對電子文件歸檔工作的思考

郝 國

（黑龍江省冰上訓練中心 黑龍江 哈爾濱 150000）

一、電子文件歸檔方式和途徑的選擇

電子文件的載體材料主要是磁性物質和光盤。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體。聚酯底基具有易產生靜電而吸引塵埃導致卷曲，易與磁粉脫離、伸長后不易恢復等缺點。與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要短得多，一般僅為5-15年。這就說明紙質檔案的載體較為穩定安全，而電子文件的載體穩定性差、易損壞。因此歸檔方式的選擇至關重要。經實踐檢驗，利用磁盤、脫機采集數據的介質移交方式容易造成數據丟失。如遇質量較差的磁盤，會影響文件的可讀性。為防止數據丟失需制作多份備份盤存檔。這不僅加大了工作量，也增加了存貯磁盤的數量，簡便而安全的方式是采用網絡移交歸檔，并利用光盤存貯。網絡移交的途徑有兩條：（一）借助計算機信息管理網。開通電子文件歸擋專遞網線。（二）選擇電子文件信息的匯集點，由計算機與信息管理部門負責歸檔。

二、建立電子文件歸檔制度

紙質文件歸檔經過多年實踐，已形成相對穩定的骨干隊伍，有較好的工作基礎，各立卷部門都設立了分管領導和立卷牽頭人，負責督促檢查立卷工作。開展電子文件歸檔也要以人為本，形成一支隊伍承擔此項工作。電子文件來源廣泛，形成者不僅有業務管理部門的承辦人，還有數據錄入人員、信息管理與計算機技術人員等。將頭緒如此之多的電子文件歸集歸檔，必須靠制度約束，使制度變成歸檔人員的自覺行動。與紙質文件優點相比，電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨家很難完成，應采取電子文件形成部門、檔案部門、計算機與信息管理部門三結合的方法。

三、“兩套制”歸檔的必要性與簡化合一的可能性

紙質檔案保護工作的目標是使檔案的載體——紙張“延年益壽”，因為載體和記錄的信息是結為一體的，保住了紙質文件的形體，以文字記錄的信息就得以保存。對電子文件而言，信息與載體是可分離的。電子文件信息與載體的可分離性使文件信息隨時面臨著被修改、盜竊甚至被銷毀的危險。此外，電子文件信息保護方面還面臨一個不可忽視的隱形殺手——電腦病毒。電腦病毒是一種程序，它通過修改其他程序，并把自身的拷貝嵌入而實現對其他程序的傳染。因此，如何保護信息不受損害是電子文件保護的重要課題。

目前，保護電子文件信息不被修改、盜竊、刪除的技術途徑主要有防火墻技術、存取權限控制、數據加密法、數字水印法、數宇時間印章法等。其中，數據加密法是指按確定的加密變換方法對未經加密的散據作處理，使其成為難于識讀的數據；數字水印法是利用某種技術方法把作者的標志：如印簽、花紋等，隱藏于電子文件中，電子文件如被拷貝時，這些標志是不會被拷貝，這保證了電子文件信息的唯一屬性；數字時間印章法用來確保電子文件信息的真實性和原始性不受損害，若歸檔的電子文件被修改、刪除，該文件生成時在網上登記的時間是無法改變的。然而，保護電子文件信息的技術只能是相對的。因為電子文件的加密和解密技術都在不斷地發展。由于印章和簽署是文件生效的主要標志，在現代技術條件下，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術的不穩定性，以及電子文件的易修改性，也有必要將重要的電子文件形成硬拷貝存檔，以確保數據的安全。目前，電子文件、紙質文件轉化為檔案一般采取“雙軌制”。歸檔內容形成“兩套制”，即紙介質與磁、光介質兩種文件一起歸檔，形成內容相同的兩套檔案。其歸檔時使用不同的編目方法和存貯裝具。檔案部門應在每一卷紙質檔案的備考表或卷內目錄“備注”項中注明相應的電子文件的編碼及存址。同時，在電子文件歸檔目錄“備注”項中注明相應的紙質文件的檔號及存址，以便利用時參照互補。

在磁、光介質文件耐久性留存的問題尚未解決之前，它與紙質檔案將并存很長時間。但從長遠看，在電子檔案存儲介質的技術條件進一步改進之后，可嘗試對那些參考作用大、情報價值高的檔案，采取以磁、光介質歸檔為主，紙介質歸檔為輔的做法。而對那些憑證價值較高的檔案，則采取以紙介質歸檔為主，磁、光介質歸檔為輔的做法。這樣不但能夠提高檔案管理工作效率，優化館藏，也能減少檔案的體積，緩解庫房緊張的狀況。兩種介質歸檔的簡化合一，要經過審慎論證，在萬無一失的情況下實行，最好以簡報、情況報道類，以及信息的實質內容已被其他檔案所包含的文件作為簡化合一的首選目標。