談談醫院醫療設備檔案管理

夏淑蓮

（齊齊哈爾市公安醫院 黑龍江 齊齊哈爾 161005）

醫院醫療設備檔案是醫院檔案的重要組成部分，屬于科技檔案管理范疇。隨著衛生事業的不斷發展和先進技術的不斷應用，醫療設備檔案管理與利用日益顯示出重要性。收集管理好這部分檔案，將會對醫院各職能科室的工作起到積極的作用，提高全員對檔案工作的重視和支持。現就醫療設備檔案如何集中統一管理，談幾點粗淺的認識。

一、對醫療設備檔案集中統一管理原則的認識

《機關檔案工作條例》（第三條）規定：“各機關在工作活動中形成的全部檔案均由本機關檔案部門集中統一管理”。同時又規定：“企業、事業單位的檔案工作應參照本條例執行，其中科學技術檔案工作應按《科學技術檔案工作條例》辦理”。這就是集中統一管理檔案的基本原則。醫療設備檔案的管理無疑要執行這個原則。但是，如何正確理解集中統一管理原則是有不同意見的。這些不同意見分岐源自不同的工作范圍，概括起來主要有兩種：一是醫療設備管理部門認為，醫療設備檔案資料放在自已手中使用方便，集中到檔案室管理使用起來不方便，不集中比集中管理好；二是檔案管理部門認為，醫療設備檔案是醫院的寶貴財富，應該實行集中管理，只有這樣，才有利于醫療設備檔案的完整與安全。因此在做法上，采取不分醫療設備在醫療工作中的作用大小，價值高低，強調高度集中管理。通過上述分析，不難看出，第一種意見是造成醫療設備檔案資料分散的主要原因，使得醫療檔案分散在醫院辦公室、器械管理科、設備使用科（室）三個部門中。這個不爭的事實，違背一個立檔單位全部檔案應“集中統一管理”的原則。

二、醫療設備檔案集中保管的目的，是為了更好地提供利用

搞好醫院檔案工作是為了更好地為醫療事業服務，而集中統一管理是前提。這是實踐證明了的真理。因為，在實踐中，我們不斷總結經驗，逐步完善管理制度，使集中統一管理意識得到很大提升，促進了醫療機構（或企業、事業單位）各種門類檔案的集中統一管理。但是，有些醫療設備使用年限長，較易產生故障，修理頻率較高；有些醫療設備購買時間短，使用者遠不熟悉操作要領。凡遇上這兩種情況，都需原始設備檔案作為依據。面對集中與分散的各自需求，筆者認為，我們要對那些利用率高，使用時間長的設備檔案進行復制，將復制件留存使用科（室）保管，這樣對原件起到很好的保護作用；有些醫療設備由于生產年代早，設計又較新一代產品落后，但購進新的設備又需花費大量經費，為了保證工作的順利開展，需要對一些舊設備進行改進。對此項工作，要求工作人員對改進部分做詳細的記錄，在工作完成后，將改進記錄及時交醫院綜合檔案室保存。

三、保證醫療設備檔案集中統一管理的有效措施

如何保管好醫院的醫療設備檔案，使之不受到損毀，是檔案工作的重要任務。本著為醫療工作服務，對國家財富負責的原則，可采取以下措施：

1.加強宣傳，提高群體檔案意識。這是做好檔案工作的基礎。特別要對醫院中層領導進行檔案法規教育，并將宣傳教育內容傳達給所在科室的醫務工作人員，并堅持宣傳教育工作常抓不懈。要對現有的醫療設備進行清查，將保存在科室及個人手中的設備資料限期交醫院綜合檔案室保管。對已遺失的設備資料要設法補齊，一并移交。

2.“三方”堪驗，保證設備檔案資料的齊全完整。凡新購進的醫療儀器設備，要求有器械管理科、使用科（室）和檔案室人員同時在場的情況下方可開箱，堪驗儀器設備資料的齊全完整，并將此形成制度，堅持下去。這樣，醫院的設備檔案定能完整地集中到醫院綜合檔案室。

3.對技改設備的檔案資料，要及時收集進室。這項工作做得好壞，對設備檔案的齊全完整至關重要，不可忽略。

通過采取以上措施，醫療設備檔案必能得到集中統一管理，并能充分發揮出設備檔案的應用作用。在工作中，只要不斷改進工作方法，切實為利用者提供方便，就能對檔案工作的順利發展起到促進作用。