巧用統(tǒng)計(jì)指標(biāo)與方法提高財(cái)務(wù)管理效率

常文麗

（嘉興市嘉房房地產(chǎn)有限公司，浙江 嘉興 314033）

用巧用好統(tǒng)計(jì)指標(biāo)，對(duì)提高財(cái)務(wù)管理效率水平有極大幫助。基于多年的財(cái)務(wù)工作經(jīng)驗(yàn)，筆者在工作中找出許多解決問(wèn)題的捷徑或技巧，能在工作中達(dá)到高效、省時(shí)的效果，并給管理者提出了許多有實(shí)用價(jià)值的建議。

一、巧設(shè)表格和公式，計(jì)算快捷又便利

現(xiàn)以某公司2012年1月1日到2012年6月30日之間的利息計(jì)算為例，講講利息計(jì)算的技巧。該公司1月1日借款累計(jì)2000萬(wàn)，借款利率年息15%，1月12日還款300萬(wàn)，1月19日借款200萬(wàn)，3月20日還款900萬(wàn)，要求計(jì)算該公司2012年1月1日到2012年6月30日的利息。

第1次所做表1：

表1 某公司2012年1月1日到6月30日利息

從表1計(jì)算過(guò)程看出計(jì)算較繁瑣，而且都是手工計(jì)算，容易計(jì)算錯(cuò)誤或出現(xiàn)書(shū)寫(xiě)錯(cuò)誤。

第2次所做表2：

表2 某公司2012年1月1日到6月30日利息

表2先計(jì)算出了萬(wàn)元每天利息，但仍舊是手工計(jì)算，雖比表1要省力一些，但還不是最優(yōu)的方法。

第3次做的表3：

表3 某公司2012年1月1日到6月30日利息

此表格先在上面列表格用公式計(jì)算萬(wàn)元單位利息，公式等于=“B3×C3/360”，數(shù)值=10000×15%/360（保留6位小數(shù)點(diǎn)），然后下表的萬(wàn)元單位利息數(shù)值=“D3”，這樣表格設(shè)置清晰，把“萬(wàn)元單位利息”單獨(dú)設(shè)為一列，并且每個(gè)項(xiàng)目的單位統(tǒng)一寫(xiě)在表頭上，這樣每個(gè)時(shí)段利息都能在Excel表里設(shè)公式自動(dòng)計(jì)算（利息=金額×天數(shù)×萬(wàn)元單位利息），最后的合計(jì)數(shù)也是自動(dòng)求和計(jì)算，并且利息欄數(shù)字還能設(shè)置為“保留2位小數(shù)，使用千位分隔符”，使數(shù)字排列更整齊。這樣設(shè)置表格簡(jiǎn)單明了，而且計(jì)算利息都是自動(dòng)計(jì)算，任何時(shí)段利息只要輸入金額、天數(shù)、萬(wàn)元單位利息，都可用公式快速計(jì)算出結(jié)果。如此一來(lái)，既省時(shí)又省力，把“萬(wàn)元單位利息”單獨(dú)設(shè)為一列是關(guān)鍵，也是整個(gè)表的亮點(diǎn)，它能形成牽一發(fā)而動(dòng)全局的功能。因此，在做統(tǒng)計(jì)分析計(jì)算時(shí)，篩選合適的指標(biāo)能起到事半功倍的作用。在企業(yè)管理中，表格應(yīng)盡量化繁為簡(jiǎn)，讓管理者看的清楚又節(jié)約工作人員時(shí)間，何樂(lè)而不為呢。計(jì)算結(jié)果相差1040833.42-1040833.34=8分錢(qián)，對(duì)于104萬(wàn)的利息可忽略不計(jì)。

二、巧排科目編碼，賬目清晰明了

會(huì)計(jì)科目“預(yù)收賬款”末級(jí)科目一般按“房源+顧客”設(shè)置，末級(jí)是按照顧客購(gòu)買(mǎi)的先后順序排列還是按照房源順序排列呢？對(duì)比一下就能看出優(yōu)缺點(diǎn)。

如某小區(qū)13幢2009年1月預(yù)收賬款明細(xì)如下：

?

以前電腦記賬初期，就會(huì)自然而然根據(jù)顧客購(gòu)買(mǎi)的先后順序設(shè)置科目記賬，明細(xì)賬如下：

某小區(qū)13幢2009年1月份預(yù)收賬款多欄式明細(xì)賬（部分）

?

表格沒(méi)有明確的排序，看起來(lái)較為凌亂，不容易直接看出所需信息?？衫秘?cái)務(wù)軟件和科目設(shè)置技巧，按房源的順序排列，為管理需要提供方便。如：

某小區(qū)13幢2009年1月份預(yù)收賬款多欄式明細(xì)賬（部分）

?

