商務英語還盤函的體裁分析

武漢科技大學外國語學院 黃朝恒 黃靈

隨著中國加入WTO，中國與世界各國的貿易活動日益頻繁，商務英語在商務交際活動中起著非常重要的作用，而商務英語的信函寫作歷來是外貿業務人員必備的專業技能之一，如何在短時間內提高其商務英語信函的寫作能力更是成為當務之急。作為一種獨特的文體形式，商務英語課程的教學也引起了高校的高度重視，國內很多學者對此做過不少的相關研究，主要涉及商務英語的寫作原則、寫作技巧和教學方法等。本文將重點探討商務英語信函中還盤函的體裁結構圖示及語篇特征。

1 理論背景

進幾年來，關于體裁和體裁分析的研究主要可以分為以下兩個學派：Swalesian School和Australian School(Kay, H. &T. Dudley Evans, 1998)，前者以Swales和Bhatia為代表，后者以Martin和Ventola為代表。

Swales(1990)把體裁視為交際事件的一種分類，這里的交際事件包含多種因素，如語篇本身、參與言語交際活動的人、語篇的功能、產生和接受語篇的環境(包括歷史和文化背景)等。Martin(1993)通過系統功能語言學研究體裁，認為體裁是“一種有步驟的、以交際目的為導向的社會交往過程”。Ventola(1995)也認為體裁是一種具有可辨認步驟的交際過程，具有常規性。雖然兩種學派的表述不盡相同，但對體裁的界定在本質上是一致的。兩者都認為交際的目的決定著體裁的存在，并使某類語篇大體上具有相同的圖式結構，而這種圖示結構會影響語篇的內容和語言風格的選擇(Kay，H.& T. Dudley Evans，1998)。兩者都強調體裁的常規性和制約性，均認為體裁是需要語言使用者共同遵守的、程式的社會交往工具，具有重復性和習慣性，其基本原則是不能隨便更改的(王水蓮，2001)。

體裁分析是語篇分析的一個分支，涉及到文本分析和語篇分析，是多學科交叉研究的產物，其根本宗旨是語篇的交際目的和語言使用策略(李瑞芳，2004)。Richard(2000)認為體裁分析的根本宗旨是研究交際目的，不同的體裁是為達到不同的交際目的服務的。秦秀白(1997)則認為，在分析話語或語篇時，如果只重視語篇的銜接手段和句子之間的關系而忽視語篇的宏觀結構分析和語篇體裁的社會功能及交際目的，那么就很難做到有效而得體地用英語進行交際。在具體的體裁分析中，一般使用Swales的“層次動向法(move approach)”，即根據作者或說話人的交際目的，按照意義與功能劃分語篇層次，進而研究語言的表達形式。本文將采用該方法對還盤函進行體裁分析。

2 還盤函的體裁分析

2.1 語料來源

本文的研究語料分別摘錄于滕美榮和許楠編著的《外貿英語函電》，冼燕華主編的《國際商務英語函電》以及黃水乞主編的《外貿英文信函范例與常用精句》。三本書的出版時間均在2005～2006年。為了保證對比研究的效度和信度，在語料搜集的過程中，所選的信函均為還盤函，共30篇。

2.2 分析方法

語步(move)是與作者交際目的緊密相連的語義單位，也是圖示結構的基本分析單元，每一個語步又包括不同的步驟(step)。本文以Swales的“語步—步驟”模式為參考，通過研究還盤函的社會功能和交際目的，分析還盤函的宏觀語篇結構和微觀語篇特征。

2.3 還盤函的體裁結構分析

2.3.1 宏觀語篇結構分析

根據Swales的體裁分析理論，還盤函主要分為8個語步：問候——對賣方的報盤致謝——對未能接受報盤致歉——說明未能接受的原因——建議賣方重新報盤—暗示今后還有合作機會——期待回復——禮貌結束。筆者將各語步在所有語料中所占的比率統計如下：

表1 還盤函語步結構統計表

通過分析發現，這八個語步在還盤函中均有出現，其中語步1“問候”和語步8 “禮貌結束”在還盤函中出現的頻率為100%，說明這兩個語步在還盤函中為必備語步，而其他6個語步均為選擇性語步。選擇性語步中，語步2 “對賣方的報盤致謝”和語步4 “說明未能接受的原因”比其它語步出現的頻率高，這說明即使買方不同意賣方的報盤，在還盤函中買方依然需要遵循禮貌原則，需以禮相待，并告知賣方不能接受其報盤的原因。因為賣買雙方互發報盤函及還盤函的主要交際目的是為了達成交易，只有雙方態度誠懇，互尊互重才有助于雙方意愿達成一致。語步3 “對未能接受報盤致歉”和語步5 “建議賣方重新報盤”出現的頻率居中；語步6 “暗示今后還有合作機會”和語步7 “期待回復”出現的頻率最低，這可能與賣方的報盤不是很符合市場行情有關，導致買方沒有繼續和賣方合作的意愿，同時也說明這些語步受個人主觀影響較大，并不是還盤函中所必須的部分。

