產(chǎn)品質(zhì)檢檔案的管理

王進(jìn)民

（黑龍江省質(zhì)量監(jiān)督檢測(cè)研究院 黑龍江 哈爾濱 150000）

產(chǎn)品質(zhì)檢工作擔(dān)負(fù)著保障國(guó)計(jì)民生、維權(quán)打假的重任。在產(chǎn)品質(zhì)檢工作中形成的資料、數(shù)據(jù)眾多，記錄著產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)的全過(guò)程，是一種不可再生的資源。因此，做好產(chǎn)品質(zhì)檢檔案管理工作對(duì)保障產(chǎn)品質(zhì)檢工作持續(xù)性發(fā)展有著很強(qiáng)的重要性。

一、產(chǎn)品質(zhì)檢檔案管理工作的重要性

產(chǎn)品質(zhì)檢檔案是質(zhì)檢事業(yè)發(fā)展的歷史記錄，是產(chǎn)品質(zhì)檢工作的真實(shí)過(guò)程原始反應(yīng)。它不僅是質(zhì)檢工作維護(hù)法律法規(guī)和強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)的主要依據(jù)，同時(shí)也是上級(jí)主管部門對(duì)質(zhì)量檢驗(yàn)工作全面考核的重要內(nèi)容之一，產(chǎn)品質(zhì)檢檔案的管理工作直接體現(xiàn)了質(zhì)檢機(jī)構(gòu)或部門的綜合管理水平。產(chǎn)品質(zhì)檢檔案作為質(zhì)檢工作的一個(gè)重要部分，在質(zhì)檢工作社會(huì)服務(wù)形象的彰示中具有十分重要的作用。為有效地全面提升質(zhì)檢部門檔案的管理水平，推進(jìn)質(zhì)檢服務(wù)機(jī)構(gòu)的整體工作質(zhì)量，特別是社會(huì)普遍對(duì)質(zhì)檢“把關(guān)工作”報(bào)以厚望的前提下，產(chǎn)品質(zhì)檢檔案管理工作必須適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展和新時(shí)期質(zhì)檢工作的發(fā)展需要，創(chuàng)新思路，與時(shí)俱進(jìn)，以創(chuàng)新的觀念、機(jī)制、管理來(lái)開(kāi)拓產(chǎn)品質(zhì)檢檔案管理的各項(xiàng)新服務(wù)功能。產(chǎn)品質(zhì)檢檔案的收集、整理、歸檔管理工作規(guī)范化，能促質(zhì)檢工作管理水平進(jìn)一步提高，使質(zhì)檢工作有案可查，并且查有實(shí)據(jù)，充分體現(xiàn)了質(zhì)檢工作的科學(xué)性、公正性和權(quán)威性。

二、產(chǎn)品質(zhì)檢檔案的內(nèi)容

（一）上級(jí)下發(fā)的產(chǎn)品監(jiān)督檢驗(yàn)、監(jiān)督抽查文件或委托書，抽樣指導(dǎo)書；（二）產(chǎn)品監(jiān)督檢驗(yàn)和產(chǎn)品監(jiān)督抽查抽樣單，企業(yè)產(chǎn)品委托檢驗(yàn)協(xié)議，業(yè)務(wù)科下發(fā)檢測(cè)部門產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)通知單；（三）抽樣過(guò)程中形成的照片，音像資料；（四）檢驗(yàn)過(guò)程中形成的原始數(shù)據(jù)；（五）質(zhì)檢報(bào)告（軟件光盤）；（六）產(chǎn)品監(jiān)督檢驗(yàn)和監(jiān)督抽查工作匯總材料；（七）其他材料（質(zhì)量管理體系文件、內(nèi)審與管評(píng)文件、標(biāo)準(zhǔn)查新記錄、檢驗(yàn)方法研究記錄、儀器檢定校準(zhǔn)計(jì)劃及檢定校準(zhǔn)證書、質(zhì)量控制記錄、能力比對(duì)驗(yàn)證文件、技術(shù)檔案、培訓(xùn)記錄、客戶抱怨與處理記錄、儀器設(shè)備檔案等）。

