辦公自動化環境下的文書檔案管理

遲春玉

（黑龍江省鐵力市圖書館 黑龍江 伊春152500）

文書檔案是檔案工作的重要組成部分，它記載社會發展的歷史過程，客觀地反映問題處理、領導決策、基本建設等方面的過程和成果。隨著計算技術的不斷發展，辦公自動化在文書檔案管理領域日益得到廣泛的應用,它無論是管理理念、管理手段還是管理方式等,都給傳統的文書檔案管理帶來了前所未有的巨大變革。

一、對文書檔案應用辦公自動化進行管理的優點

首先，能夠顯著提高辦公效率。在以往的文書檔案管理工作中，工作人員大多是進行手工操作，工作效率很低。而基于計算機技術和網絡通訊技術的辦公自動化具有強大的信息處理能力,它給文件資料的收集、分類、儲存和統計以及查閱等都帶來了極大的便利,有效的提高了辦公效率。計算機文書檔案管理系統一般包括文件管理、檔案管理、資料管理、主題自動標引、自動立卷及各種圖形、圖像的原件掃描和多媒體信息光盤存儲、全文錄入、智能模糊檢索等多項功能。計算機管理軟件通過不同功能模塊對文書檔案資料進行邏輯分類、組卷、打印等，使文件材料的收集、儲存、分類、統計和查閱等環節變得非常方便、快捷。檔案人員和文書人員在同一系統中進行相關操作，不但減少了許多重復錄入等工作，同時使文檔工作人員勞動強度大幅度下降。

其次，能夠改善卷宗質量。文書人員使用管理系統，可以提高組卷的效率和質量。由于這種組卷方法可以做到標題準確，且文件著錄、標引規范，從而克服了組卷的隨意性，使歸檔材料的完整齊全率有了保證。加之公文處理系統的平時登記，就是應歸檔文件清單。文書工作人員根據計算機所列的清單確定歸檔文件，防止了遺漏，確保了案卷的原始性、真實性。使用計算機文書檔案管理系統，既可使目錄的編制更加規范和便捷，而且還能提高編制速度。

第三，有利于檔案信息資源的共享利用。運用辦公自動化技術對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由對檔案外部特征（目錄）管理到內、外部特征（目錄和內容）合并管理。在計算機中可直接讀取原文，減少了檔案取出查找的次數而造成的磨損，最大限度地延長檔案的使用壽命；隨著計算機辦公自動化技術的進一步發展，實現檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統建立互聯，進行信息的橫向與縱向記錄比較，從而極大地提高檔案利用工作的質量和效率。文書檔案與檔案管理部門及其它主要部門聯網，實現信息資源的共享和交流。而文書檔案的計算機系統管理是檔案管理現代化的重要方向，也為網絡時代奠定了堅實的基礎。

第四，文件傳遞的速度和安全性顯著提高。日常公文辦理過程中，傳統文件傳遞一般是靠郵政系統負責郵發或各部門通訊員負責傳遞，受到距離長短的限制，從而影響了文件傳遞速度，另外文件在傳遞過程中丟失的情況時有發生。而在計算機辦公自動化技術應用之后，可直接查找所需的資料，或突破距離、空間限制直接通過網絡進行文件信息傳遞。克服了以往查閱者在手工查找的過程中翻閱整本案卷中無需的文件，速度既慢，效率又低的缺點，既提高了效率，又起到了一定的保密作用，對解密的檔案可做到資源共享；直接打印原文給查閱者，這樣就避免了復印時對檔案的損害和可能發生的泄密情況，大大提高了文件傳遞的安全性和時效性。

二、文書檔案管理應用辦公自動化需要注意的問題

雖然應用計算機辦公自動化技術來進行文書檔案管理有很多無可比擬的優點，但是隨之也帶來了一些負面影響。

1、文檔信息真實性的認定和維護變得艱難。檔案的本質屬性是原始記錄性，紙質文檔的載體和記錄其上的外部特征如字跡、簽字、印章等密不可分，一同構成文件原件身份的“證明人”。電子文件保密性受到限制。基于電子文件的特性，因而電子文件非常易于修改，而且修改后可以不留痕跡，可以在不同的計算機和載體之間傳遞和復制，雖然已有一些技術在一定程度上可防止電子文件和在“原稿”上增刪減、復制等，但其內容發生變化的可能性總是比紙質文件要大得多，人們無法從字跡上分辨其原始性，不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷電子文件是否為原件。以上的種種問題都對電子文件的真實性、可靠性、保密性提出了嚴峻的考驗。

2、文檔信息的網絡生存環境使其面臨安全風險。由于文檔在計算機中生成，并通過網絡進行傳輸、處理，因而容易受到來自計算機及網絡的多重威脅。一方面，互聯網上的非法訪問難以計數，現有的防火墻等技術對黑客高手防不勝防；另一方面，內部人員通過U S B閃存驅動器、WI F I調整解調器、智能電話、藍牙適配器、數碼音樂播放器、紅外線傳輸、電子郵件、F T P等各種方式將文檔信息管理系統中的數據未經授權二次擴散和傳播出去。在內外夾擊的“惡劣”網絡環境中，文檔信息難以“獨善其身”，文檔管理必然“險象環生”，時時面臨安全風險。

辦公自動化既是高科技產物,又是一項復雜的系統工程,在在此項工作時,需將先進的計算機及其網絡數據庫技術應用、安全保密法規及措施、單位內部的各項規章制度、文書學、檔案學、本單位業務需求、財力物力合理分配及推廣應用、人員培訓等多方面統籌考慮、綜合平衡，否則，一個方面存在薄弱或沒有做好，就會影響全系統各個環節工作的正常運行和整體作用的發揮。

總之，在辦公自動化環境下為了更好的進行文書檔案管理，就必須轉變思想、改變觀念，用信息化、科學化的頭腦來提高管理水平，做到與時俱進，不斷把新的技術應用于文書檔案管理中，同時采用多種辦法克服辦公自動化帶來的弊端和負面影響，從而才能不斷提高文書檔案的利用率，使之更好地為日常工作事務及管理決策層服務。

[1]張寧紅，淺談文書檔案管理的辦公自動化應用[J]，黑龍江檔案2011年01期.

[2]裴承志，奧多，辦公自動化與文書檔案管理[J]中國冶金教育，2002年02期.