電子文件原始性保護的基本措施

周 燕

（鹽城師范學院 江蘇 鹽城 224000）

隨著信息化的發展，電子文件已經以其無可爭議的生命力成為人類社會記錄信息、傳達信息、留存信息的重要工具。但是由于電子文件是在數字設備及環境中生成的，這就造成了其內容與載體的可分離性，使得電子文件極易被篡改、復制。這嚴重影響了電子文件的原始性。因此，為了能夠更好的利用電子文件信息，筆者從可行措施等方面研究保證電子文件的原始性問題。

一、電子文件原始性認定的作用

“原始記錄性”是檔案的本質特性之一，是檔案區別于其他事物尤其是相鄰事物的獨一無二的本質規定性所在。檔案是歷史的真憑實據，它可以成為查考、研究和處理問題的依憑，認定法律權利、義務與責任的證據，以及政治斗爭、外交斗爭和教育人民的工具。這就是檔案的憑證作用。檔案是事實、知識經驗的記錄，它記錄了歷史活動的事實和經過，也記錄了人們在各種活動中的思維過程，它能提供人們互有聯系的、系統的、廣泛的情報。這就是檔案的情報作用。原始性是檔案具有憑證作用或情報作用的基礎。沒有了原始性，一切就無從談起。

電子文件也是一樣，它同樣擁有憑證作用和情報作用。電子文件的憑證作用除了體現在滿足正式的法律程序需要外，還體現在行政管理等方面，如需要該文件能證明某些行為是否曾經發生，是否有過某個決定等。電子文件的情報價值可以為社會上更多的人提供更長期、反復的利用活動。對電子文件來說，原始性認定顯得更為重要。如果無法認定電子文件的原始性，就無法保證電子文件的完整性和真實性，電子文件的證據價值和法律效力便無從談起，真正意義上的辦公自動化和文檔一體化就不可能實現。

二、影響電子文件原始性的因素

影響電子文件的原始性主要有兩方面的威脅：一是電子文件的易更改性。電子文件在形成和使用過程中，如果不采取控制措施，極易不留痕跡的被改動信息。二是電子文件信息的軟硬件依賴性。由于軟件平臺的不斷升級，若要保證電子文件信息的可讀性，必須對文件進行適時遷移，以適應新的計算機技術。而遷移過程會造成某些信息的變化或丟失，影響其原始性。具體而言，影響其原始性的因素主要有以下幾個方面：

（一）內容與載體的可分離性造成文件內容的易變性

紙質文件一旦形成，其內容的原始性就完全依附在載體的原始性上，內容和載體實現了有機結合，任何一方發生變化，文件自身的原始性就不復存在。而電子文件由于形成的特點和形式，其內容與載體是可分離的，使電子文件具有可控性和可變性，即通過計算機可以對文件內容隨時進行自動整理、檢查、分類、組合、修改、拷貝、復印或銷毀。如,電腦“黑客”與病毒的存在、用戶根據自己的需要對信息的取舍以及工作人員技術操作失誤引起的文件信息損壞、更改等。并且這種更改在磁盤和可識讀的計算機屏幕上看不出任何破綻。這種易修改且不留痕跡的特性對電子文件內容的原始性構成了極大的威脅。直接影響到電子檔案的原始性。

（二）載體的不穩定性易造成文件載體的易損性

紙質文件的載體不受溫濕度、磁場、振動、病毒等因素的影響；而電子文件的載體主要是光盤、磁盤和磁帶，這些載體對環境的溫濕度、防磁性、抗震動、抗病毒等條件要求很高，極易發生破碎、磁粉脫落、磁帶粘連，而且電子文件的介質不穩定、易氧化、易與堿溶液發生反應。也都直接威脅著電子文件的原始性。

（三）制作過程的虛擬性易造成文件內容與形式的失真性

紙質文件制作者必須制作一份或一批原件，才能把文件的內容傳輸出去，以供傳閱、使用。電子文件的制作者是將紙質文件轉化為數字信息進入網絡，即從文件的實態轉化為虛擬態，網絡傳遞的僅是文件信息，利用者可以在不同的時間、不同的存儲載體上進行拷貝、轉存、下載。但是文件在轉存、拷貝、下載過程中無法保證不被人為修改。這就嚴重威脅了電子文件的原始性。

（四）技術的不斷更新造成文件載體生存環境的局限性

紙質文件一旦形成，其結構、格式就保持在“初始”狀態。而電子文件的“生存環境”往往被不斷更新的電子計算機的技術環境所破壞，如果找不到適應自己生存的環境，就有可能造成文件內容無法再現，無法讀取。

（五）簽名技術不普及易造成文件的可質疑性

紙質文件從起草到成文，都有相應的簽署手續或印章顯示在上面，保持了文件的原始“本色”。因此，紙質文件借助簽署手續或印章顯示手段，可以很容易判別其真偽。而電子文件簽署技術目前在我國尚不成熟，更不普及，使借助印章或簽署的字跡來判別一份電子文件的原始性，還存在技術和管理上的難度。

