如何提高人事檔案管理在人力資源管理中的地位

焦曉玲

（綏棱國有林場管理局 黑龍江 綏棱 152200）

人事檔案在人力資源管理中有著很重要的作用，了解和打破人事檔案在企業人力資源管理中的現狀和困境，采取相應的策略在企業的人力資源檔案中發揮更大的作用，提高人事檔案在人力資源管理中的地位。

一、人力資源管理中利用人事檔案的現狀和困境

盡管人事檔案在人力資源管理中發揮著舉足輕重的作用，然而在現代人力資源管理中的應用情況卻并不盡如人意。主要表現為人事檔案在逐漸被淡化，企業在選才、用才、育才、激才、留才等方面不再看重人事檔案，究其原因可歸納為以下幾點：

（一）人事檔案內容不全面

終身雇傭制的打破，使人員流動成為可能，也使用工時限短期化，人事檔案的內容不全面，反映一個人的工作能力、工作業績、培訓、考核、學歷等方面的材料不全面，給企業選才、識才帶來了不便。

（二）人事檔案缺少時效性

人事檔案中的材料過于陳舊，都是對當事人歷史的記錄，每一個的檔案象一份流水帳，我國的人事檔案大約是在五年之內才整理一次，已經放入人事檔案的材料不會再審核鑒定，新放進去的材料也無非是些考核登記表、工資表等程式化的東西，而真正反映當事人近期動態情況的材料卻少之又少，人力資源管理部門無法從這些人事檔案中獲取到有價值的信息和材料。

（三）人事檔案內容缺少真實性

近年來，個人信息內容失真現象屢屢出現，涂改年齡的、涂改工齡、假學歷之風愈演愈烈，面對真假難辨的信息，人事檔案管理人員往往沒有渠道來進行有效的鑒定和識別工作，只能被動接收信息和材料。把不應歸檔、手續不完備和有問題的材料歸入了干部檔案中，損害了檔案的真實性，使人事部門無法正確提供給領導班子每一個職工的信息材料。

（四）人事檔案管理技術落后

傳統的人事檔案大都以紙質檔案管理為主，隨著人員的流動性的加強，會出現當事人去了另一個單位或城市，但他的檔案卻還在原單位或原城市，人力資源管理部門要想查閱這個人的檔案就要去別的單位或另一個城市去查閱，給人力資源管理部門帶來很大不便，造成大量時間和人力和費用的浪費，降低了工作效率。

（五）當前社會價值取向較以往發生重大變化

從事檔案管理的人員既不能獲得社會所推崇的高薪、高位，又不能得到應有的價值肯定也沒有得到高級管理層的重視。在企業中，機構撤并、人員裁減等工作中首當其沖的就是檔案部門和檔案管理人員。長期下來，檔案人員對工作的熱情逐漸減少，業務水平不斷提高，管理工作水平日益下降，整體管理工作逐步弱化甚至惡化。

二、人事檔案在人力資源管理中的作用

（一）提供真實可靠的信息

企業要想真正做到知人善任、人盡其才，挖掘每個員工的潛力，發揮他們在各個崗位上的最大效力，就必須首先掌握有關每個員工的一些最真實最全面的個人信息，如員工的工作經歷、思想品德、業務水平、個人技能、個人素質等。通過查閱員工檔案了解每個員工的全部歷史和全部工作經歷，從而為企業的選人、用人提供有價值的參考信息。

（二）提供重要的依據

人事檔案為企業的一些重大決策提供了必要的依據。像績效考核，又稱人事考核、績效評估、員工考核等等，關系著員工的晉升和獎懲，決定著企業對不同員工該采取什么樣的培訓方法，給予多少的薪金等決策。而績效考核需要有大量的考核記錄作為依據，人力資源管理部門可以充分利用人事檔案，對員工的業績、素質、能力等進行綜合分析，做出相應的決策，從而保證企業決策的科學化、合理化。

（三）人事檔案可以優化人力資源的合理配置

人力資源配置是實現人與物相結合，提高人力資源使用效率和使用價值的重要途徑。人力資源并不是靜止的，它隨著時間的推移，內外環境的變化，會出現人員流動、崗位變化、優勝劣汰等情況，人事檔案可以實現人力資源信息的共享，科學預測人力資源的需求，促進人才在各地區、行業、組織之間的合理流動，使人力資源得到最佳的配置。

三、提高人事檔案管理在人力資源管理中作用的策略

隨著現代企業制度的建立，市場競爭的日益激烈，企業人事檔案管理工作必須轉變觀念，轉變服務模式，提高業務水平，將檔案管理從書紙化轉變為電子化，把檔案工作延伸到經濟建設的最前沿。