此外，筆者還發現除了語步1、語步7和語步8有著相對嚴格的、固定的順序外，其他語步的順序并不是一成不變的。如在“We like the quality of your goods and also the way in which you have handled our enquiry and would welcome the opportunity to do business with you. May we suggest that you could perhaps make some allowance on your quoted prices that…”中，語步5和語步6的順序顛倒，買方先表達想和賣方達成協議，然后再要求賣方考慮適當調整價格，這樣的順序也無不妥，買方可根據個人情況調整語步順序。

2.3.2 微觀語篇特征分析

還盤函的主要目的是為了讓賣方接受買方的修改要求，促成交易的達成。因此，語步2“對賣方的報盤致謝”至語步4 “說明未能接受的原因”是不可或缺的幾個環節，其中，語步4又顯得尤其重要。筆者將搜集的語料重新整理，總結出語步4又包含以下步驟：賣方產品令人滿意—價格太高，無法接受—比其他供應商貴—利潤極小。

表2 語步4“說明未能接受的原因”步驟統計表

從表2可以看出，步驟1和步驟2在語步4中出現的頻率高達100%，可見，買方在“說明未能接受的原因”時需要先肯定賣方產品符合買方要求，堅定賣方對買方想要購買產品的信念，然后再討論價格。步驟3出現的頻率居中；步驟4出現的頻率最低，可見，買方在列舉未能接受的具體原因時，主要是將賣方價格和其他供應商做比較，而很少直接告知賣方是因為利潤較小的原因導致買方不能接受報盤中的價格。

除語步4之外，其它七個語步包含的步驟均較少，幾乎只需通過一個步驟就可以完成這些語步，這充分印證了商務信函遵循簡潔原則的特點。

2.3.3 分析結果

通過對基于體裁分析理論的還盤函的分析，筆者發現：

(1)還盤函主要由8個語步組成：問候——對賣方的報盤致謝——對未能接受報盤致歉——說明未能接受的原因——建議賣方重新報盤——暗示今后還有合作機會——期待回復——禮貌結束。其中，語步1 “問候”和語步8 “禮貌結束”出現的頻率均高達100%，是書寫還盤函時必須遵循的；位居其次的是語步2 “對賣方的報盤致謝”和語步4“說明未能接受的原因”，這說明商務交際活動中非常重視買賣雙方的友好態度和禮貌原則。語步4 “說明未能接受的原因”由4個步驟組成，其他語步均可由一個步驟完成。由此可見，雖然商務信函講究簡潔，但是對于還盤函，買方還是需要對還盤列出具體、充分的理由以說服賣方修改報盤。

(2)還盤函中的語步5，常通過列表的形式直觀地告知賣方能接受的價格、產品的包裝方式及支付方式，而不是采用冗長的文字敘述的方法。這樣的方式可以方便賣方更迅速、快捷地獲取目標信息，使雙方更高效地進行商務交際活動。

3 結語

通過研究商務英語信函中還盤函體裁的社會功能和交際目的，本文揭示了還盤函的宏觀語篇結構和微觀語篇特征，有助于外貿英語信函寫作者更深入地了解還盤函體裁，并靈活地運用于外貿英語信函寫作實踐；同時，為人們在商務交際活動中能更有效地利用這一媒介，促進經濟發展和貿易合作提供有益的參考。

[1]Kay,H.& T.Dudley- Evans.Genre:what teachers thinks[J]. ELT Journal,1998(4).

[2]Martin,J.R.A Contextual theory of language.In The Powers of Literacy—A Genre Approach to Teaching Writing[M]Pittsburgh:University of Pittsburgh Press,1993.

[3]Richards,et al.Longman Dictionary of Language Teaching & Applied Linguistics [M].Beijing:Foreign Language Teaching and Research Press,2000.

[4]Swales,John M.Genre Analysis- English in Academic and Research Settings [M].Cambridge:Cambridge University Press,1990.

[5]Ventola Eija.Generic and Rigister Qualities of Texts and Their Realization [A].Ablex Publishing Corporation,1995.

[6]黃水乞.外貿英文信函范例與常用精句[M].廣州:廣東經濟出版社,2006.