小論提高高校人事檔案的服務效能

王 淼

（黑龍江省司法警官學院）

一、高校干部人事檔案利用的現狀

高校干部人事檔案的利用主要有組織人事等部門利用檔案和個人利用檔案兩方面。一方面，組織人事等部門利用干部檔案是高校干部人事檔案利用工作的最主要形式。在選拔任用干部、干部外調政審、轉正定級、職稱晉升、工資晉級、落實待遇、評優選模、辦理退休及引進人才等幾乎所有干部人事工作中，都需要查閱干部檔案，了解干部的真實全面的情況。干部檔案為干部人事工作的公平、公正提供了可靠的依據。另一方面，個人利用干部檔案是高校干部人事檔案利用工作的重要組成部分。高校注重師資隊伍建設，干部報考在職人員碩士學位申請、碩士研究生或博士研究生的比較多，需從干部檔案中復印學習成績表、論文評議書、授予學位決定等有關學歷、學位材料。另外，還有出國、公證等需利用個人檔案。

二、影晌高校干部人事檔案利用的原因

（一）過分強調保密性，利用檔案手續繁瑣

干部檔案是國家檔案的重要組成部分，必須嚴格按照保密制度管理和利用干部檔案。但是，有的高校過分強調保密，人為地給干部檔案蒙上了一層神秘的面紗。利用一次檔案需部門領導、組織部、人事處、分管校領導等幾個部門蓋章簽字，手續十分繁瑣，大大影響了檔案的利用，也違背了檔案利用“以人為本”的原則。

（二）檔案管理人員素質不高

干部人事檔案管理人員應該是專門的技術人才。有的高校由于檔案意識不強，認識不足，把這個重要崗位作為安置站，安排一些別的崗位不好安置的人，導致檔案管理水平不高，影響了檔案的利用。一方面，個別管理者業務不熟不精，提供利用不能一次到位，需先查檢索，再找檔案，再按類目查找所需內容，甚至不能提供出全面真實的情況。另一方面，高校普遍存在檔案管理現代化水平低、利用靠原始手工操作、效率低下的問題。

（三）檔案信息不全面、不準確

由于種種原因，干部檔案中的信息存在不準確、不全面的情況。例如，個別干部受利益驅動，年齡越填越小，參加工作時間越填越早，使利用者難辨真偽。

（四）觀念陳舊、思想保守

目前高校的干部人事檔案管理方法，大多還局限于“看堆式”的管理，重管理，輕服務，方法繁瑣，反應較慢，現代化管理水平不高，干部人事檔案利用工作滯后于干部人事制度改革的進程。

三、提高干部人事檔案服務效能的途徑

（一）更新觀念，強化制度，刪繁就簡

首先，根據上級規定和本校的實際情況建章立制，搞好制度建設、制度創新，在確保檔案安全保密的情況下，刪繁就簡，簡化利用手續。其次，要揭開檔案的神秘面紗，加大宣傳力度，有條件、有范圍地增加檔案的透明度。可以采取將檔案有關制度上校園網等方式，增強干部的檔案意識，使干部了解檔案工作，特別是為檔案的保密和利用奠定良好的外部環境。

（二）全面收集，認真鑒別，信息準確

首先，建立收集網絡。高校多數因機構精簡、人員縮編，干部檔案管理人員不足，必須建立以組織人事部門為主，其他處室機關和系院為輔的信息員隊伍，形成縱橫交錯的信息收集網絡；同時，建立檔案材料上交制度，使材料形成部門能主動上交檔案材料，充分發揮信息員的作用，使收集材料的主次渠道暢通，確保干部材料完整及時收集入檔。

其次，擴大收集范圍，豐富檔案內容。隨著高校內部管理體制改革的不斷深化，干部檔案原有的十類內容已不能滿足其歷史地、全面地反映干部情況的要求，也不能滿足檔案利用的要求。對此，可將干部的發明創造、論文論著、科研成果等反映其業績及能力的材料收集歸檔，使檔案成為能全面立體地反映干部個性特點和能力的信息庫。

第三，認真鑒別，去偽存真。組織人事部門可根據有關政策，共同對檔案中的信息進行審核確認，杜絕年齡越來越小、工齡越來越長的現象，保證檔案信息的真實性、準確性、唯一性。

（三）認真學習，強化素質，提高水平

讓利用者感受到良好的服務環境，享受到良好的服務質量，提高檔案管理人員素質是關鍵，必須要強化三種素質，即政治素質、業務素質和科學文化素質，努力提高服務水平。

（四）拓展渠道，主動適應，動態服務

干部檔案利用的目的，就是要把“死檔案”變成“活信息”，因此，拓展利用服務渠道，開發人才信息資源，是每個干部檔案管理人員義不容辭的責任。我們要主動適應干部工作、人才工作的要求，不能處于被動應付狀態，要變被動服務為主動服務，靜態服務為動態服務。根據學校中心工作的需要，對檔案信息進行綜合分析，有數據、有分析，真正激活人才庫，為學校的發展獻計獻策。例如，可以對每年流出人才的相關信息綜合后進行分析，為學校調整人才政策提供參考；也可以分類別、分層次對干部、教師、輔導員隊伍等進行數據分析，如對干部隊伍的信息進行數據分析，能夠直觀地了解干部隊伍現狀，包括年齡層次、學歷層次、職稱層次、女干部、非黨干部比例等，可以為學校制定干部政策提供依據。