個領域當中，為人們的工作、學習、生活提供著方便。而一些相應產生的應用軟件更是大大提高了人們的工作和學習的效率。Microsoft Excel作為一個常用軟件，它簡單的操作已經被大多數人認可，但是它的強大的函數運算功能和數據的處理、統計分析的功能，我們認識的就有限了。接下來我們就談一談Microsoft Excel的數據分析的基本方法。

數據分析就是用適當的統計方法對數據進行分析，以求最大化地開發數據資料的功能，發揮數據的作用，是為了提取有用信息和形成結論而對數據加以詳細研究和概括總結的過程。目的是把隱沒在一大批看來雜亂無章的數據中的信息集中、萃取和提煉出來，以找出研究對象的內在規律。數據分析是組織有目的地收集數據、分析數據，使之成為信息的過程。在實用中，數據分析可幫助人們作出判斷，以便采取適當行動。

1 數據排序

數據排序的目的是幫助我們找到一個或多個相似數據群組，以便實現簡單易行的數據分析。

在實際應用中，為了提高查找效率，需要重新整理數據，對此最有效的方法就是對數據進行排序。簡單的排序分為升序和降序（按字母順序、數據的大小、日期的前后、中文字的內碼來確定順序），利用數據菜單中的排序命令，按照主要關鍵字、次要關鍵字、第三關鍵字進行升序和降序排列；我們還可以先利用工具菜單中的選項命令自定義序列，再利用數據菜單中的排序命令中的選項自定義排序次序。

2 數據篩選

數據篩選的目的是在大量數據中將符合條件的數據顯示出來。數據篩選有兩種方法：自動篩選和高級篩選。自動篩選是一種快速的篩選方法，我們可以通過它快速的訪問大量數據，從中選出滿足條件的記錄并顯示出來（選中要進行篩選的單元格，利用數據菜單中的篩選命令，被選定區域第一行字段名右側出現一個下拉按鈕，點擊下拉按鈕進行篩選）；高級篩選就是把我們需要的條件列在一個位置，把符合條件的內容篩選出來（條件和內容是獨立分開的），實現這個操作就是在要進行篩選的單元格之外的區域列出條件，同行列出“與”關系，不同行列出“或”關系，條件區域的字段名必須與源數據的字段名一致。高級篩選可以完成自動篩選的工作，但是自動篩選有時候不能完成高級篩選的工作，所以如果需要處理的數據條件比較復雜，還是應該利用高級篩選來完成所要完成的工作。

3 分類匯總

分類匯總是把數據分成不同的類別，把不同類別的數據匯總在一起，是對數據整體結果體現。分類匯總的方法是先把需要匯總的字段進行排序，然后利用數據菜單中的分類匯總命令按照分類字段、匯總方式、選定匯總項創建分類匯總，接下來相同字段的數據就以分級顯示的方式顯示出來。在分類匯總中我們可以選擇不同的字段、不同的匯總方式、不同的選定匯總項進行我們需要的分類匯總。分類匯總后我們可以通過匯總后的結果，把需要分析的數據看的更清晰明了。如果，我們不再需要分類匯總的結果，可以在分類匯總的對話框中選擇全部刪除按鈕進行分類匯總的清除。

4 數據格式

很多人不會把數據格式作為一種數據分析工具，但是數據格式確實可以幫我們進行很多與數據分析相關的操作。

4.1 自定義單元格格式的應用

在設置單元格格式中的分類中選擇自定義，然后在類型中對單元格進行定義，就可以把數據分析結果體現出來，從而實現對數據的分析。

4.2 條件格式的應用

在格式菜單中選擇條件格式命令，在對話框中對我們的條件和單元格顯示方式進行定義后，可以把符合格式條件的內容按定義的格式顯示出來，以實現數據間的對比，達到數據分析的目的。自定義格式只改變數據的外觀,并不改變數據的值,也不影響數據的計算。靈活運用好Excel的自定義格式功能，會對我們的工作做到很好的補充。

5 數據列表

數據列表是Microsoft Excel2003新增功能，是為數據列表區域增加匯總行。

在數據菜單中選擇列表命令中的創建列表，選擇列表區域后單擊確定，列表創建完成。在列表命令的下拉菜單中選擇匯總行。匯總行可以實現對每一列數據的不同類型（平均值、計數、數值計數、最大值、最小值、求和、方差、標準偏差）的統計，以實現對數據的分析。利用數據列表也可以發布列表。

6 數據圖表

數據圖表是一種很直觀的數據分析方法，也是大多數人樂于使用的一種方法。它可以把我們是數據以圖表的形式呈現在我們的眼前，并對未來的發展做出預測，這對我們的分析判斷起到了很好的輔助作用。

數據圖表共有73個子類的圖表類型，每一種類型的圖表都有適合顯示的數據場景。所以在使用數據圖表的時候，選擇合適的圖表類型，會帶給我們更直觀的分析結果。

總之，Microsoft Excel是一個功能強大、方便易學的電子表格處理軟件，在實際的工作過程中它的應用還遠遠不止這些。如果我們能掌握它的基本操作，運用好其基本功能，不斷地在實踐過程中找到其更多的功能和使用技巧，那么我們一定會發現Microsoft Excel帶給我們生活和工作上的很多方便，從而不斷提高工作效率。

[1]戴建耘.Exce 2002教程——微軟辦公系列國際專業認證教材.思遞波（上海）信息技術咨詢有限公司.電子工業出版社.

[2]周賀來.EXCEL2007數據分析職場應用實例.機械工業出版社.