會展企業信息化管理的探索與實踐①

重慶城市管理職業學院 肖溫雅

企業的生產經營管理方式正隨著計算機應用(網絡)技術的發展而朝著信息化、智能化、網絡化方向發展，一場以互聯網為標志的信息技術革命正在改變著人類的生產、生活，人類正步入信息經濟時代。

會展業作為一種新興的“無煙產業”，正引起世界各國的廣泛重視。會展企業如雨后春筍般紛紛冒出，助推了會展產業的發展。然而，會展業在蓬勃興起之時，也越來越暴露出在發展過程中存在的諸多滯后問題，其中會展企業的信息化管理問題便是其中之一。

1 會展企業信息化管理的現狀

會展企業特指承辦或主辦會議、展覽或節事活動的公司，不包括有會展業務的廣告公司、文化傳媒公司等。會展企業員工數量一般都在10-50人之間，屬于小型或微型企業。在企業的信息化管理中，存在以下問題：

1.1 企業管理者認識不到位

會展是一個新興行業，在有些中西部城市，會展業的發展才短短十幾年。會展人在對企業的管理上仍然處于摸索階段，他們對新興媒體網絡的強大功能認識還不夠，對建設和維護網站、購買昂貴的呼叫中心軟件和辦公自動化系統軟件等難以接受。

1.2 資金不夠

會展企業大多屬于小型或微型民營企業，資金有限，在信息化管理方面投入非常少，無法做到“先信息化，再做業務”的要求。

1.3 缺乏專業人才

信息化管理方面的專業人才極度缺乏。企業人員對信息化管理技術的應用能力、維護能力、開發能力、實施能力等都普遍較弱。已建設的網站由于缺乏專人維護而功能單一、信息陳舊，用戶點擊量極少，網站成了毫無作用的花架子。

1.4 管理軟件難以滿足企業需求

會展企業人員規模不大，工作流程不好固化，崗位職責較難各就各位，這勢必造成管理軟件所設計的流程很難按照完整的步驟走下來，管理軟件難以滿足自己的多變。

2 會展企業信息化管理的必要性

企業信息化是利用計算機信息技術加強企業管理的一種手段，在一定程度上利用計算機技術、計算機網絡技術、計算機軟件技術、和數據庫技術集成化，綜合利用幫助企業管理生產經營活動中的所有信息，實現企業內外部的有效利用，用以提高企業經濟效益和市場競爭力、提高管理水平、開發能力、經營水平的過程---我們稱之為企業信息化， 企業信息化是一個過程，信息化水平是一個標準。

會展企業具有運用信息化管理的特性：

2.1 會展企業的宣傳途徑依賴網絡

會展企業網站和展會網站是宣傳營銷的最佳平臺。對于一個小型或微型的民營企業而言，很難承擔電視廣告和傳統印刷媒體廣告的巨大的費用開支，因此，低價方便快捷的網絡平臺是最佳宣傳方法。

2.2 會展企業的招展招商工作離不開信息化管理

招展，即邀請企業參加展會，招商，即邀請觀眾尤其是專業觀眾到展會現場來參觀，這兩項工作是會展企業最重要的工作。舉辦展會的主要目的是為參展企業和采購商(觀眾)搭建一個貿易洽談、交易交往的平臺。參展企業和采購商來自全國甚至全球各地，電話招展招商是當今會展企業首選方式。客戶數據庫的創建、智能呼叫系統成為電話營銷信息化管理的必要條件。

2.3 提高辦公效率需要信息化管理

節約紙張、節省時間、減少差錯等是辦公室工作的追求。相關資料的發送可以任意指定收信人，直接傳送給所需人，無需任何中間環節，無需打印出發給相關人員，縮短辦理時間，節省辦公開支，減少差錯率，提高整體辦公室工作效率。

3 會展企業信息化管理實施策略

企業信息化不是模擬現有管理方式，而是對現有管理模式進行結合和變革。會展企業信息化管理可根據企業自身需求，實行通用化的產品設計，充分體現企業規范管理、提高辦公效率的核心思想，為用戶提供一整套標準的辦公自動化解決方案，以幫助企業迅速建立便捷、規范的辦公環境，迅速提升企業的管理和信息化應用水平，并降低投資成本。重慶市會展企業信息化管理可從建設企業網站、智能營銷管理平臺、辦公自動化系統三個方面入手。

3.1 辦好會展企業網站和展會網站

對于辦展機構而言，網站是聯系會展主辦者和廣大參展者的橋梁和紐帶。

3.1.1 網站建設的內容及功能(見表1)

3.1.2 網站的應用價值

會展企業網站和展會網站的應用價值主要體現在兩個方面：

(1)為展會組織者服務 。高效、充實、開放的信息平臺不僅有助于提高展覽公司、展會的知名度、促進營銷，還將為參加展會的企業創造新的價值。依托網絡信息技術發展起來的展會，由于其招展的便捷、高效、互動、覆蓋面廣、能夠為參加展會的企業創造新的價值，因而有可能迅速做強做大，使會展業進入良性循環的軌道。

展會前：建設展會的互聯網商務平臺，發布展會信息，有效利用網絡優勢進行展會推廣、展會招商、展位預定、服務合作、服務預定、參展商信息發布、網上觀眾預定、網上調研等，建立包含多功能的大型數據庫，采用三層結構的應用管理，展會后臺簡單的操作頁面進行管理維護。

