淺談區級檔案館實現檔案管理現代化的有效途徑

張一楠

（黑龍江省林工總醫院 黑龍江 哈爾濱 150040）

加快檔案管理現代化，實現檔案工作各個環節的計算機管理，是提高區級檔案館整體功能的技術基礎和重要手段。檔案工作要實現計算機管理就必須使輸入計算機的各項原始數據準確和科學，而且前提條件是要做好檔案輸入信息與數據的收集、整理、著錄等一系列基礎工作，使其充分滿足計算機工作的技術要求。

一、區級檔案館檔案管理基礎工作存在的主要問題

目前，區級檔案館館藏檔案內容龐雜，案卷數量繁多，時間跨度長，且由于多年來一直處于封閉式管理之中，檔案管理僅以保管為目的，以案卷不丟失為原則，再加之每個歷史時期檔案的整理原則、質量要求不同，整理的規格不統一等情況，形成了檔案基礎普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面：一是館藏檔案未進行檔案的實體分類，沒有編制檔號、沒有目錄號，一卷多冊現象較多。二是案卷標題不規范，有標題但不能反映主題內容或標題缺少基本要素，甚至沒有案卷標題等現象較為普遍。三是大部分案卷缺少卷內目錄或有卷內目錄但內容填寫不全，以至于部分未被案卷標題涵蓋的內容無法檢索，而難以利用。四是許多案卷未標頁碼，如果使用中掉頁很難發現。五是組卷混亂現象比較嚴重，有按時間組卷的，也有按機構、問題組卷的，還有按文種組卷的。六是案卷厚薄不一，有的一文一卷，有的幾百頁一卷等。從以上情況來看，目前，區級檔案館檔案管理基礎還未具備實現計算機管理檔案的必備條件，這就需要科學地解決這些問題。

二、加強檔案標準化、規范化管理，提高檔案管理基礎工作水平

提高檔案管理水平就必須實行標準化、規范化的工作程序與方法，即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、保管等各個環節都要按照統一的程序和科學的方法進行工作。

（一）統一檔案分類

將區屬各職能部門在工作中形成的各類檔案按有關規定制定統一的檔案分類方案、歸檔范圍、保管期限表，明確各類檔案的檔號、目錄號的編制原則和依據。

（二）全面普查案卷，去粗取精

將檔案館現存的檔案按要求進行清理核對，將無查考價值的重分文件和已到保管期限的案卷進行鑒定剔除，避免今后實行計算機管理時出現重復與低效率的情況。

（三）重新組合案卷，實現案卷規范化

將那些組卷過厚內容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷，要重新加工填寫以保證全部案卷更加規范。重新組卷不僅可以優化科學保管而且亦可提高實行計算機管理檔案后的利用效率。

（四）統一檔案分類號，保證檢索查全率

計算機檢索的顯著優勢就是能夠滿足人們快速檢索的需要。為了確保檢索的完整性，我們在分類時，必須以館藏全部檔案為對象。同時，還應經常組織大家統一認識、統一標準，盡量做到前后分類一致，同一類文件標引一致，從而達到標準化和規范化管理。

（五）規范案卷題名，保證檢索查準率

案卷題名準確是保證檔案檢索查準率的基礎。只保證查全率是不行的，還須同時保證查準率。因此，在著錄時要統一規范題名，而規范題名應掌握的原則與要點是在填寫題名項過程中要規范機構簡稱，盡量避免在檢索時出現含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發生。因為計算機檢索是在手工檢索的基礎上實現的，所以，在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種等要素都填寫完整，規范題名要素，這樣就可在檢索中保證查準率。

三、加快檔案數據準備，推進檔案管理現代化進程

在檔案管理基礎工作的各個環節中，計算機數據的準備工作是一個大工程，如果沒有一整套規范化和科學化的工作程序與方法，將無法保證數據準備工作，甚至直接影響檔案管理現代化的進度。

（一）分清輕重緩急，循序漸進

檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用，而實現計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。區級檔案館在推進計算機管理檔案的過程中，應先根據館藏各全宗檔案的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放等情況，應重點對館藏珍貴檔案、具有長遠使用價值的檔案、具有經濟、科技、文化價值的檔案、具有地方特色的檔案和利用率高、需求大的檔案進行優先加工整理，然后根據情況再對其他檔案進行整理，這樣就可以由重要到一般，逐步推進檔案管理數字化的進程，提高利用的效率。

（二）分級次著錄，省時省力

在著錄過程中可以將案卷分為二個層次進行著錄，即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄，而對那些重要文件或反映問題龐雜的檔案則進行文件級著錄。這樣處理不僅能揭示檔案的主題內容和特征，而且也可以減少著錄條目，既節約了時間、人力與財力，又提高了工作效率。

（三）分門別類，充分利用檔案原基礎

對于那些案卷基礎較好，又具備全引目錄的案卷，在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引。而對那些特殊形式的檔案，如“科技檔案”“專業檔案”等則可用計算機程序將人名、地址、時間等用案卷目錄直接錄入，然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎，可以減少著錄環節，提高著錄速度。

（四）加強電子文件歸檔管理

數字檔案館的檔案信息資源來源有兩個，一是對館藏檔案的數字化處理，二是電子文件的收集歸檔。對于后者來說雖然滯后于數字檔案館建設，但它卻是數字檔案建設的基礎。因此，數字檔案館要發展壯大，首要任務就是要做好電子文件的歸檔管理工作。否則，不僅使數字檔案館失去了源源不斷的數據來源，而且會造成電子文件丟失或失真，還會增加館藏檔案數字化的重復勞動。

四、加強檔案人員的培訓，提高現代化管理水平

隨著科學技術的快速發展和社會的不斷進步，信息化、現代化建設需要大量人才。而由于檔案館專業性強，社會地位不高，人才就更缺。因此，一是要加強與高等院校的聯系，提高高等院校為檔案部門培養一批高層次的檔案管理現代化人才，充分發揮檔案現代化研究人員的帶頭作用。二是從事檔案工作的人員，要解放思想，更新觀念，勇與改革、善與創新。要明確檔案管理現代化是檔案工作的主導，這項工作好壞是衡量檔案工作好壞的尺度和標志。三是要加強對在職人員現代化管理知識的培訓，通過繼續教育、專題培訓、專題講座、專題研討形式普及信息化、現代化管理知識，培養一批檔案現代化管理型人才，充分發揮檔案現代化管理型人員的紐帶輻射作用。四是加強檔案現代化管理實用人才的上崗培訓，通過崗位培訓、技能訓練，使檔案人員盡快掌握計算機及其相關技術，使之盡快適應檔案館現代化管理的需要。