高校圖書館期刊采購合同管理研究

解登峰 胡遠珍 高 鼎（中國海洋大學圖書館 山東 青島 266100）

隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，國家頒布了《中華人民共和國招標投標法》、《中華人民共和國政府采購法》，教育部高等學校圖書情報工作指導委員會于2006年制定并發(fā)布了《普通高等學校圖書館文獻集中采購工作指南》，這給圖書館的文獻集中采購工作提供了直接的法律依據(jù)。目前，期刊招標采購成為圖書館期刊采購市場化運作的新模式，給圖書館帶來了實實在在的收益，使圖書館的文獻資源建設工作更加規(guī)范。隨著圖書館招標采購的開展，一些問題也逐漸顯現(xiàn)出來，其中最為明顯的是圖書館的采購合同管理欠缺，尤其是合同履約管理缺位。合同管理是以合同的洽談、草擬、簽訂、生效開始，直至合同失效為止。合同管理不僅要重視簽訂前的管理，更要重視簽訂后的管理。圖書館中涉及合同條款內(nèi)容的各業(yè)務部門應共同管理，注重履約全過程的情況變化，特別要掌握對圖書館不利的變化，及時對合同進行修改、變更、補充或中止和終止。筆者結合多年工作實踐，對期刊采購合同管理及履約過程中存在的問題及成因進行分析，并提出相應的解決措施。

1 期刊招標采購合同管理的積極意義

以往期刊供應市場是郵局獨大的局面，正是因為沒有競爭壓力，供應商的服務理念、工作效率、質量長期得不到提升，直接影響到圖書館期刊服務工作。而在期刊采購招標的環(huán)境下，各供應商競相提供優(yōu)惠、附加服務，并對服務水平做出承諾，積極聽取圖書館的意見，根據(jù)各圖書館的特殊信息需要提供有針對性的解決方案。這為圖書館提高期刊服務質量奠定了基礎。

期刊招標采購合同為圖書館的期刊采購工作提供了法律保障。圖書館與供應商簽訂采購合同后，一切以合同條款為準，既對招標后的期刊質量提供了強有力的保障，也使期刊采購配套服務有了法律依據(jù)。以往圖書館與供應商之間的業(yè)務往來大多建立在相互信任上，一方人員變動就可能影響到雙方的合作，如果缺少法律的約束和保護，圖書館的利益常常受到侵害而無法追償。期刊采購工作的周期長、催缺和補缺等業(yè)務繁雜，在沒有合同約束情況下，圖書館的要求經(jīng)常難以實現(xiàn)，導致圖書館的讀者服務工作被動。

2 期刊招標采購合同管理存在的問題及成因

圖書館期刊招標采購的最終目標是保障期刊采購工作順利開展，價格優(yōu)惠、附加服務并非首要目標。圖書館較為關心采購期刊能否及時到館、到齊，即期刊的時效性與完整性。通過近幾年的招標采購實踐筆者發(fā)現(xiàn)，圖書館的到刊情況得到了一定程度的改善，但還遠不能達到圖書館的預期，這主要是因為期刊采購合同管理薄弱造成的。期刊采購合同管理乏力的成因主要可歸納為以下幾個方面。

2.1 跨部門多頭管理造成信息障礙，導致合同管理不到位。

目前，圖書館多采用大采訪工作模式，期刊采訪業(yè)務、期刊招標采購、合同擬定由資源建設部門負責，期刊登到管理由讀者服務部門負責。這造成了期刊采購周期長、各種異常情況時有發(fā)生，面對這些問題圖書館需要及時與供應商溝通、協(xié)商。而圖書館對期刊的采購與管理分部門進行導致異常信息的反饋過程經(jīng)常要經(jīng)過幾個部門，因此存在協(xié)調(diào)不夠到位、機制不夠健全、責任不夠明確等問題，導致合同管理不能貫穿始終[2]。

2.2 合同管理條款缺失

圖書館的采購合同一般由圖書館自行擬訂，合同內(nèi)容大多建立在原有工作經(jīng)驗的基礎上，因而多為服務細節(jié)而缺少監(jiān)管條款。這主要是因為期刊采購合同是新興事物，圖書館沒有太多實踐經(jīng)驗可供借鑒。期刊采購合同自身的缺陷造成圖書館難以對合同履約情況進行監(jiān)管，缺少必要的管理措施，以致合同的管理只能停留在雙方不斷協(xié)商、磨合的層面。

2.3 圖書館的管理標準化、規(guī)范化程度低

我國期刊的出版發(fā)行還很不規(guī)范，尤其是近幾年，隨著科學技術的進步和科學研究的推進，期刊的出版發(fā)行表現(xiàn)出越來越多、越來越頻繁的變化。期刊發(fā)行渠道、訂購標識、刊名、出版頻率的變化給供應商的服務及圖書館的跟蹤監(jiān)管帶來一定的困難。期刊出版過程中的分刊、合刊、休刊、停刊、復刊等變化往往給每年的訂購工作帶來諸多問題，處理起來非常麻煩，對期刊的管理、利用和收藏造成嚴重的影響。圖書館原來的期刊管理的水平與招標采購環(huán)境下的管理要求有相當大的差距，期刊管理標準化、規(guī)范化的意識還沒有延伸到期刊采購合同管理工作中[3]。

