試論環(huán)境監(jiān)測工作中Office的幾項(xiàng)深度應(yīng)用

陳火林 鄺仕升

（江門市環(huán)境監(jiān)測中心站，廣東 江門 529000）

1 引言

在物質(zhì)生活日益豐富的今天，人們愈來愈注重生活質(zhì)量的提升，總是追求和向往著更加舒適的生活環(huán)境，而為了治理好我們身邊的各類工業(yè)、農(nóng)業(yè)、商業(yè)等污染，一定少不了各種繁復(fù)的環(huán)境監(jiān)測工作，環(huán)境監(jiān)測為環(huán)境治理提供了各種專業(yè)、準(zhǔn)確和量化的指標(biāo)數(shù)值，服務(wù)于各類環(huán)境的整治、管理和政策決策。大氣、地表水、飲用水、地下水、湖庫、海洋水、噪聲等經(jīng)過環(huán)境監(jiān)測，創(chuàng)造出了成千上萬的原始數(shù)據(jù)，可供分析、統(tǒng)計(jì)、評價(jià)、預(yù)測各領(lǐng)域的環(huán)境質(zhì)量狀況，這些過程中常常需要制作各種類型、結(jié)構(gòu)的表格和圖表，此外，在編寫報(bào)告及報(bào)告書過程中，必定少不了Office這個(gè)利器，本人結(jié)合自身工作實(shí)際，總結(jié)和探索了一些環(huán)境監(jiān)測工作中的深度應(yīng)用，這些應(yīng)用也同時(shí)能被廣泛的應(yīng)用到其它各類型需要辦公軟件支持的工作領(lǐng)域。

2 office 深度應(yīng)用

2.1 選定當(dāng)前頁

我們在編寫各類報(bào)告及報(bào)告書的過程中，有時(shí)候只需要對當(dāng)前頁進(jìn)行一些操作，比如：需要從別處一份數(shù)頁的文檔中復(fù)制其中一頁至當(dāng)前的報(bào)告書之中，可能該頁內(nèi)容很復(fù)雜，比如含有文字、版式各異的圖片、文本框、表格等等元素，常規(guī)的復(fù)制一頁的操作也能順利完成目標(biāo)，本人在下面介紹一種超快的傻瓜式快捷操作，能讓你僅需鼠標(biāo)輕輕一點(diǎn)，便能實(shí)現(xiàn)。新建一個(gè)名為SelectCurrentPage的宏，編寫以下代碼：

Sub SelectCurrentPage()

Dim CurrentPageStart As Long,Current－PageEnd As Long,MyRange As Range

Dim Currentpage As Integer,Pages As Integer

On Error Resume Next

Currentpage=Selection.Information(wdActiveEndPageNumber)

Pages = Selection.Information(wdNumberOfPagesInDocument)

CurrentPageStart=Selection.GoTo(What:=wdGoToPage，Which:=wdGoToNext，Name:=Currentpage).Start

If Currentpage=Pages Then

CurrentPageEnd=ActiveDocument.Content.End

Else

CurrentPageEnd=Selection.GoTo(What:=wdGoToPage,Which:=wdGoToNext,Name:=Currentpage+1).Start

End If

SetMyRange= ActiveDocument.Range(CurrentPageStart,CurrentPageEnd)

MyRange.Select

End Sub

將代碼保存至模板文件，右鍵自定義——命令——宏——選中該宏名稱，將其拖動至word的工具欄，生成一個(gè)宏按鈕，重命名其為“選中當(dāng)前頁”，見圖1所示，使用時(shí)單擊它即可瞬間實(shí)現(xiàn)選中當(dāng)前頁。

圖1 制作“選中當(dāng)前頁”按鈕

2.2 打印當(dāng)前頁

上面我介紹了如何在多頁的文本報(bào)告書中快速選中當(dāng)前頁，下面我將介紹一個(gè)使用同樣廣泛的功能——打印當(dāng)前頁，新建一個(gè)名為PrintCurrentPage的宏，編寫如下代碼：