展會中：展會現場新聞報道、信息發布，展會現場圖片直播、攝像直播，展會現場觀眾登記統計分析、觀眾條碼識別胸卡制作、觀眾信息識別管理，參展商、觀眾統計信息發布。

展會后：對數據庫展會信息資源整理、展會信息資源數據庫提交、展會信息資源詳細統計分析、展會成效成本統計分析、網上展會系統管理。

電子名片制作：會展組織者為參展商和參觀者特制電子參展證，通常用磁卡或帶條形碼的材料制作。在簽發該證前，會展組織者要求參展商或參觀者輸入個人資料，包括公司名稱、聯絡辦法、本人職銜、公司性質和業務范圍等，然后把這些資料存入卡中。有了電子名片，展覽會甚至不用花人力來看守大門，可以像地下鐵路入口那樣實行電子化管理，從而準確記錄入場人數。

表1 會展網站的功能設計一覽表

(2)為參展企業服務 。具體應用范圍包括下面幾種。

網上報名：可以讓出席者直接在網上填寫申請表，在網上瀏覽會議詳情，自動統計出席者人數，自動監控財務交易。運用網上報名數據庫的一個最大的優點是能將所有報名資料都匯總在一起，使會展組織者擁有一個不斷更新而準確的報告。

住宿安排：展會組織者還應該引導展會參加者在網上預定旅店，可以把免費團體住宿安排應用軟件、網上預定工具和報名數據庫結合起來使用，把所有住宿安排信息都儲存在一個在線數據庫中，及時監控住宿安排情況，并可以提前幾個月或幾個星期根據定房情況的變化及時調整住房安排結構。

旅行：讓會展參加者在網上做旅行安排、網上預定機票，或是與網上報名和網上預定房間系統相結合。最新的選址和RFP工具添加了為參加小型會議而及時預定房間和會議地點的相關內容。

電子名片使用：參展商可以自由選擇租用組委會提供的電子名片讀取設備，將設備連接到自己的電腦上就可以開始使用。買家需要把名片給參展商時，只需要把存有自己資料的入場證在讀取設備上劃過，所有資料就會在眨眼間被傳輸到參展商的電腦里。參展商還可以把雙方談話的要點記錄在相應備注欄里，做到十分有條理地管理買家資料。

網上會議服務范圍：給任何地點、任何人作講演；在線軟件、產品演示說明；可以讓會議中任何人觀看、編輯發言人的各種電子文檔；向所有與會者播放發言人計算機里的多種媒體文件；發言人帶領其他與會者共同瀏覽網頁；發言人計算機里的任何應用程序可共享，對方可以進行各種操作；使用桌面控制功能進行遠程技術支持；視頻功能使會議更人性化；VOIP語音功能可以節約大量的電話費用；以上所有功能都是實時、交互的，會議中的任何人都可以同樣實現。

3.2 安裝智能營銷管理平臺

傳統的會展公司營銷管理靠的是手工作業，這種方式存在很多弊端，如營銷成本高，效率低；數據積累不到位；客戶資料混亂、重復、易丟失；無法深入的、持續的挖掘客戶價值；與客戶聯系的中間過程無法把控等等。智能營銷管理平臺具有呼叫中心和客戶關系管理(CRM)雙重功能，可以輕松解決以上所有問題。智能營銷管理平臺主要具有如下功能：

(1)來電彈屏： 來電時在計算機屏幕上彈出用戶姓名、電話、地址、交往記錄等。

(2)鼠標撥號： 只需用鼠標點擊一次電話就完成撥號。

(3)客戶信息管理： 客戶信息可自行輸入、分組、查詢、修改、移動、刪除 編輯。

(4)數字錄音： 實時數字錄音，存入計算機硬盤，并由聲卡和電話播放, 錄音存儲時間長。

(5)語音留言： 每個座席的話務員不在時，客戶均可留言到硬盤。

(6)話務員考勤： 記錄座席上班和下班時間來統計其考勤。

(7)話后評價： 用戶對話務員服務態度評價。

(8)工作質量監督：局域網內的管理人員都可以在自己的電腦上調聽,各座席 的錄音和觀看來、去電情況。

(9)資源共享： 客戶信息資源共享。

(10)報表統計功能：可以作銷售報表，也可按工號、產品型號、日期等進行分類統計，還可實現供應庫存、財務統計和報表功能。

(11)短信： 可通過短信平臺向用戶發短信。等等。

3.3 利用辦公自動化系統

辦公自動化(OA)是面向組織的日常運作和管理，是員工及管理者使用頻率最高的應用系統。自1985年國內召開第一次辦公自動化規劃會議以來，OA在應用內容的深度與廣度、IT技術運用等方面都有了新的變化和發展，并成為組織不可缺的核心應用系統。

適用于會展企業的OA系統，一般應包含以下功能模塊：

(1)流程審批：表單制作、流程設定、審批處理、工作催辦、審批統計。

(2)行政綜合：包含“公告管理”、“新聞管理”、“員工評選”、“外出登記”、“重要提醒”等模塊。

(3)電子郵件：內部郵件、POP3郵件收發，郵件管理。

(4)文檔中心：公共文件夾的建立與權限分配，文件上傳與管理。

(5)部門計劃：部門周計劃、月計劃的起草、審核、發布、匯總等。

(6)任務安排：工作任務下達、執行、轉發，任務執行進度監控。

(7)工作報告：撰寫工作總結、匯報，可提交上級審閱。

(8)個人辦公：管理個人工作日程安排及建立個人聯絡系統等。

(9)即時通訊：在線文字、語音、視頻交流，待辦工作即時提醒。等等。

[1]劉佩倉.中小企業信息化之路[M].北京:北京大學出版社,2003.

[2]魏國辰.中小企業管理提升[M].北京:中國物資出版社,2002.