醫院檔案管理工作探析

胡春燕

（通河縣人民醫院 黑龍江 通河 150900）

醫院檔案管理是醫院管理工作的一個重要組成部分，醫院檔案是提高醫療技術、開展科研教學的重要參考資料和醫院發展的寶貴歷史資料。隨著我國醫療衛生改革的不斷深入，醫療單位特別是公立醫院受到了前所未有的沖擊，如：國有非營利性的事業單位性質與市場經濟下的企業管理模式的調適；全民公益性的醫療服務與患者以消費者身份出現的醫患矛盾；傳統醫療方法與先進科技手段的應用等，這些為醫院檔案工作提供了新的內容，增加了新的種類，提出了新的挑戰。因此，準確把握醫院發展的特點，做好醫院檔案管理工作，使之更好地為臨床醫療和醫院管理以及社會服務，是我們目前所要面臨的新任務、新課題。

一、增強全員檔案管理意識

首先，領導重視是提高醫院檔案管理水平的前提，要把檔案管理納入重要議事日程，作為醫院發展的重要內容來抓，與醫院業務建設同步規劃、同步發展。堅持四個“不忘”：制訂工作計劃時不忘檔案工作，檢查工作時不忘檔案工作，總結工作時不忘檔案工作，安排財務經費時不忘檔案工作。其次，長期不懈地抓《檔案法》的宣傳教育?！稒n案法》是做好醫院檔案管理工作的法律依據和保證。提高全員對檔案工作的法制意識，方法采取多樣：①利用院內培訓、業務學習時間集中學習；②邀請專家舉辦講座，進行現場指導；③利用黑板報、櫥窗形式宣傳《檔案法》，印發宣傳資料，科室學習，進一步提高全體工作人員的檔案法制意識，使醫院領導、全院職工充分認識到檔案的重要性，認識到檔案管理工作是一項基礎性的管理工作，每個人都有義務保護好醫院的檔案，自覺參與檔案的管理。從根本上改變檔案工作可有可無、質量優劣無關大局的認識，使之更好地服務于醫院建設和發展。

二、創新檔案管理理念

管理創新是知識經濟和信息時代對檔案工作的要求，檔案管理部門要有創新意識，解放思想，不僅要具有先進的管理理念，而且要將專業檔案知識和最新理念融合在一起，做好領導的參謀助手。在思維觀念上，要克服“為檔案而做檔案”的封閉思想，改變過去“等、靠、要”的傳統工作模式，打破過去重管輕用的陳舊管理方式，由封閉式管理向開放式管理轉變，由被動管理向主動管理轉變，拓寬檔案工作的服務面，密切關注醫院建設發展大局，主動參與服務醫院中心工作，做到醫院中心工作開展到哪里，檔案工作就延伸到哪里，以工作上的“有為”提升檔案工作的“有位”，確保將相關檔案收集好、保管好、利用好，為醫院創造良好的社會效益和經濟效益。

三、建設高素質的檔案管理隊伍

時代在不斷前進，知識也需要不斷地更新和充實。隨著醫療衛生體制改革的不斷深入，新的行業和領域不斷形成，檔案內容日益豐富，檔案信息載體日益多樣，檔案管理手段日益先進，這些都對檔案人員的素質建設提出越來越高的要求。現代化管理需要的是既熟悉檔案業務、又掌握現代知識的復合型人才。檔案工作者應具備較高的思想政治素質和職業道德水準，要有敬業精神、創新意識和嚴謹的工作作風，平時注重技能培訓，加強對檔案法規、檔案管理、信息管理等專業知識的學習；工作中注意搜集和整理醫院檔案科學研究經驗資料，提高檔案管理水平。此外，在醫院人才培養中，要堅持以人為本的原則，將檔案人員培養納入醫院人才培養計劃，重視對專、兼職檔案員隊伍的培養和培訓，通過專業培訓、知識更新、進修學習等，提高業務水平，建立檔案管理人才梯隊，最大限度地實現醫院檔案隊伍素質的整體提高。

四、健全醫院檔案管理機制

建立科學的檔案管理體系，形成由分管領導監督指導，院辦主任負責，各科室負責人和專、兼職檔案員為成員的醫院檔案三級管理網絡，有利于組織監督各部門的檔案工作，解決人員、經費、設備等問題。此外，進一步完善檔案管理制度，醫院檔案管理涉及檔案收集、整理、編目、鑒定、保管、統計、檢索與提供利用等內容，其中檔案收集工作是起點，是檔案管理的基礎，由于醫院檔案工作具有種類多、部門分散、專業性強等特點。因此，健全檔案收集制度尤為重要。檔案部門應根據醫院發展趨勢，對進檔材料應從手續是否完備、表述是否準確、觀點是否明確等方面嚴格把關，認真鑒別、科學歸檔。加強與相關部門和個人的聯系，注意收集對醫院發展有潛在價值的文件材料，一旦發現遺失，及時查找補救，確保檔案信息的齊全、完整。

五、實現醫院檔案信息化管理

引進現代化的管理技術和設備，利用計算機進行信息管理。醫院檔案部門應從實際情況出發，創造條件，力爭采用計算機為管理工具，建立局域網，將文書、人事、圖書、設備、科研檔案納入其中，擴建成為醫院檔案信息中心，并在中心網絡平臺上編制與之配套的檔案管理的自動化軟件，形成醫院檔案信息管理網絡。大大提高辦公效率，方便有關人員閱讀，實現檔案資料在線利用，在完善保密條件的前提下，利用網絡技術，實現資源共享，同時有一整套安全可靠的檢索系統，方便利用者及時、快捷查找，閱讀所需檔案資料。在局域網內構建平穩高效的檔案信息傳輸平臺，實現檔案信息、圖書資料的一體化管理。計算機網絡的發展給檔案管理提供了新的廣闊的發展平臺，復雜而繁瑣的人工式的檔案管理工作被科學的檔案管理系統所取代。醫院檔案管理的現代化已成為必然的發展趨勢。

六、重視醫院檔案的開發和利用

檔案管理的最終目的就是開發利用，檔案部門要樹立服務意識，緊緊圍繞醫院中心開展工作，參與醫院各項重大活動，如院慶、院史館的籌建、大型學術活動、義診活動、突發性公共衛生活動等，運用多種形式和載體做好檔案業務工作，積極拓展醫院檔案服務領域，更好地為臨床、醫療、教學和科研工作服務。同時，積極開展多種編研活動，使檔案編研工作與醫院醫學、科研、經濟建設、管理工作結合得更加緊密，對信息進行深層次開發和加工，編寫各種專題匯編，如編輯大事記匯編、基礎數字匯編、發文匯編、醫療信息匯編、院志等編研材料，多途徑、多渠道地開發檔案信息資源，為利用者提供多層次、多方面、有實效的信息，讓檔案信息資源在深化醫院改革、建設文明行業、提高醫療質量中發揮重要作用，提高檔案在醫院管理中的地位，為促進醫院的可持續發展服務。

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