談如何指導(dǎo)做好社保檔案工作

孫連鑫

（鶴崗市檔案局 黑龍江 鶴崗 154101）

隨著社會保險制度改革的深入，社會保險覆蓋范圍逐漸擴大，參保人數(shù)不斷上升，由此產(chǎn)生的大量檔案信息資料，是勞動者依法享受社會保險待遇的原始依據(jù)。鶴崗市社會保險事業(yè)管理局主管全市近10萬企業(yè)職工的養(yǎng)老保險工作，每年收繳養(yǎng)老保險費1.5億元，發(fā)放養(yǎng)老保險金1.4億元，每年新增參保職工6000人，新增退休人員3000人，由于養(yǎng)老保險的綜合性，工作的全面性、收繳情況的復(fù)雜性等，決定了社會保險檔案的規(guī)模大，種類多，內(nèi)容繁，全市社保檔案形成6大門類，總數(shù)達40余萬份。因此，用科學(xué)、規(guī)范的方法加強社會保險檔案管理勢在必行。檔案行政管理部門在檔案服務(wù)民生工作中不斷更新理念、創(chuàng)新思維、創(chuàng)造條件、加大對社保檔案的工作力度，有針對性地提供指導(dǎo)服務(wù)。

一、突出重點，強化社保檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)

一是鶴崗市檔案局主動與市社會保險事業(yè)管理局協(xié)調(diào)，多次召開座談會，研究社保檔案工作中出現(xiàn)的問題和面臨的形勢，提出具體的解決方案和辦法，并與市勞動和社會保障局聯(lián)合下發(fā)了《關(guān)于做好社保檔案工作的通知》，去年就這一文件的貫徹落實情況，聯(lián)合對市區(qū)進行了檢查。工作中，注意典型引路先后抓了鶴崗市社會保險事業(yè)管理局和鶴崗市地稅局這兩個典型，在全市樹立了典型，使新社保檔案人員學(xué)有榜樣，趕有目標(biāo)，在系統(tǒng)中營造了一種良好的工作局面。二是整章建制，形成規(guī)范的社保檔案管理制度。依據(jù)《檔案法》、《黑龍江省檔案管理條例》和有關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)要求，積極指導(dǎo)各社會保險經(jīng)辦單位建立健全本單位各種檔案的管理辦法，保管期限表以及檔案登記、借閱、保管、保密鑒定銷毀等各項管理制度，狠抓規(guī)章制度的落實，對于沒有照章辦事或者制度落實不力的單位進行批評甚至通報。幫助指導(dǎo)鶴崗市社保局制定了《文件材料整理及歸檔辦法》、《各類檔案分類方案》、《文件材料歸檔范圍及保管期限表》以及保管、借閱、利用、鑒定等10余項制度，進行了有效的指導(dǎo)和嚴格審核，形成了一整套監(jiān)督制約機制，指導(dǎo)社保局將社保檔案工作納入了各科室的崗位責(zé)任制和年度目標(biāo)考核，責(zé)任到人，有效地保障了社會保險檔案工作的正常開展。

二、加大對社保檔案管理的資金投入，同時提升管理人員的綜合素質(zhì)

大力宣傳社保檔案工作的重要性，積極引導(dǎo)社保系統(tǒng)加大資金投入，加強社保檔案的保管條件，取得了明顯成效。市社保局克服了辦公條件緊張，資金短缺等困難。想方設(shè)法為社保檔案工作開展提供了硬件基礎(chǔ)和必要保障，按著檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的有關(guān)要求。一是調(diào)整了檔案庫房，改變了過去庫房狹小，條件簡陋的狀況。二是為各檔案管理機構(gòu)配備了計算機、打印機、復(fù)印機、傳真機、掃描儀、空調(diào)機、除濕機等現(xiàn)代化設(shè)備。三是安裝了一套10組的密集架。四是加強培訓(xùn)，不斷提高社保檔案管理人員綜合素質(zhì)。抓基礎(chǔ)，要求凡有檔案管理的部門，都要配備一名專職檔案人員，確保檔案管理人員素質(zhì)，必須兼職人員不可兼職過多，應(yīng)以檔案管理為主，保證檔案管理的工作時間。抓培訓(xùn)，通過舉辦各種不同類型的檔案管理人員培訓(xùn)班，來不斷地更新觀念，更新知識提高業(yè)務(wù)水平，同時鼓勵檔案管理人員不斷地學(xué)習(xí)檔案管理工作的積極性和主動性。

三、指導(dǎo)社保局提高社保檔案現(xiàn)代化管理水平

一是調(diào)入兩名計算機專業(yè)人員充實到社保檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作當(dāng)中，利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)，對利用頻率很高的社保檔案優(yōu)先進行數(shù)字化加工和數(shù)據(jù)資源整合，建立社保檔案專題目錄和全文數(shù)據(jù)庫，為當(dāng)事人提供快捷方便服務(wù)。二是電子檔案的管理由局信息科負責(zé)，統(tǒng)一將收集到的大量基礎(chǔ)信息，錄入計算機形成電子檔案，由信息科授權(quán)，各業(yè)務(wù)科室使用，并建立新產(chǎn)電子檔案，這一作法，顯示出了電子檔案使用迅速快捷的特點，大幅度提高了工作效率。其次檔案錯誤的修改，由檔案管理委員會主要領(lǐng)導(dǎo)掌握，這樣作的目的是保證信息的準(zhǔn)確性，杜絕了不良檔案信息的產(chǎn)生。同時根據(jù)工作需要建立了一整套的工作流程，使電子檔案的建立健全、使用都在一條良性的軌道上發(fā)展。三是文字檔案的管理采取當(dāng)年文字檔案由各使用科室分類管理，方便了檔案使用，保證了文字檔案的完整。四是接收人事檔案由個體科分管，由專管人員按接收日期將并軌轉(zhuǎn)制人員檔案編號入柜，同時使用計算機建立檔案索引目錄，并將檔案索引信息，自動由計算機生成保管接收單據(jù)發(fā)給檔案所有人，這樣在保證檔案安全下，最大限度的縮短了檔案查詢時間，統(tǒng)籌安排，分類管理這一作法，目的是電子檔案保證最快速的使用這些檔案的基礎(chǔ)信息，提高工作效率，文字檔案保證了信息的歷史性和連續(xù)性，接收檔案方便了使用者的查詢。