對(duì)比一下可看出：第一個(gè)賬頁(yè)是按照顧客買(mǎi)房的順序排列的，第二個(gè)賬頁(yè)是按照房源的順序排列的，第二種設(shè)置可迅速直觀地看出哪套房子賣(mài)了，哪套房子未賣(mài)，平時(shí)輸入憑證時(shí)也方便查找，節(jié)約了大量時(shí)間。特別是對(duì)一幢房子套數(shù)偏多的情況，如一套有6個(gè)單元共72套房子這樣的房源使用起來(lái)更是方便實(shí)用，對(duì)銷售后期清理房源工作也能詳盡地提供基礎(chǔ)資料。

具體技巧是在設(shè)置預(yù)收賬款科目時(shí)，以室號(hào)的數(shù)字為編碼的最后2位，例如：“預(yù)收賬款-某小區(qū)-二期-13幢-101張三”科目編為20403021311。204對(duì)應(yīng)預(yù)收賬款，03對(duì)應(yīng)某小區(qū)，02對(duì)應(yīng)二期，13對(duì)應(yīng)13幢，11對(duì)應(yīng)101室。406室就編為20403021346，503室就編為20403021353。這樣輸入科目編碼,計(jì)算機(jī)就會(huì)自動(dòng)按房源順序排序了。即使13幢101是13幢里最后售出的一套房子，輸入編碼后也會(huì)排到13幢的第一個(gè)位置。這個(gè)技巧是科目設(shè)置時(shí)從科目編碼入手，巧用編碼后2位，使科目排列按房源順序進(jìn)行，明細(xì)賬也更清晰，找尋起來(lái)更方便。科目表前后對(duì)比如下：

初期科目表

采取技巧后科目表

三、巧用ABC分類，財(cái)務(wù)管理出成效

某公司目前有許多商店及辦公房向外出租，一般半年收取一次房租。剛開(kāi)始時(shí)不管金額大小，按時(shí)間順序列個(gè)表到收房租時(shí)間后電話催繳，結(jié)果發(fā)現(xiàn)“胡子眉毛一把抓”管理難度大而且效果不理想。最后經(jīng)過(guò)摸索，采取統(tǒng)計(jì)學(xué)上的ABC統(tǒng)籌管理方法，按每月房租金額大小對(duì)承租戶進(jìn)行分類管理，然后采取不同方法收繳房租，取得了良好的效果。

實(shí)際做法是先熟悉以前半年時(shí)間所有單位的房租收繳情況，然后按每月房租金額大小對(duì)他們分類，具體是房租在5000元/月以下劃分為C類，5000-10000元/月劃分為B類，10000元/月以上劃分為A類，然后對(duì)ABC三類單位采取不同的管理辦法。

A類房租金額大而客戶較少，所以要重點(diǎn)管理，時(shí)間到期前30天電話通知，到期前10天再催繳一次。一般要求他們付款方式采用網(wǎng)上轉(zhuǎn)賬或支票。平時(shí)物業(yè)管理也要跟上，客戶發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)給他們解決，要讓客戶感到公司很重視他們。因?yàn)榭蛻魯?shù)量偏少，所以催繳并不需花費(fèi)很多時(shí)間，但收繳金額會(huì)很大。

B類房租金額、客戶數(shù)量相對(duì)A、C都是適中的，到期前20天開(kāi)始電話通知，到期前5天再催繳一次，因?yàn)檫@類客戶生意相對(duì)穩(wěn)定，所以收繳比較省力。付款方式采用支票或現(xiàn)金。

C類金額小而客戶較多，到期前10天催繳，同時(shí)前面客戶來(lái)公司交房租時(shí)也請(qǐng)其轉(zhuǎn)告左鄰右舍，這樣收繳率會(huì)提高，對(duì)個(gè)別到期還沒(méi)交的客戶可以采取上門(mén)催收的方式，一般他們礙于情面都會(huì)交的。C類客戶多所以用時(shí)最多，C類客戶生意一般不太穩(wěn)定，經(jīng)常遇到轉(zhuǎn)讓商店，所以收繳比較費(fèi)力，一般采用現(xiàn)金收取。

一般到月底及時(shí)把本月收繳情況進(jìn)行匯總，算出總的收繳金額和收繳率，同時(shí)算出A、B、C每類的收繳金額和收繳率。如果還發(fā)現(xiàn)有部分客戶未及時(shí)上交，再派人催收。

每個(gè)人在工作中只要肯鉆研，肯分析，肯動(dòng)腦都能有收獲，都能產(chǎn)生高的效率，體現(xiàn)自身價(jià)值，也能為單位作出更大貢獻(xiàn)。