除了上述客觀的環境因素外，破壞電子文件原始性的最大風險就是人們自身。而有些人由于有時受道德的缺失的影響，在自身利益的驅使下，對于電子文件的原始性構成了強大的威脅。偷竊與篡改的技術手段也在發展，那么保護的技術就更進一步，這兩者間的博弈總是不斷的在進行著。因此，提高人們的電子信息道德和法律素質是十分必要的，特別是對于電子文件的保護意識是十分必要的。

三、保護電子文件原始性措施

借助現代化的高新技術和實踐中不斷積累的經驗，通過對電子文件原始性的確認，規范電子文件的管理機制，建立信賴的電子文件管理系統，從完善法律制度和健全法制意識方面制定有效的措施，以確保電子文件的原始性。具體可用的措施有：

（一）原始性的確認

當前有三類方法可以對電子文件的原始性進行鑒別：

1.行政授權確認

確認電子文件的原始性可以采取行政手段，由權威機構授權確認與公布，如提供電子文件的拷貝的同時提供相關的證書或者證明，以確保其拷貝的原始文件是真實的。

2.由相關的證據證實

電子文件的原始性還可以通過相關的證據提供旁證加以證實，如通過文件所附的元數據或是系統對該文件的審計跟蹤記錄等進行證明，而元數據和審計跟蹤記錄可以通過查閱系統中關于電子文件管理元數據信息，來對其原始性進行證實。

3.技術論證

隨著I T技術的發展，已經有一些技術方法，如公共密鑰體系、數字簽名、數字證書和數字水印等，可以用于電子文件原始性的技術論證和技術鑒定。管理人員可以使用這些技術方法為用戶提供可被驗證真實與完整的電子文件拷貝。

（二）規范的管理機制

由上可見，技術方法并不適用于文件保存期間的原始性論證。保存在檔案館或是檔案室的電子文件原始性與完整性的確認還是應由嚴格的管理機制為其屬性的非改變做出證明。主要是：

1.維護電子文件的完整性

電子文件的原始性和完整性是密切相關的。在考慮電子文件的原始性的過程中，不能忽視其完整性。在電子文件管理系統中，其完整的信息一般是通過設計階段預設在電子文件系統中的，作為一個持續的動態過程自始至終伴隨著整個電子文件的生命周期，這樣才能保證電子文件具有原始性。因此，電子文件的完整性為原始性提供了基礎和保障。

2.對人的行為進行規范與監督

人是破壞電子文件原始性的最難預防因素，因此嚴格控制人的行為，對人與文件的相互作用進行嚴密監督，是防患于未然的管理舉措。

（三）建立有效的電子文件管理系統

機構應制定相關政策和措施，為電子文件管理系統的可信賴性提供約束與規范。一個可信賴的電子文件管理系統應具有嚴格的規則：應對文件的創建、維護以及使用進行控制，以確保文件管理系統中文件的原始性；應能夠識別文件的核心信息，包括文件創建者姓名、收件人姓名以及保管者姓名；應能夠識別與文件相關的各種行為或事件等。

（四）從法律上維護電子文件的原始性

法律是保障電子文件原始性和可靠性的最有利的武器。因而必須制定嚴格的法律來打擊那些破壞、損毀和盜竊電子文件的行為，增強人們的法制意識，規范人們的行為，為電子文件創造一個法治、文明的利用環境。可以采取：

1.用法律的形式明確電子文件的法律效力，使電子文件的原始性和可靠性有可靠的制度約束。

2.明確檔案館在電子文件管理中的地位，賦予檔案館轉化電子文件為電子檔案的職能，使維護電子檔案的原始性和可靠性成為檔案館法定的責任和義務。

（五）加強社會法制意識

對于電子文件原始性的保護，是社會每一個成員的責任。只有大家都加強了文件法制保護意識，那么電子文件的原始性、可靠性才可以有效的得到保障。因此，不僅是從法律上要加強對電子文件的保護，更要從社會道德意識上來加強對電子文件的保護。可以進行專門的主題展覽，利用社會媒體加強對合法利用文件的宣傳，可以進行一些街頭的宣傳活動，拉近市民與電子文件法律知識的距離。更可以配合學校教育，將對電子文件、電子檔案的保護意識抓起。通過這些措施，可以有效的提高保護電子文件的意識，從社會法制和社會道德意識層面上來提高對電子文件原始性的保障。

綜上所述，相對于傳統的紙質文件，電子文件有著相當大的優越性。在使用上，電子文件存儲方便、利用快捷、節省空間；在成本上，電子文件的成本相對比較低廉。這使得電子文件在辦公領域和檔案管理中，甚至是在整個社會生活中占據了一席之地。并且借著信息技術的飛速發展，電子文件更將成為未來社會文件主導形態之一。因此，鑒于電子文件巨大的利用價值，對于其原始性的保障也越發重要和迫切。