運用精益管理優化中藥房信息系統并實現快速調劑

孫 納，樓步青，林 華（廣東省中醫院藥學部，廣州 510120）

醫院信息管理系統的應用已成為醫院現代化管理的重要標志，而中藥電子處方是中醫院信息化管理中的重要內容。如何利用中藥房信息系統不斷改良中藥電子處方，改進調劑流程，充分發揮中藥信息管理系統的作用是一個值得關注的問題。我院信息化管理將美國通用電氣公司（GE）的5s管理（整理、整頓、清掃、清潔、素養）——精益管理（Lean management）[1]方法應用于中藥房信息化管理，取得了良好成效。

1 中藥房信息系統的工作流程和創新

中藥房信息系統的工作流程和創新見圖1。

由圖1可知，藥品清單的打印為患者提供了藥品準確的名稱、數量、服用方法，以及每種中藥的單價、中藥的總價，使患者對自己服用的中藥有比較清楚的了解，遇到疑問可以及時與醫師聯系或是向藥師咨詢，從而達到“讓患者服明白藥”的目的。可見，中藥藥品管理信息化推動了藥學服務的人性化。

從患者掛號到取得中藥，整個流程的各個環節信息通過網絡傳遞，暢通無阻，以最小的延遲時間達到了最高的工作效率，符合精益管理中信息快速流動的原則。

圖1 中藥房信息系統的工作流程和創新Fig 1 Work flow and innovation of the information system in TCM dispensary

2 中藥管理信息化規范了中藥房管理

中藥房信息化規范了中藥品名，杜絕了醫師和藥師一藥多名、一名多藥的開方和認方的習慣，防止了手寫中藥處方的差錯，經過對中藥名稱的整理，方便中藥房信息系統的精益化；對中藥超量實現了在線監控；對中藥飲片的庫存實現了實時提示，方便醫師開方、藥師查倉、患者取藥；中藥倉庫采購和盤點的精益管理，提高了盤點實物和計算機理論數的準確性，體現了精益管理的拉動原則。

原有狀況和現有狀況對比見表1。

3 使用小包裝調劑中藥是改變中藥房調劑服務模式的探索

中藥飲片小包裝是指將加工炮制合格的中藥飲片，根據臨床常用劑量，用一定的包裝材料封裝，由藥師直接調配、無需稱量的一種新型中藥飲片包裝方式。

3.1 優點

它改變了傳統的中藥調劑方式，具有明顯優勢：（1）一定條件下提高了配方效率。據魏氏調查，使用小包裝飲片后，配方效率可提高1倍[2]。（2）使配方劑量精確化。與傳統的中藥減重法稱量相比，分劑量更加準確。（3）便于復核人員復核，不僅可以復核品種，也可以像西藥一樣復核劑量。（4）飲片均為密封包裝，不但可以防鼠、防蟲、防潮，同時不易氧化變質，易于貯存、保管和運輸，保證中藥飲片質量[3]。（5）中藥小包裝飲片可避免中藥飲片的二次污染，保證質量和衛生[3]。（6）最大程度地保障患者的知情權。中藥有了小包裝，患者可以根據手上的清單明細，自己校對藥名、規格、每貼藥中有幾味、每味的劑量是多少。而且飲片小包裝上都標有藥名和規格，增加了用藥透明度，使醫師用上放心藥，讓患者服上放心藥[4]。

表1 原有狀況和現有狀況對比Tab 1 Comparative table of the original condition and the current condition

3.2 面臨著新的問題

使用中藥小包裝后，中藥的柜桶比以前增加了數倍，排位更加難以尋找，在一定程度上限制了中藥的調劑速度。每個醫師錄入處方的先后不同，使中藥處方排列雜亂無章，要求中藥調劑人員對位置非常熟悉。

3.3 運用精益管理方法對門診中藥房進行必要的整理和整頓[5]

（1）按照使用頻率、中藥藥理、專科處方、中藥配伍特點對中藥柜桶進行了大規模的調整。每排藥柜進行數碼編號，每列藥柜進行字母編號，并貼在相應的位置[6]。

（2）對中藥編碼進行了維護，使處方上每味中藥都有自己的位置編碼，具體到柜號和列數，方便快速查找。

（3）中藥處方上的藥名排列順序按照相鄰的原則，以最短的行走路線排列，使調劑人員花費時間最少。

（4）每味中藥都有自己的序號，處方的味數一目了然，方便調劑人員核對。

（5）對中藥顆粒藥房也進行了同樣的改革，使中藥的顆粒調劑同樣高效、準確。當患者繳費成功的同時，中藥房電腦終端打印出來的配藥單，就自動按照最佳路線進行排序。不管是生手還是熟手，都可以根據處方上的編碼排序實現最優化的行走路線，立即可以對處方上的中藥進行準確定位，而不需要再進行詢問。哪怕是第一天來的中藥師也可以馬上拿著處方進行調劑，省去了熟悉的過程，并且實現了快速的復核。新舊中藥處方對照見圖2。