Sub PrintCurrentPage()

Application.PrintOut FileName：= "",Range:=wdPrintCurrentPage,Item:=_

wdPrintDocumentContent, Copies: =1,Pages:="",PageType:=wdPrintAllPages,_

ManualDuplexPrint:=False,Collate:=True,Background:=True,PrintToFile:=_

False,PrintZoomColumn:=0,PrintZoom－Row:=0,PrintZoomPaperWidth:=0,_

PrintZoomPaperHeight:=0

End Sub

將以上代碼保存至通用模板，按2.1中相同的制作步驟，得到一個(gè)“打印當(dāng)前頁”的按鈕，多頁的報(bào)告書中如只需打印當(dāng)前頁，單擊其按鈕即可，無彈窗，直接在后臺執(zhí)行。如圖2所示：

圖2 制作“打印當(dāng)前頁”按鈕

2.3 嵌入型和非嵌入型圖形的批量互相轉(zhuǎn)換應(yīng)用

2.3.1 嵌入型轉(zhuǎn)非嵌入型圖形

在編寫環(huán)境監(jiān)測的各類報(bào)告及報(bào)告書中，有時(shí)需要同時(shí)調(diào)整其中所有的圖片大小、版式、對齊方式等屬性，如果圖片有幾十個(gè)，那么工作量勢必非常大，我下面介紹下通過宏的方法，實(shí)現(xiàn)瞬間批量操作，新建名稱為“嵌入轉(zhuǎn)非嵌入”的宏，編寫如下代碼：

Sub嵌入轉(zhuǎn)非嵌入()

Dim InlineShape As InlineShape

For Each InlineShape In ActiveDocument.InlineShapes

InlineShape.ConvertToShape

Next

End Sub

保存至通用模板，在工具欄制作一個(gè)“嵌入轉(zhuǎn)非嵌入”按鈕，當(dāng)報(bào)告中含有大量嵌入型圖片時(shí)(默認(rèn)設(shè)置下，粘貼后的圖片一般均為嵌入型)，點(diǎn)此按鈕，可實(shí)現(xiàn)瞬間批量將該文檔中所有嵌入型圖片轉(zhuǎn)換至非嵌入型即“浮于文字上方”，為何要進(jìn)行轉(zhuǎn)換呢？因?yàn)榍度胄蛨D片時(shí)無法多選的，而其它各類版式的圖片均能實(shí)現(xiàn)多選，方面批量進(jìn)行屬性設(shè)置，可大大提高工作效率。

特別說明：嵌入型轉(zhuǎn)非嵌入型，運(yùn)行宏時(shí)應(yīng)將先整個(gè)文檔所有頁縮放至當(dāng)前窗口中，否則會提示出錯(cuò)，并且只會轉(zhuǎn)換當(dāng)前頁，而非整個(gè)文檔。

2.3.2 非嵌入型轉(zhuǎn)嵌入型圖形

有時(shí)為了排版需要，希望將非嵌入型圖片批量轉(zhuǎn)換為嵌入型圖片，宏代碼如下：

Sub非嵌入轉(zhuǎn)嵌入

Dim oShape As Shape

ForEach oShape In ActiveDocument.Shapes

oShape.ConvertToInlineShape

Next

End Sub

2.4 批量設(shè)置嵌入型圖形尺寸大小

默認(rèn)情況下，word中粘貼過來的圖片均為嵌入型的，有時(shí)需要對其設(shè)置統(tǒng)一的尺寸大小，以批量將文檔中所有嵌入型圖片設(shè)置尺寸為：高50mm，寬80mm為例，宏代碼如下：