三、產(chǎn)品質(zhì)檢檔案管理中存在的主要問(wèn)題

（一）部分領(lǐng)導(dǎo)對(duì)產(chǎn)品質(zhì)檢檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不到位，導(dǎo)致在產(chǎn)品質(zhì)檢檔案管理方面投入不足，以致出現(xiàn)檔案室設(shè)施不全，保管條件和保管手段落后的情況，沒(méi)有達(dá)到規(guī)范化、科學(xué)化的檔案管理。

（二）產(chǎn)品質(zhì)檢檔案管理工作的信息化程度相對(duì)滯后。實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)檢檔案信息化管理要投入大量的人力、物力才能滿足需要，但個(gè)別質(zhì)檢部門領(lǐng)導(dǎo)還沒(méi)有完全認(rèn)識(shí)到產(chǎn)品質(zhì)檢檔案信息化管理的重要性，投入不足致使發(fā)展滯后。具體表現(xiàn)為：1.以建產(chǎn)品質(zhì)檢檔案管理系統(tǒng)技術(shù)陳舊和設(shè)計(jì)功能不足，數(shù)據(jù)傳輸、處理和存儲(chǔ)歸檔及提取產(chǎn)品質(zhì)檢檔案信息能力難以適應(yīng)產(chǎn)品質(zhì)檢工作發(fā)展需求。2.產(chǎn)品質(zhì)檢檔案信息資源利用建設(shè)力度不足，缺乏統(tǒng)一規(guī)劃。3.產(chǎn)品質(zhì)檢檔案信息資源開(kāi)發(fā)和共享程度還不夠，需要進(jìn)行整合和利用。

（三）產(chǎn)品質(zhì)檢檔案管理缺乏專業(yè)人員是影響產(chǎn)品質(zhì)檢檔案管理工作發(fā)展的瓶頸。檔案專業(yè)人才匱乏，許多從事與產(chǎn)品質(zhì)檢檔案管理工作打交道的同志都不是檔案專業(yè)畢業(yè)的，對(duì)檔案知識(shí)不熟悉，管理工作不規(guī)范，對(duì)于質(zhì)檢工作中形成的資料、相關(guān)文件歸檔意識(shí)不強(qiáng)。認(rèn)為產(chǎn)品質(zhì)檢檔案管理工作僅僅是資料的簡(jiǎn)單收集和分類、存放，沒(méi)有意識(shí)不到產(chǎn)品質(zhì)檢檔案管理工作規(guī)范化對(duì)促進(jìn)整個(gè)質(zhì)檢工作的重要性。

（四）產(chǎn)品質(zhì)檢檔案管理有的是用臨時(shí)或聘用人員，這些人員工作流動(dòng)性較大，人員變換、工作崗位變換較勤。如果檔案管理制度不完善，變動(dòng)時(shí)不能嚴(yán)格按照檔案管理交接制度和程序進(jìn)行，可能造成質(zhì)檢檔案缺失、歸檔資料文件不全等問(wèn)題，為今后質(zhì)檢檔案管理帶來(lái)不利影響。所以，質(zhì)檢檔案管理人員不固定是影響質(zhì)檢檔案管理工作發(fā)展的很大的一個(gè)因素。

四、完善產(chǎn)品質(zhì)檢檔案的管理的措施

（一）提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，是做好產(chǎn)品質(zhì)檢檔案管理工作的關(guān)鍵所在

產(chǎn)品質(zhì)檢檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作。所以，要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)管理力度，提高產(chǎn)品質(zhì)檢檔案管理人員素質(zhì)，通過(guò)任務(wù)分解，分項(xiàng)落實(shí)，分時(shí)檢查的方式，將質(zhì)檢檔案管理工作真正的納入日常的工作中。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)管理中，管好用好產(chǎn)品質(zhì)檢檔案，對(duì)資源開(kāi)發(fā)起著重要作用，產(chǎn)品質(zhì)檢檔案作為產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)工作的真實(shí)記錄，對(duì)產(chǎn)品的質(zhì)量起著特殊的“監(jiān)督”作用。為此，必須采取一系列行之有效的制度、措施和資金投入加強(qiáng)產(chǎn)品質(zhì)檢檔案管理工作，使其更好地適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的管理體制，保證我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展。

（二）進(jìn)一步加強(qiáng)產(chǎn)品質(zhì)檢檔案的信息化建設(shè)