（一）增強人事檔案的真實性

真實性是人事檔案最基本的特性。人事檔案管理工作應在原有基礎上進行清查、核對人員信息，剔除無效、虛假信息，擴展存檔范圍，將個人可公開信息分類儲備，建立企業人才數據庫。這些數據庫由專人動態管理，及時更新個人信息。對于企業較為重要的人員(如高管、專業技術人員)應更為詳盡地收集其個人信息。傳統的個人信息均為書面文字形式，信息內容較少，現代的人事檔案管理工作可以充分借用現代化多媒體手段，以音像資料記錄個人信息，這樣，可以擴展信息量，形成完備的信息管理體系和處理系統，提高整體使用水平。

（二）充實人事檔案內容

在傳統人事檔案的基礎上應增加一些能夠反映個人綜合能力、素質和由權威部門認定的業績考核資料以及能夠反映個人性格特征、專業能力、興趣愛好等個性化的材料。

（三）加強人事檔案的時效性

人事檔案應根據時代的變化及現實情況的需要，不斷把新產生的有關個人經歷的材料有選擇地及時地補充到人事檔案中去，增強人事檔案信息的時效性。加強人事檔案的動態性管理，定期對原有的人事檔案進行審核鑒定，剔除無保存價值的內容，補充新的內容，使人事檔案的信息得到及時更新，方便人力資源管理部門了解和認識一個人的全部實際情況，包括歷史的和現在的。

（四）加強人事檔案的現代化管理

人事檔案工作應擺脫舊有模式，改變手工操作對策，大力引入現代科技手段，實現自動化、網絡化和文檔一體化，變被動接收檔案資料為開發檔案的潛在價值，主動提供服務。傳統檔案以紙張為介質，占用空間較大，保管環境要求較高;隨著計算機網絡的普及，應充分利用這一平臺，改變原有工作對策。企業可以將個人的檔案資料輸入計算機，形成數據化的檔案資料，并在企業內部局域網上建立平臺,形成資源共享。

（五）提高檔案人員素質和全員檔案意識

企業檔案管理人員良好的業務素質是促進企業檔案工作規范化管理的首要環節和根本保證，切實抓好檔案管理人員的業務技能培訓。一是各種有關檔案的法律法規、規章制度、行業標準等規范性文件的培訓；二是檔案管理各環節的實際操作技能培訓。同時，現有的檔案管理人員也應當努力學習現代化的檔案管理知識，以適應新的、更高的檔案管理要求。

（六）重視檔案管理人員提高相應的待遇

長期以來，由于人事檔案工作是一項內部性、保密性很強的工作，是一項并不引人注目、默默無聞的工作，因此，有些領導階層對人事檔案工作不夠重視，存在著一些認識誤區。要做好檔案工作就要抓好檔案管理人中的待遇。一方面重視檔案管理人員勞動保護工作，督促管檔單位落實有關經濟待遇，另一方面，從政治上關心管檔干部的培養和成長。通過一系列措施，從整體上提高干部檔案管理隊伍的綜合素質，提高干部檔案的管理水平。

（七）實行現代化管理

充分利用計算機在干部檔案管理工作中的作用，建立和完善職工檔案數據庫，及時更新，動態化管理職工人事檔案信息，保證職工檔案信息的時效性、真實性和準確性；實行開放式的管理。一方面建立職工工作業績檔案，及時將職工工資的工作情況、工作業績和在重大活動、重點事件中的表現記錄在案。另一方面建立職工能力檔案，重點收集個人文化程度、專業水平、繼續教育情況以及參加各種資格考試、注冊考試等能反映個人才能的資料，真實、準確、完整、立體地反映職工的情況，提高決策工作的水平；實行服務式管理。在工作中注重實效，在嚴格執行保密制度的前提下，堅持熱情服務，在職工的培訓、出國、調動、任免、福利待遇、處理歷史遺留問題時，盡最大努力幫助用檔部門用足用好檔案資料，努力為企業提供優質服務，提高人事檔案的使用效率。

通過各種手段，如通過展覽，展現出檔案工作的各項職能；利用培訓班、各種會議，以及各種公開場合，宣傳檔案工作的方針政策及其執行情況等等。通過廣泛的宣傳，增強全社會的檔案法治意識，有利于為檔案工作的開展營造一個寬松、和諧的社會環境，提高人事檔案管理在人力資源檔案管理中的地位。