房地產企業建設工程類檔案管理和歸檔的探討

鄧學偉

（鶴崗市城市建設綜合開發公司 黑龍江 鶴崗 154100）

中華人民共和國原建設部發布的《建設工程文件檔案整理規范》從2002年5月1日起施行，其編號為GB／T50328－2001。近幾年，我在檔案整理過程中，依據檔案法律法規，重點對房地產企業的工程類文件檔案的管理歸檔工作進行了一些探索和研究。

一、房地產企業工程類檔案的內涵、管理現狀和存在風險

（一）房地產企業工程類檔案的內涵

指與工程建設有關的重要活動、記載工程建設主要過程和現狀、具有保存價值的各種載體的文件，并依據國家對建設工程歸檔的一系列要求，歸檔形成的實體檔案。

（二）當前房地產企業工程類檔案的管理現狀

沒有專門的檔案進行專業化的管理。出現此類問題一是大部分房地產企業的管理層或決策者對檔案不夠重視。為了節約成本，都是讓工程內業崗位或行政人員兼任。二是檔案學專業的畢業生從事私營（民營）企業檔案管理工作的非常少。一些大學檔案專業的學生在大三左右就已經基本上被國有大中型企業相中了，所以真正進入人才市場進行流通的檔案學人才就微乎其微了。檔案實體管理混亂,查找利用率低。大部分房地產企業產生的大量檔案沒有進行鑒定、分類、歸檔、組卷、編目，沒有形成整套的檔案管理流程，都是堆放或亂放。沒有編制檔案檢索目錄或借助于管理載體 （專業的檔案管理軟件），導致檔案的查找率非常低，存在查找麻煩，利用困難的問題。檔案載體的信息化建設還有待提高。當前,大部分房地產企業的檔案管理還停留在“一個盒子、一個柜子、一把鎖子、一個房子”的階段，即用案卷盒裝好，放在文件柜中，然后放在辦公室內鎖起來，檔案載體的信息化建設還有待提高，同時也是一個很漫長的過程。檔案管理的經費得不到保障，檔案管理工作沒有列入年度工作計劃當中。在企業的運營中，老板可以為聚一次餐或請一次客花去上萬元的經費，但是對于檔案管理的經費（購買檔案軟件、改善硬件設施、人員在職培訓等）卻是一省再省，一壓再壓，總是以經費緊張或沒有預算等借口，減少檔案管理經費，有的甚至在年度的工作計劃和經費開支中就根本沒有檔案業務費用這一欄，導致大部分企業的檔案管理工作一直處于很低的水平，發揮不了所存檔案的作用。

（三）當前房地產企業檔案管理現狀存在的風險

檔案信息的不安全性。沒有一個系統的檔案管理框架、沒有一個檔案專業人員、沒有一個檔案管理的整體思路，那么在檔案的保管過程中出現信息失泄密就不可避免；同時，一些關乎企業生死存亡的重要檔案信息也是岌岌可危。在法律糾紛中走麥城。法律一直是講究以事實說話，以證據定論的。由于我們在日常的企業經營中沒有認識到檔案的作用，那么在關鍵時刻也只能是無據可爭，敗走麥城了，這方面的實例真是舉不勝舉。在遭遇重大自然災害時，檔案資料損毀不可避免。中國是世界上自然災害頻發的國家之一，如何在重大或特大的自然災害過程中更好地搶救和保護檔案信息載體，維護檔案信息的安全性和完整性，是每個企業管理者都應該考慮的問題。此次5.12大地震,其檔案資料的損失是毀滅性的，也是無法用金錢來衡量的。

二、房地產企業工程類檔案管理要點

（一）工程類檔案的歸檔范圍

根據GB／T50328－2001《建設工程文件檔案整理規范》和各地區關于建設工程檔案的整理規范,其歸檔范圍如下:綜合性文件。包括項目建議書批復及項目建議書（立項報告）、建設用地系列材料、征地拆遷安置、用地申請報告、國有土地使用權出讓合同等有關協議、工程地質、水文地質勘察報告等等。土建、安裝質量保證資料。包括開工報告、竣工工程申請驗收報告、鋼材質量證明單、單位工程質量竣工驗收記錄、主體結構分部工程質量驗收報告、安裝材料、設備合格證、試驗單匯總表等等。土建工程竣工文字材料。包括圖紙會審記錄、工程定位測量資料、地基處理記錄、鋼材、水泥等材料的出廠證明文件及檢測報告、土壤各種試驗報告、商品混凝土出廠合格證、隱蔽工程檢查記錄等等。給排水、電氣（強、弱電）、消防、通風、空調、電梯、裝修（裝飾、幕墻）工程文字材料。包括開工報告、竣工工程申請驗收報告、設備、產品質量合格證、各專業隱蔽工程檢查記錄、工程質量事故處理記錄等等。竣工圖。包括綜合圖（建筑、建筑小品、水景、照明、道路、綠化等平面布置）、各專業（建筑、結構、給排水、電氣[強、弱電]、消防、通風、裝修[裝飾、幕墻]）竣工圖。建設工程聲像檔案。包括照片、電子文檔、光盤等特殊載體的檔案資料。

