淺談人事檔案的價值及管理

李 瑩

（黑龍江省中醫研究院 黑龍江 哈爾濱 150036）

吳寶康教授在《檔案學概論》中曾提到“檔案是歷史的原始記錄，或說原始的歷史記錄。這是檔案的本質屬性”，“檔案在與其他事物相比較而存在的過程中所顯示的獨有的特性，就是原始記錄性?！笨梢?，檔案是人類文明的記憶，它是獨立于具體的社會事件和個人行為之外的，它的服務對象是整個社會，對人類的歷史和整個社會記憶負責。檔案是文明的記憶。

人事檔案是組織、人事、勞動工資等部門在人事管理工作中形成的檔案，它是以個人為單位保存的。主要來源于一定單位的人事管理活動。“所謂人事，并不是指人和事，而是指用人以治事，主要是指人的方面，以及同人有關的事的方面”。人事檔案就是國家在用人治事，以及處理與人有關的事情所形成的文件材料。如布置填寫履歷表；對進行鑒定、考核和民主評議，形成鑒定書和考核材料；在用人過程中，形成錄用、定級、調資、任免、升遷、獎懲等方面的各種文字、表格材料。

一、人事檔案的價值思考

（一）人事檔案對單位的價值

人事檔案是對于人員的詳盡而可靠的描述，是對人員歷史最忠實的記錄，為單位提供了最基本、最權威借鑒的作用。通過檔案，單位可以更為準確地了解到個人的真實履歷，以及其它有關部門對于該人員的評價等相關信息，這對于更為精準的啟用相關人員有著極大的推動作用，為領導科學決策和科學管理提供重要的參考和依據。同時對于檔案的重視還將極大有助于提升個人對單位的忠誠度，更利于長期穩定的發展。

隨著相關政策和法規的形成和完善，對于聘用人員社會保險金的相關政策將日益明朗，作為目前經濟發展的生力軍，各個單位有必要充分正視檔案的有關問題。這不僅僅是對于單位用人的利益保障，更是對自身的一種保障。

（二）人事檔案對個人的價值

毋庸置疑，人事檔案對于個人而言具有舉足輕重的地位。對于個人而言，必須明確認識到人事檔案的現實意義。它不僅僅是對于個人足跡的忠實記錄，更是社會對個人的一種認可。

個人應當將檔案與自身利益相聯系，從更長遠的角度看待檔案。同時，應當以更為積極的態度對待檔案。如對檔案沒有妥善存放，就無法實現社會對個人的可視性，嚴重影響對于工齡或職齡的累積，各種社會保險更是無從談起。因此，積極地對待檔案，對于個人的發展而言十分重要。

二、改進人事檔案管理的方法

（一）增加人事檔案的利用價值是檔案管理工作的源源動力

人事檔案的價值是潛在的，只有大力開發人事檔案信息資源，提供多方位、多層次服務，其價值才能得以實現。運用人事檔案信息資源，是發現人才的重要渠道之一。在人事檔案開發利用中，一方面要對已掌握的檔案材料歸檔整理，編輯有關人事資料，為準確選人用、人才合理流動提供重要依據；同時又可以利用互聯網做好檔案工作信息的綜合分析，全面提供可靠的人事整體狀況資料，發揮人事檔案在員工績效考核、人力資源管理方面的能動作用。

（二）轉變檔案管理人員觀念，提高檔案管理人員專業素質是檔案管理工作的重要基礎

人事檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為人事檔案工作人員，不斷提高自身的政治素質和專業素質在此時就顯得尤為重要。提高自身的政治素質，加強責任感，把人事檔案工作看作一項政治工作，在平常的管理中體現它的嚴肅性，能堅持原則、嚴守紀律、遵守制度、保守秘密。檔案管理人員還要樹立服務意識，主動開發人力資源信息，變封閉式管理為開放式管理，要努力學習、掌握檔案管理工作的新知識、新技術，學會使用科學的管理方法。只有建立起一支專業的高素質檔案管理人才隊伍，才能確保檔案管理工作長久良好的運行。

（三）采用現代化和信息化管理手段是檔案管理工作的重要手段

現代化的技術和設備是實現檔案現代化管理的基礎。一方面要提高檔案保護設備和技術現代化的配備，如檔案庫房的去濕、空調設備、高效滅蟲、滅火設備，這些設備和技術的應用是檔案現代化管理的措施；另一方面信息化是當今社會發展的一大趨勢，它對人事檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段，引進計算機管理，用計算機儲存檔案，方便使用者及時查找、閱讀，既節省時間也節省人力、物力和財力，還能大大提高工作效率和水平，以盡快實現人事檔案信息化管理。

（四）建立和完善檔案管理規章制度是檔案管理工作的重要保障

人員是基礎，制度是保障。人事檔案的性質決定了人事檔案工作是一項非常嚴肅的工作，必須嚴格按照人事檔案管理工作的各項規章制度來辦事，以免出現不必要的麻煩。建立健全管理制度，使檔案工作有規可循，有章可依是非常必要的。重質量，抓管理，人事檔案工作人員要以制度來維護管理，以管理來保證質量，切切實實做好管理工作，讓人事檔案工作走上科學化、制度化的軌道。

總之，人事檔案管理的社會化正在不斷發展，也將作為一門科學，不斷進步和深入。隨著檔案管理工作的發展，人才資源的優勢比較會更加明顯，其質量與數量也會不斷提高，在更大范圍內實行人事檔案的社會化管理逐漸成為可能，才能更好地為社會服務。