淺談爐峪口煤礦OA系統的應用和先進性

邢志玲

（太原煤氣化股份有限公司爐峪口煤礦，山西 太原 030203）

1 爐峪口煤礦OA系統的構成

（1）爐峪口礦現在的辦公自動化系統是管理型的，通過它可實現與太原煤氣化集團公司的辦公對接。其主要功能包括信息的產生、收集、加工、存儲和查詢，如公文處理、文檔管理、電子報表、電子郵件、會議管理、檢索等。它是一個協作的“過程”，作為個體無法單獨完成，必須是基于計算機網絡和數據庫支持的全員工作模式，需硬件和軟件共同支持來完成。

（2）辦公自動化的硬件分為：①辦公信息的輸入、輸出設備，如打印機、掃描儀等。②信息處理設備，指各種個人計算機、工作站或服務器等。③信息傳輸設備指通訊公司專線、計算機局域網、廣域網。④信息存儲設備如數據庫服務器、文件服務器等。

（3）辦公自動化軟件。其中，基礎軟件有以Office辦公軟件、小型關系數據庫軟件等獨立支持它的各種基本功能的軟件為主，這些軟件用來解決各自的辦公自動化是不成問題的，但要實現全員信息的交流、工作協同，則需用到辦公自動化應用軟件。目前，這種大型的應用軟件沒有通用的產品，需要我們的辦公自動化開發商在一定的平臺上，按本礦的具體情況量身開發。

（4）數據庫。本礦使用了專業的數據庫，在對數據庫中的原始數據進行加工、處理的基礎上，按對組織主要功能的不同分類形成專用數據庫。

2 OA系統在管理中的作用和先進性

OA在提升爐峪口煤礦辦公效率的同時，更重要的是提升了執行力。手工的審批在速度和效率上跟不上時代的發展，更重要的是企業領導者無法有效地監控到員工日常的工作。很多管理制度的確立，在執行花費了很長時間后都沒有得到有效反饋，也就沒有辦法改進和提升，所以造成管理層的政令很難有效執行。

（1）建立了統一的通訊基礎平臺，實現了本礦內部郵件互通，提高了工作效率。

（2）建立了統一的信息發布平臺，實現本礦內部各種消息（辦電子公告、文件、函件等）的發布與傳遞，進行充分的信息共享與傳遞，將跨地區、組織、部門的員工緊密地聯系在一起。

（3）實現了移動辦公，解決了領導和員工因出差而不能查看文件的難題，只要有網絡與通訊平臺的支持，就可以隨時隨地進行辦公。

（4）知識的沉淀和痕跡的保留。對企業來說，都會存在員工流失問題，流失的員工等同于資源的流失。企業需要有一個平臺來記錄員工日常的核心工作和他所掌握的公司的核心資源，以方便后續員工快速交接和跟進，避免企業造成損失。同時，對于將新員工培養成一個適崗的員工，企業需要花費很大的代價，通過OA系統把相同崗位的員工所從事的工作的痕跡和經驗共享給新員工，這會大大縮短新員工的培訓時間，并節省培訓費用。

（5）加強對員工日常行為的考核。企業對員工的考核只停留在印象打分上，不利于留住人才。通過OA系統，可以把員工工作情況所產生的成績作為依據來對員工進行動態的績效考核。使企業在快速發展中快速積累所需要的人才。

3 OA給本礦帶來的實際效益列舉

（1）實現了自動化的文件審批流程。在以前的文件審批中，由礦辦文員持文件找各個相關部室領導來處理，處理周期長、效率低，而有了辦公自動化后，只要一打開電腦就能處理文件，隨時隨地，既節約了人力、物力，又提高了效率。

（2）二級單位送報表是由各部室把打印好的報表交由該單位文書，再由文書親自送往公司，現在，通過辦公自動化可先由各對口單位發起人起草、審核，再由部門領導審核，主管領導審核，接著由礦辦文書蓋章，最后由發起人上報對應部門文書及相關人員。通過對過去和現在的對比，發現管理更規范，操作更方便、快捷了。

（3）實現了紙質檔案管理到電子檔案管理的轉變。檔案管理中包含了收文檔案、發文檔案、會議檔案、各種人事檔案等，根據各自不同的特點分層分級管理，如收發文檔案管理分別按照時間先后、類別來歸類整理；人事檔案則按照部門、崗位來歸類等，這樣在查閱檔案時可以更加方便。電子檔案管理使工作處理流程規范化，避免了繁重的人工整理過程，大大提高了工作效率，電子檔案就相當于有了一個“移動著的檔案室”，其中有近3年的文件，按照不同的類別都各自歸檔，井然有序，一次到位，不必重復，查詢也比較方便。

（4）多用戶不同權限操作，數據自動備份，保證數據安全。辦公自動化可以設置多個用戶，并且根據工作需要為每個用戶設置不同權限，從而提高了系統數據的保密性和安全性，滿足了對各種崗位和各類文件的管理和控制需求。

4 本礦未來OA系統的發展方向

在未來的發展中，我們將實現如會議管理、設備管理、財務管理等與日常辦公工作相結合的各種輔助辦公，對于本礦，更是存在大量的業務系統，如人力資源管理、產量管理、井下人員定位系統、監測監控系統等，煤礦的主要信息往往都在這些系統里，辦公自動化系統應該與這些系統實現很好的集成，使各級高層領導人員能夠有效地獲得煤礦的基本信息，提高整個公司的反應速度和決策能力。

總之，辦公自動化在本礦已經廣泛應用，并取得了良好的效果，下一步將進一步拓展它的應用范圍，進一步集成井下的各種重要信息，為高層領導提供決策支持，從而真正做到全礦的信息化發展，并積極占據領先地位，將有助于保持競爭優勢，使本礦的發展形成良性循環。