淺議如何做好新形勢下檔案管理工作

劉玉紅

（黑龍江省濃江農場辦公室）

現代社會的高速發展，日新月異的科學技術，為檔案管理工作提出了新的情況、新的任務。如何在新形勢下加強檔案管理工作，是各級檔案工作部門必須研究和解決的課題。

一、轉變觀念提高認識

檔案，是國家的寶貴財富，每個檔案工作者，都應當樹立科學的管理理念，運用現代化技術做好檔案管理工作。特別是邊遠地區，條件較差的檔案工作部門，更要克服為難情緒，努力學習，迎難而上，改變傳統的工作習慣，破除陳舊觀念，如認為當地人員少，檔案工作不重要、可有可無，檔案工作者就是普通“保管員”等錯誤想法。要學習先進的管理理念，要看到隨著檔案利用者對信息內容需求越來越廣泛，檔案工作越來越重要，任何事業的發展都離不開檔案的信息服務。檔案部門保管的資料，具備多種功能，可以提供信息服務、上網宣傳、交流協作、資政當代、教育后人，利用價值巨大，社會效益十分顯著。另一方面，我們要認清形勢，與時俱進。隨著檔案載體形式的不斷提高和變化，各級檔案工作者，必須結合自身特點，提高認識，明確任務，應對檔案工作面臨的新挑戰，樹立服務意識，真正把檔案當成寶貴的無形資產，切實加強管理工作，找出問題，有的放矢的加以解決，適應形勢發展的需要。實際上，要做好檔案工作管理科學化、現代化，首先要檔案工作者管理思想現代化，更新觀念，提高對檔案管理工作現代化的認識，轉變檔案管理現代化可搞可不搞的想法，并且積極爭取領導和各個方面的支持。

二、改進管理方法和手段

（一）要建立科學完善的檔案資料管理制度

在檔案工作部門里，建立健全不同崗位、不同級別工作人員的崗位責任制，把各項任務落實到人，實行目標管理，進行年度考核。規章制度要從工作中的各個環節入手，嚴密科學，建立檔案立卷歸檔制度、資料保管制度、檔案資料利用制度、檔案工作保密制度、檔案統計鑒定制度、檔案移交制度、檔案管理獎懲制度等等，真正使檔案管理工作走上制度化、規范化的軌道。

（二）要做好電子文件的管理和歸檔工作

電子文件不同于紙質文件，具有許多無可比擬的優越性，即快捷，又可塑，改變了傳統的辦公方法，尤其是文件的起草、修改和保管、收發傳遞，極大的提高了工作效率和質量。因此，電子文件能否正確歸檔，能否科學保管和使用，是檔案管理工作在新形勢下必須解決的新課題。電子文件在歸檔之前，需要進行認真鑒定，然后仔細分類，編排科目，分門別類的進行管理。由于電子文件大部分為磁盤、磁帶和光盤等等，抵抗外界不利因素能力較差，容易出問題，因此要定期檢測，及時對有問題的文件進行拷貝、維護。

（三）不斷創新發展檔案管理工作

要針對檔案工作中的重點、難點和新問題，在思路上創新，研究新方法，拿出新舉措，創新進取，破舊立新。特別是在經濟建設和發展方面，是當前各級黨委、政府和各個部門的中心工作。因此，檔案工作也要圍繞這個中心，主動收集，主動開展開發利用工作，通過與時俱進的工作，提高檔案部門的工作價值、地位和作用。

三、提高業務素質和專業能力

人才是做好各項工作的保障，要想做好檔案管理工作，必須提高檔案工作人員專業能力和技術水平。我們現有的檔案工作管理水平和工作能力，已經遠遠適應不了時代的需要，急需提高以下幾個方面素質和能力。一是要提高政治素養，由于檔案工作平時接觸黨和國家的重要文件較多，具有一定的機密性和較強的政治性，要求檔案工作人員具備守口如瓶和嚴守國家機密的專業素質。另一方面要提高服務質量，檔案工作人員要熱心服務、熱愛本職工作，細致認真，一絲不茍，不計名利，甘于奉獻。二是提高檔案工作人員的業務素質，檔案管理的現代化，不僅是辦公設備的現代化，技術的現代化，更需要檔案工作人員專業知識的現代化。因此，對檔案工作人員要搞好專業培訓，經常進行知識更新，加大對現代社會檔案工作特點和運行規律的研究。從工作實際出發，推廣現代信息技術在檔案工作中的應用，研制開發檔案工作管理軟件，切實推進檔案工作科學化、現代化管理。三是檔案工作人員要具備較強的工作能力，從事檔案工作需要有一定的文字和研究能力，對檔案資料的編研利用，要求能夠寫作，在文字上進行加工、整理和編排，沒有一定的文字功底是做不好的。檔案工作人員的管理能力和協調能力，也是十分重要的。這是因為，檔案工作千端萬緒，紛繁雜亂，需要理清思路，科學安排，同時爭取領導和各個部門的支持，有條不紊的做好日常工作。