電子檔案管理對策分析

王麗 楊靜宇

一、電子檔案的優越性

1.電子檔案減輕了檔案管理人員的勞動強度，提高了工作效率。文書歸檔管理人員以前都是手工直接建檔，工作枯燥乏味，自從實現用計算機來處理文檔后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔，減輕了工作人員的勞動強度，

2.計算機管理有利于防止遺漏文件，達到查漏補缺的目的。用計算機整理歸檔文件，可隨時查漏補缺，使文檔不存積，只要打開計算機，輕輕按一下鍵盤，找到檔案目錄修改一下就可以了。

3.計算機管理有利于文檔的保密。過去的檔案都是整卷歸檔，當借閱者想查閱某卷的一份或者幾份文件時，需要整卷提供，利用者能夠看到整卷檔案內容，這不符合文檔管理保密要求。而計算機管理采用按“件”整理歸檔，借閱者無法看到其他無關的文件，達到了文件保密的要求。

4.計算機管理有利于提高檔案管理工作質量。利用計算機管理檔案，檔案工作人員就可以從枯燥乏味的整理工作中解脫出來，可以充分的把時間和精力放在其他工作中，提高檔案管理工作效率，使文書檔案的管理能夠發揮出更好的時效價值。

二、電子檔案管理中存在的問題

1.計算機管理對電子文件原稿保存的忽視問題

目前，人們日常辦公中，基本上在計算機上起草和制作文件，往往一旦文件被定稿，打印成正式文件后，電子文件作為草稿就被忽視保存價值了。許多單位對電子文件隨意進行刪改，沒有采取很好的保護措施，使電子稿件失去了原始性，從而也就失去了歸檔保存的意義。

2.計算機管理對電子文件的信息安全與保密問題

電子檔案利用計算機保存，存在著保存位置的不固定性、載體的可轉換性、信息接受對象的開放性以及文件內容的可分解性問題，這就使電子檔案與載體相分離，使電子檔案信息隨意被修改、竊取、銷毀。當下，互聯網越來越廣泛的開放于社會，計算機極易被電腦病毒感染和電腦“黑客”闖入，很可能對檔案存放載體形成威脅，載體一旦被攻擊就可能造成信息數據無法讀取或載體內所存信息的丟失，甚至造成整個計算機系統癱瘓。

3.計算機管理對電子文件的接收格式問題

由于計算機對電子文件的管理在全國范圍內還未普及，每個檔案管理部門使用的檔案軟件不同，存儲檔案方式不同，檔案文件在轉手移交過程中會出現一些困難，從而阻礙了檔案管理的正常工作，影響了工作實效。

三、解決電子檔案管理過程中問題的對策

1.加強計算機對電子文件的全過程管理

非常重要的文件應對原稿進行收集和積累，草稿性的文件一般情況下可不保留。對起輔助作用或正式作用的文件應及時收集和整理，并與紙質文件之間建立一對一的標識關系。必要時應進行備份或者對文件進行壓縮，以免系統發生故障使電子文件信息丟失。

2.重視和加強對檔案管理人員的培養教育

檔案管理部門和政府要重視和加強對檔案管理人員的培養教育，一方面，要多方面多途徑引進專業技術人員，要具備高素質、高思想、責任心強的人員從事檔案工作。另一方面，要對已從事檔案工作的人員進行專業培訓，特別是現代科技知識和電子技術的培訓，使其成為更精干的檔案專業人員。

3.加強電子檔案歸檔制度建設

檔案管理部門應根據電子檔案管理規范條例，結合本部門的實際情況，制定一套切實可行的電子檔案管理制度，劃清歸檔人員的責任，注意電子文件的動態管理，規范檔案工作一系列環節，做到有章可循。

電子檔案是信息時代的產物，在現代檔案管理工作中面臨著機遇和挑戰，是不可回避的。因此，要不斷研究電子檔案管理和利用中存在的一些問題并及時解決，以實現電子檔案安全、高效的管理和利用電子檔案的目的。