（二）工程類檔案的歸檔質量要求

一是歸檔的工程檔案應為原件；二是工程檔案的內容及其濃度必須符合國家有關工程勘察、設計、施工、監理等方面的技術規范、標準和規程；三是工程檔案的內容必須真實、準確，與工程實際相符合；四是工程檔案應字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續完備；五是工程檔案的紙張應采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強的紙張。圖紙一般采用藍曬圖，竣工圖應是新藍圖。計算機出圖必須清晰，不得使用計算機出圖的復印件；六是工程檔案中文字材料幅面尺寸規格宜為A4幅面（297mmX210mm）。圖紙宜采用國家標準圖幅。七是工程檔案應采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等。八是所有竣工圖均應加蓋竣工圖章。

（三）工程檔案整理中的重點環節

重點環節為工程圖紙的疊存，其具體疊法依據GB10609.3-89的《技術制圖復制圖的折疊方法》進行，統一折疊成A4幅面，圖標欄露在外面。

（四）工程檔案的立卷原則、方法及遵循要求

一是立卷原則。應遵循工程文件的自然形成規律，保持卷內文件的有機聯系，便于檔案的保管和利用。一個建設工程由多個單位工程組成時，工程文件應按單位工程組卷。二是立卷方法。工程文件可按建設程序劃分為工程準備階段的文件、監理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件5部分。工程準備階段文件可按建設程序、專業、形成單位等組卷。監理文件可按單位工程、分部工程、專業、階段等組卷。施工文件可按單位工程、分部工程、專業、階段等組卷。竣工圖可按單位工程、專業等組卷。竣工驗收文件按單位工程、專業等組卷。

（五）立卷過程中宜遵循的要求

案卷不宜過厚，一般不超過40mm；案卷內不應有重份文件；不同載體的文件一般應分別組卷。卷內檔案的排列順序：文字材料按事項、專業順序排列；同一事項的請示與批復、同一文件的印本與定稿、主件與附件不能分開，并按批復在前、請示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的順序排列；圖紙按專業排列，同專業圖紙按圖號順序排列；既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。

（六）案卷編目的要求

編目的要求為:每卷單獨編號,依流水號，不得有重號、空號等情況出現。

三、工程類檔案分析

檔案分析，有點類似于檔案統計和檔案年報工作,是對所屬檔案整體情況的一個分析。

（一）檔案分析的作用

就是通過對所存檔案進行系統分析，掌握檔案數質量情況（館藏情況、利用情況等），為決策者和利用者提供第一手的資料。對于建設工程類來講，檔案分析工作尤為重要。它可以全面了解一項工程運營的全部情況，通過比對，規避項目中重復出現的一些問題，更好地節約開支，優化工作進程。

（二）檔案分析的種類

一是文字式。主要以文字總結的形式對所屬檔案的數質量情況進行全面總結分析。如：檔案情況匯報提綱、檔案利用情況匯總等等。二是列表式。主要以列表的形式全面直觀地表述所屬檔案的數質量情況。如：檔案情況分析表等。三是文字——列表式。將以上兩種方式合為一起，既有文字又有列表，詳細、直觀、全面、系統。

四、結語

工程類檔案的管理是近幾年建設工程市場百花齊放的結果,是科技專門檔案的一個延伸,也是一個比較新型的課題。特別是房地產企業的工程類檔案，基本上都是關乎民生的住宅、商業、交通等重要檔案，如果不進行有效的管理，勢必對建設社會主義和諧社會帶來一定的影響，存在的問題會隨著時間的推移越來越顯現的。同時，國家職能部門對建設工程的質量監督也就無本可據了。所以，我們一定要按照《國家檔案法》、《企業檔案管理條例》等一系列法律法規，未雨綢繆，做好檔案管理工作，為全面實現小康社會保駕護航。