圖2 新舊中藥處方對照A.舊處方；B.新處方Fig2 Comparison of new and old TCM prescriptionA.oldTMC prescription；B.newTCM prescription

新處方按照柜號進行打印重排，使配方更加準確快捷，如拿了1柜C列的藥會把這個列位的拿完，而不會再走重復的路線；拿完這列移動一步到隔壁D列拿下一味中藥；都在1號柜拿完所需的藥再拿2號藥柜的藥，大大節約了中藥師配方走動的時間，同時提高了配方的準確性。而任何一個新到中藥房工作的員工都會根據處方獨立完成配方，不會影響到其他藥師配方，實現了精益管理的資源整合最優化原則。另外，中藥的味數一目了然，方便復核人員核對。

4 代煎藥的電子預約系統的應用及創新

伴隨著醫院業務量的大幅增長，患者的代煎藥需求量日益增大。我們改變了以往手寫的工作模式，采用了預約代煎中藥電子系統，實現了預約煎藥的自動化彩色雙層打印，患者憑黃色煎藥證來領取代煎藥，而工作人員憑粉色煎藥證煎藥。

每次患者來取藥時，藥房人員要在一堆代煎藥面前根據患者姓名查找所需代煎藥，時間花費較長，效率較低；而根據患者姓名查找、發放代煎藥存在重名或者姓名同音、近似發音等風險，服錯藥的后果是無法挽回的。我們在原有的電子預約系統嵌入了代煎藥快速分揀領取系統，在原來代煎藥證的基礎上進行改良，措施如下：

（1）患者姓名字體放大，每個代煎藥證標明科別，以科別為單位進行編號，編號按照患者預約先后順序進行排序。

（2）編號具有連續性；每天24點以后自動從1開始重新編號。

（3）煎好的代煎藥按照科別放置，在科內則按照編號有序擺放；在放置代煎藥的架上，貼上編號固定排位，使每一個代煎藥對號入座，相同編號的擺放在同一列。

（4）預約人員、配藥人員在代煎藥記錄本上記錄備案。煎藥人員在煎藥證上寫上自己的工作編號，并在煎藥記錄表上登記。發放代煎藥時藥師簽名確認。

其中（1）、（2）項由信息科配合完成，（3）、（4）項由中藥房和煎藥室工作人員完成。

采用科別分類與編號同時運用進行代煎藥有序擺放，這樣方便了中藥師快速找到患者的代煎藥，編號、科別、姓名三重保證可以規避領錯代煎藥的風險。預約、調劑、煎藥、發放4個環節都有記錄，責任到人，每個工作環節都可以追溯，如果發生差錯，便于查找。新舊代煎藥證對照見圖3。

圖3 新舊代煎藥證對照A.舊證；B.新證Fig 3 Comparison of new and old decoction proofA.old decoction proof；B.new decoction proof

5 小結

中藥房信息系統各個工作流程的改進讓患者的等候時間降到了更低，為進一步精益化奠定了良好的基礎。筆者根據精益理論對處方進行了改革，將精益管理方法運用到中藥房信息系統，實現了比傳統中藥房更加快捷和準確的調劑。而門診代煎系統也利用了精益理論，實現了中藥快速準確地分揀。故此方法值得在各個信息化程度較高的醫院推廣。

[1]詹姆斯·P·沃麥克.精益思想[M].第2版.北京：商務印書館，2005：10.

[2]樓步青，林 華.中藥飲片小包裝的質量控制[J].時珍國醫國藥，2008，19（12）：3 071.

[3]何玉華.中藥飲片小包裝與中藥調配[J].中國醫院藥學雜志，2007，27（4）：549.

[4]黃學紅.中藥飲片小包裝配方的探討[J].中國現代應用藥學，2006，23（7）：625.

[5]劉建東，徐 浩，周國運，等.小包裝中藥飲片的庫房定位管理[J].中國醫院藥學雜志，2009，29（5）：769.

[6]徐江紅，姜 峻，李先飛.我院中藥飲片全程信息化管理的應用與體會[J].中國藥房，2010，21（27）：2 584.