企業檔案服務于企業持續發展的實例剖析

劉浩巖 李君鳳

（黑龍江省八五四農場 黑龍江 虎林 158403）

隨著改革開放逐漸深化，企業更全面融入市場經濟，更深入地參與國際競爭，需要越來越多的信息。企業檔案是企業信息整體的一個重要部分，其價值在企業發展過程中的體現就越來越明顯。企業的發展往往取決于信息取得的速度、數量和準確性，企業對檔案的需求比過去愈加迫切了。

檔案人員從事的是一項專業性強而又極其平凡的服務性工作，其工作的核心，是通過對檔案文件的不斷積累，系統整理，最大限度地利用檔案，發揮其隱形的、潛在的效益功能，為企業持續發展提供服務。下面從我從一家加工型企業（以下簡稱A公司）了解到的幾個相關的實例的剖析中，看看企業檔案服務于企業發展的重要性及具體做法。

一、運用企業檔案分析經營中出現的問題

A公司收到客戶投訴稱：A公司幾個月前加工的某產品實際使用時發現數量不足。在多部門會診時，一開始很難確認問題發生的環節，于是由該公司的企業生產檔案管理人員提供了該批產品生產時的所有原始檔案，大家對車間、班組直到作業員的日報表和品管質檢等原始記錄逐一篩選后，逐漸理出了頭緒。經核查發現，問題出在稱量的電子秤的稱量誤差級別上，該時間段內，專司稱量小產品的誤差級別較小的電子秤出了故障，作業員使用了稱量誤差較大的稱量大產品普通電子秤，一個班次、一天不容易發現問題，一段時間下來累計誤差就很大。公司立刻向客戶通報原因，同時針對這一環節各部門各自制定了相應的改進補救措施和修訂流程操作規范?？蛻舯硎緷M意并愿意繼續合作。

在上述案例中，解決問題的核心正是使用企業生產中的最原始的檔案——也正因為這張最原始的生產表單的設計囊括了生產流程中的所有細節全貌。這幾個環節都做好了，關鍵時刻利用檔案核查時才能發揮作用。因此，要使企業檔案能為企業發展服務，應該注意：

（一）前瞻性：檔案收藏只是一個形式，檔案的內容是以后要用的，因此企業原始檔案的內容設計、實時填報或書寫錄入時，就要想到今后的使用。

（二）系統性：企業檔案產生后，從收集、整理到存放，要形成企業自主的一個系統模式，要想到用的時候，如何能夠準確、及時、完整地提供給需要的對象。

（三）主動性：企業檔案管理人員應及時了解企業的動態，主動向企業相關部門提供服務，為企業的持續發展作出貢獻。

二、運用企業檔案對生產科研的技術加以改善

A公司從國外進口的一臺設備在使用一段時間后，發生了故障，一批外銷訂單眼看要到交貨期。由于該公司在安裝時由國外技術人員調試，幸好當時的原始記錄稿紙全部編號收集并妥善保存，檔案人員提供了所有原始資料，幾乎都是手寫的計算數字和結果，公司的技術人員、翻譯和工人，在現場用了一個通宵，研究這些原始數據，測算、調試設備，總算使設備精度達到要求。出口訂單按期完成，保證了企業的經濟效益。由此可見，對于科研、技術、設備這些重要的企業核心檔案，要做到：

（一）全面收集：從機械圖紙、電子電氣線路、操作規范，直到所有的技術草稿，要全面收集，有時甚至要做到“片紙不留”。

（二）妥善保存：這些可以說是企業的核心機密，保存時不僅要防火、防水、防盜，還要防鼠防蛀防霉。因為很多原始記錄可能是紙質的，很容易被鼠、蛀、霉毀損。

（三）嚴格收發：由于這些檔案的重要性，而使用它們時不一定在檔案室，所以在外借時，手續一定要嚴，外借和收回時一定都要仔細清點，外借期間也要做好延伸監管，防止遺失、被盜、被復制和其它毀損的發生。

三、運用企業檔案贏得客戶信任

A公司與某客戶洽談某一產品的生產交貨的日期時發生了分歧，談判陷入僵局。對方懷疑A公司的實際執行能力，要求了解近期雙方合作項目計劃執行的詳細情況。A公司出示了與該客戶合作的所有產品生產計劃、進度統計和計劃調整的原始記錄（均為紙質）。由于這些原始檔案是在作業現場實時記錄了由于原料、包裝、設備、人員各種原因引起的計劃進度變更，字跡比較潦草、筆跡顏色深淺不一，填寫的表格經常溢出，橫的豎的填得滿滿的，但是內容相當詳盡。對方仔細閱覽后認為，從大量的原始檔案可以看出A公司從下到上都是誠實、認真的，是現場第一時間實際填寫，從而是可信任的。最后對方認可了A公司的管理執行計劃的能力，雙方終于簽訂合同并決定長期合作。由此可見：

（一）信譽是企業的生命線，誠信是雙方合作的基礎。

企業檔案就是企業內部從下到上的誠信記錄。誠實的企業可以贏得合作伙伴的信賴，成熟的企業一定拒絕作假，成熟的企業也能識別造假。

（二）企業的檔案記錄可以不那么整潔，但是一定要真

只有真實，才有誠信，才會有長期合作的客戶，才有企業的持續發展。

四、運用企業檔案不斷完善人性化管理

A公司在接到關于某作業工具的不當操作引起事故的通報后，立即決定修改關于此工具的操作規范，并要求全體第一線員工每人將自己的體會和實際操作中形成的安全的作業方法寫下來。并且全部作為附件與檔案文本一起存放。A公司還為他們頒發了獎金。員工感到自己的設想得到了企業的尊重和認可，并被記入企業史冊，在頗有成就感的同時，對這個企業的也更加有歸屬感。

我們總講“以人為本”，企業檔案是人寫的，它寫的也是人和人做的事，即使那些設備也是人安裝使用的，基建的圖紙也是靠人把線條變成了建筑。

人，既是我們辦任何事的出發點，也是我們辦任何事的歸宿。企業檔案服務于企業運作的每一個環節時，始終要注意對企業的人文關注，完善人性化管理，既要注意經濟效益，更要設法產生良好社會效益。