利用Excel快速統計CNAS項目信息

/上海市質量監督檢驗技術研究院

0 引言

根據國際通行的實驗室認可管理方法，我國的檢測和/或校準技術機構需要根據CNAS-CL01:2006《檢測和校準實驗室認可準則》（內容等同于ISO/IEC 17025:2005），接受中國合格評定國家認可委員會（CNAS）的實驗室認可評審，證明該技術機構進行檢測或校準的能力（包括抽樣能力）。通過認可的技術機構方可在出具的檢測報告或校準證書上使用CNAS標志以及ilac-MRA國際互認聯合標志。此外，根據CNAS-RL01《實驗室認可規則》的有關規定，CNAS還需要對通過認可的技術機構進行監督評審、復評審、擴大認可范圍評審等。

1 問題的提出

檢測或校準實驗室在接受CNAS評審時，必須要填寫附表2《推薦認可的實驗室檢測能力范圍》（以下簡稱附表2）或附表3《推薦認可的實驗室校準能力范圍》（以下簡稱附表3），如表1和表2所示。附表2和附表3都是以項目為序，附表2中涵蓋了項目的檢測對象、項目及參數（序號和名稱）、領域代碼、檢測標準（方法）名稱及編號（含年號）、限制范圍和說明等信息；附表3中涵蓋了項目的測量儀器名稱、校準參量、領域代碼、規范代號（含年號）名稱、測量范圍、擴展不確定度、限制說明等信息。附表2和附表3是一個規范性的文件，是表明該技術機構能力范圍的文件。

檢測或校準實驗室在CNAS評審后，往往需要統計各個專業的項目總數和標準總數。以往，要不是通過電子文檔直接統計，要不就是全部打印出來書面統計。對于專業和項目較少的技術機構而言，可以直接在附表2或附表3中進行統計。但是對于專業數較多，項目數上百甚至上千個的技術機構而言，由附表2或附表3中直接統計或打印成稿統計就顯得非常麻煩了，主要原因如表3所示。

從表3中可知，問題1到問題4導致一個項目的描述可能會跨頁、甚至是跨多頁，這樣在一頁紙或一個屏幕界面中很難看到一個項目的完整信息。問題5導致專業和項目是交錯排列的，這樣統計同一個專業信息時就需要分段計算后再累計求和。問題4還導致標準信息存在有重復計算的可能性，這樣就需要剔除重復統計的標準數。

表1 CNAS附表2的表頭

表2 CNAS附表3的表頭

表3 利用附表2或附表3存在的問題

因此，無論是電子文檔統計還是打印稿統計，都存在有費時、費力、不經濟、不環保等問題，而且非常容易出現統計過程中的失誤，需要一遍遍地重新統計和驗證。筆者通過不斷地摸索和驗證，找到一種借助Excel函數功能快速統計CNAS專業數和標準數的方法，供同行參考。下文以附表3為例進行說明。

2 統計項目

在附表3中，選取需要統計的某個專業的項目信息，無差別地復制到新的工作表1和工作表2上。

在工作表1中，刪除“序號”所在列B外的全部信息。此時，工作表1中的序號不再是連續的。選取序號所在的那一列B，點擊菜單欄上的“編輯”，如圖1所示。在下拉式菜單中選擇“定位”，出現彈出式菜單，如圖2所示。點擊“定位條件”按鈕，出現新的彈出式菜單，如圖3所示。選擇“空值”選項后確定，則序號所在列B內無內容的行全部都被篩選出來。點擊菜單欄“編輯”，在下列式菜單中選擇“刪除”選項，如圖4所示，出現彈出式菜單“刪除”，如圖5所示。選擇“整行”選項后確認，則序號所在列B內無內容的行全部被刪除掉。此時，列B內有信息的單元格呈現出連續排列狀態。

圖1 “編輯”菜單

圖2 “定位”菜單

圖3 “定位條件”菜單

圖4 “編輯”菜單

圖5 “刪除”菜單

在序號所在列B的左側新增加一個空白列A。在列B第1個有數字信息的單元格B1的左側列A單元格A1內輸入數字“1”，在列A下一個單元格A2內輸入“A1+1”，如圖6所示。選定單元格A2，將鼠標移動至A2的右下角，則鼠標指針會變成黑色十字形圖標。此時，按住鼠標左鍵直接下拉至列B最后一個有數字信息的單元格平齊，則列A自動生成了連續的序列號。最后的一個數字就是該專業的項目總數。

另外，利用Excel函數ROW（Reference）返回引用行號的功能，也可以自動獲取到項目總數信息。例如，在列B最后一個有數字信息的單元格的右側列C單元格內輸入“=ROW（）”，則在該單元格內直接獲得到該專業的項目總數，如圖7所示。

圖6 用序號統計

圖7 用返回引用行號統計

3 統計標準

在工作表2中，刪除“規范代號（含年號）名稱”所在列B外的全部信息。同樣，此時工作表2中的規范代號不是連續的。根據統計項目信息的辦法，利用Excel的“定位”和“刪除”功能，可以使列B的標準信息行呈現出連續狀態。由于一個項目對應的標準可能有多個，也就是說在一個單元格內可能有多個標準信息。根據一個單元格包含有多個標準信息的數量，在該單元格下方新增一個或多個空白行，將標準信息分格保存，保證每一個單元格內只有一條標準信息。

此時，在標準信息統計過程中，特別要注意標準信息的書寫方式。在標準信息所在單元格內，最好刪除標準代號前、標準代號和標準名稱之間的空格。這樣利用Excel排序的功能才能使相同的標準信息排列在一起，否則易產生錯誤。因此，可以先借助 Excel函數 SUBSTITUTE（text, old_text，new_text，instance_num）在文字串中替換指定文本的功能，刪除標準所在單元格內的文本之間的所有空格，如圖8所示。或借助Excel函數TRIM（text）功能，將標準代號與標準名稱之間的連續的多個空格變成一個空格，并去掉文本首尾的空格，如圖9所示。

圖8 信息書寫方式

圖9 信息書寫方式

選擇“規范代號（含年號）名稱”所在列B后，點擊菜單欄“數據”，在下拉式菜單中點擊“排序”，如圖10所示，出現排序的彈出式菜單，如圖11所示。確認排序規則后，列B的所有標準信息按設定的規則進行了重新排列。此時，標準相同的信息呈現出前后排列的狀態。刪除相同標準信息所在的行，保證標準信息的唯一性。此后，再利用“A1+1”的Excel自動排序功能，或ROW（Reference）函數，來自動獲取到該專業的標準總數。

圖10 “數據”菜單

圖11 “排序”菜單

4 結語

統計CNAS授權的項目數和標準數，是每一個檢測或校準技術機構都必須要面對的工作。本文推薦的利用Excel相關函數的快速統計方法，克服了書面統計和電子文檔直接統計帶來的諸多問題，不僅提高了統計的準確性，而且顯著縮短了統計的時間，為檢測或校準實驗室以及同行更好地完成項目數和標準數的統計工作提供了一個快速而有效的解決方案。