2.4 供應商附加服務承諾干擾了圖書館采購的注意力

期刊供應商為了能夠中標，多在標書中羅列大量附加服務，以獲得圖書館的青睞。但從目前的招投標情況來看，中標后完全履行投標承諾的商家并不多。這些得不到兌現(xiàn)的承諾干擾了圖書館對期刊采購合同中關于服務項目的具體要求，在圖書館看來合同中的條款有些是難以做到的，所以在合同履約過程中放松了對這些條款的監(jiān)管，從而弱化了期刊招標采購的實際效果。

3 夯實期刊采購合同管理的基礎工作

要提高合同管理的水平，必須由一定的組織機構和人員來完成合同管理的任務，以使合同管理工作專門化和專業(yè)化。合同管理的最終目的是實現(xiàn)采購目標，而非為了合同管理而管理，因此要為合同管理夯實基礎，盡可能降低管理的難度。

3.1 簽訂完整、嚴謹?shù)钠诳少徍贤?/h3>

一份完整、嚴謹?shù)钠诳少徍贤旧砭褪呛贤募s管理工作的基礎。例如，中國海洋大學圖書館（以下簡稱我館）在期刊采購招標前，在對前兩次期刊采購招標工作的經(jīng)驗和采購合同履約情況進行分析的基礎上對本次招標文件、采購合同文本進行了細致梳理，特別強調(diào)如下內(nèi)容：①力求合同文字準確，避免因合同文字的歧義和誤解導致合同難以履行或引起爭議。依法訂立有效的合同，通過準確、明晰的合同文字體現(xiàn)雙方的真實意愿。②明確違約責任，并注重違約責任的可計量性與可實施性。克服原來的合同由于只講“好話”、不講“丑話”造成的違約責任缺項，同時避免合同出現(xiàn)違約責任定量難、執(zhí)行難的情況。

3.2 提高對期刊采購合同管理工作的認識

合同管理是對合同洽談、草擬、簽訂、履行、變更、中止、終止或解除全過程的管理。圖書館往往只對合同的草擬階段高度重視，一旦合同簽訂了，就被束之高閣，甚至忘記了合同履行過程是實現(xiàn)權利與義務的過程，僅僅把它看成是一種程序或形式。因此，合同管理的問題大多數(shù)產(chǎn)生在中期和后期的履行階段。圖書館業(yè)務人員缺少簽訂采購合同所需的經(jīng)濟、管理及法律知識，對合同管理工作的認識有限。因此，圖書館應有針對性地對工作人員開展培訓，幫助業(yè)務人員提高認識。

3.3 嚴格進行合同交底

圖書館與供應商簽訂期刊采購合同后，由資源建設部負責人向期刊采購執(zhí)行人及負責期刊驗收管理的業(yè)務部門負責人進行合同交底，全面陳述合同背景、合同工作范圍、合同目標、合同執(zhí)行要點及特殊情況處理。這項工作的缺位往往會造成合同簽訂與合同執(zhí)行脫節(jié)，致使合同被鎖在文件柜或部門負責人的抽屜內(nèi)，其他人員只知其相關工作職責，而對合同的總體情況知之甚少，甚至完全不了解合同的具體內(nèi)容，給日后的合同糾紛埋下了隱患。因此，進行合同交底工作時，應一次性將合同條款講透、說全。圖書館可以采取業(yè)務交流會議的方式幫助業(yè)務人員盡快熟悉合同文本，以使其對執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題有正確的判斷。

4 期刊采購合同履約管理實踐

簽訂期刊采購合同的目的在于保障采購活動能夠及時、有效地履行，合同一經(jīng)雙方簽訂即產(chǎn)生效力。圖書館和供應商均應按照誠實守信原則和全面履行原則完成合同約定的本方義務，實現(xiàn)各自的權利，使各方的目的得以實現(xiàn)。圖書館期刊采購合同履約階段是一個周期較長而且十分復雜的過程，不可預見的情況較多，容易出現(xiàn)各種各樣的問題。針對合同履約管理工作，我館主要采取了以下幾項措施。

4.1 建立合同履約管理保證體系

我館對服務項目進行了細分，尤其細化了期刊訂到率、到貨率、到準率、送刊頻次、送達時間、缺刊補缺、信息反饋等服務項目的實質性規(guī)定，并在合同中明確了有關計量方法、考核標準及保障措施。例如，我館在期刊結算時采用保證金制；期刊付款時支付應付款的90%，剩余部分作為服務保證金；保證金的支付又分為70%和30%兩部分，70%為缺刊保證金，30%為送刊頻次保證金。