Sub嵌入型尺寸

Dim myInlineShape As InlineShape

For Each myInlineShape In ActiveDocument.InlineShapes

With myInlineShape

LockAspectRatio=msoFalse '不鎖定縱橫比

Height=MillimetersToPoints(50)'設(shè)置圖片高度為50mm

Width=MillimetersToPoints(80) '設(shè)置圖片寬度為80mm

End With

Next

End Sub

運(yùn)行此宏即可瞬間完成批量預(yù)定設(shè)置。補(bǔ)充說明：如果只需對某一些章節(jié)的嵌入型圖片進(jìn)行批量設(shè)置統(tǒng)一的尺寸，可將其先選中后剪切至新建的空白文檔中，運(yùn)行此宏，完成該部分章節(jié)內(nèi)的批量設(shè)置后再復(fù)制回原目文檔中即可。

2.5 反向查找

環(huán)境監(jiān)測工作中，我們經(jīng)常用到ctrl+f這個(gè)快捷鍵，即“查找”，可是大家一般不知道一個(gè)小秘密，那就是word和excel中可以實(shí)現(xiàn)反向(逆向)查找，即可以查找上一處(個(gè))，而在 office的查找對話框中，是沒有此按鈕的。為何要反向查找呢？那是因?yàn)橛袝r(shí)查找的對象數(shù)量很多，由于操作過快或是走神，容易多按一兩下“查找下一處(個(gè))”，跳過了之前真正要找的查找位置或?qū)ο螅@時(shí)，卻發(fā)現(xiàn)無法回撤，怎么辦？方法如下：

Word環(huán)境中：ctrl+f，彈出查找對話框，點(diǎn)擊右側(cè)滾動條下端的灰色原點(diǎn)上方的藍(lán)色方向朝上的兩個(gè)疊加小三角形，即對應(yīng)“查找上一處”；

Excel環(huán)境中：ctrl+f，彈出查找對話框，按住shift的同時(shí)，點(diǎn)擊“查找下一個(gè)”，即可實(shí)現(xiàn)“查找上一個(gè)”。

2.6 動態(tài)圖表

假設(shè)有兩列數(shù)據(jù)，A列為濃度，B列為吸光度，A1、B1單元格內(nèi)容分別為標(biāo)題行中的“濃度”和“吸光度”，但A、B兩列的數(shù)據(jù)對數(shù)不確定，有可能10對、又減為8對甚至又臨時(shí)增加為20對，即可以隨時(shí)增減，而需要該數(shù)據(jù)區(qū)域?qū)?yīng)的圖表能動態(tài)變化，始終保持整個(gè)當(dāng)前數(shù)據(jù)區(qū)域的更新引用，這時(shí)動態(tài)圖表就十分有用，制作方法為：

(1)插入——名稱——定義——在“當(dāng)前工作簿中的名稱”框中輸入“x”——引用位置輸入=offset(sheet1!$a$2,,,counta(sheet1!$a:$a)-1,)——添加；

(2)在“當(dāng)前工作簿中的名稱”框中繼續(xù)輸入“y”——引用位置輸入=offset(sheet1!$b$2,,,counta(Sheet1!$b:$b)-1,)——添加。

任意選擇一行原數(shù)據(jù)區(qū)域——插入圖表——散點(diǎn)圖——序列——將y值改為=sheet1!y,復(fù)制到x值并改為=sheet1!y——確定。

結(jié)論

環(huán)境監(jiān)測的后期，需要處理數(shù)以萬計(jì)甚至十萬、百萬計(jì)的大量數(shù)據(jù)，分析、統(tǒng)計(jì)和制作圖表、表格，編寫單項(xiàng)報(bào)告、綜合性報(bào)告書，均需要office軟件的大力支持，更重要的是熟練地掌握的一些快捷、高效的使用技巧，便能使工作效率成倍增長，本文重點(diǎn)探討和介紹了幾項(xiàng)非常實(shí)用的office的深度應(yīng)用，給環(huán)境監(jiān)測的后期工作提供了很大的便利。

[1]神龍工作室.Word/Excel辦公技巧[M].北京，人民郵電出版社，2010.4：160~168.

[2]ExcelHome.Excel.應(yīng)用大全[M]北京，人民郵電出版社，2008.3：469~476.