面臨著產(chǎn)品質(zhì)檢工作在經(jīng)濟(jì)社會(huì)中的發(fā)展越來(lái)越重要，對(duì)產(chǎn)品質(zhì)檢檔案信息化工作的時(shí)效性和有效性要求也越來(lái)越高，質(zhì)檢檔案管理的信息化程度也在不斷加強(qiáng)。但我們?nèi)匀灰ㄟ^(guò)借助現(xiàn)代化的信息技術(shù)和先進(jìn)的管理理念，來(lái)完善質(zhì)檢檔案管理中那些不合適的方法和手段。為了使產(chǎn)品質(zhì)檢檔案管理信息化更好地發(fā)展，我們要盡量爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的支持，使他們能夠充分認(rèn)識(shí)到產(chǎn)品質(zhì)檢檔案管理信息化的重大意義，進(jìn)而支持將產(chǎn)品質(zhì)檢檔案管理信息化納入質(zhì)檢工作整體信息化之中。當(dāng)然，不同單位的產(chǎn)品檔案管理信息化進(jìn)程可以是不一樣的，本著“滿足需要，充分利用”的原則，要具體問(wèn)題具體分析。例如，對(duì)于那些經(jīng)濟(jì)效益好，現(xiàn)代化管理水平高的單位，要鼓勵(lì)其全面開(kāi)展產(chǎn)品檔案信息化建設(shè)。而對(duì)于那些經(jīng)濟(jì)效益不好的單位，可以采用分步實(shí)施、逐步推進(jìn)的方式。

（三）提高產(chǎn)品質(zhì)檢檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

在經(jīng)濟(jì)時(shí)代，要想將產(chǎn)品質(zhì)檢檔案管理工作做好，就必須有一支有理想、有道德、有知識(shí)、有素質(zhì)的檔案管理人員隊(duì)伍。要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有產(chǎn)品質(zhì)檢檔案管理人員的繼續(xù)教育和相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，選擇責(zé)任心強(qiáng)的人員從事產(chǎn)品質(zhì)檢檔案管理工作。提高產(chǎn)品質(zhì)檢檔案工作人員的素質(zhì)，其中崗位培訓(xùn)是提高其素質(zhì)的主要途徑之一。培訓(xùn)的方式要因人、因地而異，不可一概而論，現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)是一個(gè)較為普遍和有效的方式，它可以將培訓(xùn)和實(shí)際操作結(jié)合起來(lái)，使受訓(xùn)人員更能較快的掌握。還可以通過(guò)加強(qiáng)業(yè)務(wù)研究，來(lái)積極探索新的產(chǎn)品質(zhì)檢檔案管理方法，以便適應(yīng)新形勢(shì)下產(chǎn)品質(zhì)檢檔案管理工作的需要。

（四）加強(qiáng)質(zhì)檢工作的管理

產(chǎn)品質(zhì)檢檔案管理工作連續(xù)性強(qiáng)，要認(rèn)真研究產(chǎn)品質(zhì)檢檔案管理工作中遇到的新情況、新問(wèn)題，完善產(chǎn)品質(zhì)檢檔案管理制度，加強(qiáng)產(chǎn)品質(zhì)檢檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，制定相關(guān)管理制度。在產(chǎn)品質(zhì)檢檔案管理人員工作發(fā)生變動(dòng)時(shí)，要嚴(yán)格執(zhí)行檔案交接程序，認(rèn)真清點(diǎn)、詳細(xì)登記，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決，以保證產(chǎn)品質(zhì)檢檔案管理工作的持續(xù)性開(kāi)展。

鑒于產(chǎn)品質(zhì)檢檔案的重要性，作為檔案工作者，我們要保護(hù)好、管理好產(chǎn)品質(zhì)檢檔案。要依法行使自己的職責(zé)，定期接收檔案，妥善保管好檔案，為產(chǎn)品質(zhì)檢檔案的利用創(chuàng)造條件，提供方便。同時(shí)更要與時(shí)俱進(jìn)、勇于改革、大膽創(chuàng)新，以飽滿的工作熱情、奮發(fā)向上的精神，為發(fā)揮產(chǎn)品質(zhì)檢檔案的作用多做貢獻(xiàn)。