若期刊的訂到率和到貨率均為100%，即無缺刊，則支付缺刊保證金；若有缺刊，則缺刊保證金結算方法如下：①若缺刊以復制品補送，則供應商須按本冊期刊的原價退還作為補償，并且保證復制品的印刷與裝幀質量；②若有缺刊且又未以復制品補送，則供應商須按本冊期刊原價的10倍賠付；③若缺刊款之和小于缺刊保證金總額，則從缺刊保證金中扣除缺刊款項后支付余額，若缺刊款之和大于缺刊保證金總額，則視為供應商違約，依合同中違約條款處理。

我館對送刊頻次的要求具體化、可計量化，根據(jù)各供應商供應期刊的出版頻率區(qū)別計量。其中本地供應商全年送刊頻次不低于300次，外地供應商不低于80次，寒暑假及法定假日除外。送刊頻次保證金結算方法如下（以本地供應商為例）：①供應商在每天送刊1次的情況下，若全年送刊次數(shù)大于或等于300，則甲方支付全額送刊頻次保證金；②供應商在每周送刊次數(shù)不低于5次的情況下，若全年送刊次數(shù)小于300，則甲方實際支付額為：

③供應商一周送刊次數(shù)若低于5次，則每少一次扣除兩次送刊應得的送刊頻次保證金，低于3次則扣除本周送刊頻次保證金全額。

4.2 調(diào)整采購策略，減少履約管理難度。

履約管理的目的是保證合同的完整履行，實現(xiàn)圖書館對期刊訂到率、到貨率、送刊頻率、送達時間、缺刊補缺、信息反饋等服務項目的具體要求。為減少履約管理難度，便于雙方工作，減少不必要的風險，我館調(diào)整了采購策略。2010年，我館通過招標確定了由本地郵局和外地1家供應商為圖書館提供期刊采購服務。根據(jù)兩家的服務優(yōu)勢和期刊采購工作面臨的實際問題，我館對期刊采購方案進行了調(diào)整，將期刊分為A、B、C 3種類型：A類型是出版頻率高于月刊的期刊，包含月刊、半月刊、旬刊、周刊等，不論是否為學術型期刊；B類型是出版頻率低于月刊并且為非學術型的期刊，多為師生喜聞樂見、利用率較高的期刊；C類型是出版頻率低于月刊并且為學術型的期刊，多為專業(yè)性強、供教學與科研使用的期刊。其中，將A、B兩種類型期刊分配給本地郵局，C類型期刊分配給外地供應商，這在根本上解決了外地供應商因地域限制造成的高出版頻率期刊到館時間滯后的問題。之前，B類型期刊到館日期常常滯后于校外報刊亭到貨日期，引起了讀者的不滿，經(jīng)過調(diào)整，這種現(xiàn)象得以緩解。C類型期刊因其出版頻率較低，由外地供應商提供可以更有效地保障到全率及期刊的實效性。調(diào)整后的采購方案得到了本地供應商、外地供應商的支持，在實現(xiàn)共贏的基礎上減少了期刊采購合同履約管理難度。

4.3 完善圖書館內(nèi)部工作機制，強化履約管理力度。

由于我館的期刊采購沒有納入政府采購的范圍，只是我館與期刊供應商之間的經(jīng)濟行為，沒有專門的合同管理部門對雙方的履約行為進行監(jiān)督。同時，我館期刊采訪業(yè)務由資源建設部負責，期刊管理由報刊閱覽部負責，中間環(huán)節(jié)缺少信息溝通成為履約管理中的障礙。為加強履約管理，我館完善了內(nèi)部工作機制，明確了工作責任，并將責任落實到崗、落實到人。由報刊閱覽部負責供應商合同履行的評估和考核，重點關注供應商在合同期內(nèi)的服務質量，促使供應商不斷提升服務水平，并形成供應商履約信用記錄、保證金結算報告。這項措施增進了供應商對圖書館的理解，也成為供應商改進服務的動力，同時為圖書館資源建設部今后的期刊招投標優(yōu)選供應商提供了參考[4]。

圖書館期刊采訪工作是一項具有悠久歷史的傳統(tǒng)業(yè)務，形成了較多習慣做法。期刊招標采購進入圖書館期刊采購工作只有幾年的時間，作為一種新生事物對我國原有的期刊發(fā)行模式帶來了挑戰(zhàn)，同時也對圖書館的期刊采訪工作提出了新的要求。在市場經(jīng)濟高度發(fā)達、期刊業(yè)務分部門管理的今天，圖書館更應不斷探索適合自身需要的合同管理措施，以真正適應市場經(jīng)濟條件下的交易方式，科學地促進期刊的館藏建設，提升文獻保障服務質量和服務信譽。

[1]廖映紅. 高校圖書館期刊采購渠道的分析與優(yōu)化策略[J]. 大連大學學報, 2005(3):85-86.

[2]羅智華. 圖書館中文期刊采訪渠道中的問題及解決策略[J]. 圖書館, 2008(4):117-118.

[3]張 勇. 論高校圖書館中文期刊采購招投標中存在的問題及對策[J]. 黑龍江科技信息, 2010(23):91.

[4]倪勝霞. 高校圖書館期刊采購招標的合同履約管理[J]. 圖書館論壇, 2010(1):89-90.