新時(shí)期檔案信息化建設(shè)面臨的困難與應(yīng)對(duì)措施

王書(shū)榮

隨著現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展，信息與信息技術(shù)在國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展中扮演了越來(lái)越重要的角色。信息化已經(jīng)成為當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的一個(gè)重要標(biāo)志。檔案作為人們社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的產(chǎn)物，必將隨著社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步而不斷發(fā)展和進(jìn)步，隨之而來(lái)的機(jī)遇與挑戰(zhàn)更是如影隨形。

一、檔案信息化建設(shè)面臨的困難

1.信息化理念的認(rèn)識(shí)和理解不夠

目前在檔案界，存在很多認(rèn)識(shí)上的不足和片面性，主要表現(xiàn)在：一是有些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案信息化離自己還比較遠(yuǎn)，思想上對(duì)其沒(méi)有足夠的重視；二是有些業(yè)務(wù)人員對(duì)信息化的認(rèn)識(shí)比較膚淺，對(duì)信息化工作沒(méi)有深入的認(rèn)識(shí)。等等此類(lèi)不正確的認(rèn)識(shí)和看法在信息技術(shù)迅速發(fā)展的今天仍然存在，這些都是影響信息化工作開(kāi)展的主要原因，不可輕視。

2.檔案信息化工作基礎(chǔ)較差

檔案信息化工作能否順利開(kāi)展，一個(gè)很重要的因素取決于信息化基礎(chǔ)工作準(zhǔn)備得是否扎實(shí)。目前大部分檔案館計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平較弱，大多以單機(jī)和簡(jiǎn)單的網(wǎng)上操作為主，局限于處理一些辦公文件，專(zhuān)門(mén)的檔案管理軟件利用率極低，大多只能進(jìn)行簡(jiǎn)單的查詢(xún)，難以達(dá)到資源共享的目的。

3.檔案業(yè)務(wù)的現(xiàn)代化管理水平較低

檔案信息化采用全新的現(xiàn)代化管理理念，它要求業(yè)務(wù)操作規(guī)范化、流程處理專(zhuān)業(yè)化、信息集成一體化、服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化。傳統(tǒng)的檔案管理業(yè)務(wù)模式是很難適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要的。開(kāi)展檔案信息化，進(jìn)行適當(dāng)?shù)慕M織機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)流程重新定義、管理方法逐步改變、檔案數(shù)據(jù)重新整合是非常必要，也是必須開(kāi)展的一項(xiàng)工作。然而這些工作的開(kāi)展涉及方方面面的因素，實(shí)際工作過(guò)程中阻力比較大，主要表現(xiàn)在檔案管理人員和業(yè)務(wù)人員對(duì)現(xiàn)代化管理的思想理解得不夠深入，工作開(kāi)展得不夠細(xì)致。

4.檔案信息化人才匱乏

信息化建設(shè)需要懂業(yè)務(wù)專(zhuān)技術(shù)的復(fù)合型人才，在我國(guó)已經(jīng)采取了多種措施加大力度培養(yǎng)。但由于全國(guó)信息化工作開(kāi)展迅速，且需要大量的復(fù)合型人才，加之政府信息化、企業(yè)信息化已經(jīng)吸引了很多信息化人才，而檔案學(xué)和檔案業(yè)務(wù)領(lǐng)域信息化人才的培養(yǎng)卻很有局限性，面也不夠?qū)挘蚨釉斐闪藱n案信息化人才缺乏的現(xiàn)象，這也是影響檔案信息化工作的一個(gè)嚴(yán)重問(wèn)題。

二、應(yīng)對(duì)措施

1.更新檔案管理理念

在信息技術(shù)發(fā)展迅速，不進(jìn)則退的時(shí)代，先進(jìn)管理理念的引入是檔案管理工作發(fā)展的必然要求。檔案工作者在堅(jiān)持優(yōu)良的傳統(tǒng)檔案管理方式和理念的同時(shí)，必須要敢于引入現(xiàn)代思想和理念，對(duì)傳統(tǒng)檔案管理思想加以改革和創(chuàng)新，更新檔案管理理念，樹(shù)立信息意識(shí)、服務(wù)意識(shí)，從思想上充分認(rèn)識(shí)檔案信息化的必要性和緊迫性，認(rèn)識(shí)到這是時(shí)代賦予當(dāng)今文件與檔案工作者的使命，只有圓滿(mǎn)地實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代信息技術(shù)與先進(jìn)管理理念在檔案管理領(lǐng)域的合理契合，檔案工作才有可能更好地適應(yīng)新時(shí)期的要求。

2.建立信息庫(kù)

檔案信息是現(xiàn)代化管理的核心內(nèi)容，信息庫(kù)的成功建設(shè)首先需要檔案館配備相應(yīng)的軟件，建立信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)；其次，檔案業(yè)務(wù)人員需要與信息技術(shù)專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行密切的配合和溝通，對(duì)檔案業(yè)務(wù)和信息結(jié)構(gòu)的需求進(jìn)行調(diào)研，確定數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)和文件管理系統(tǒng)，安裝并建立數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器和文件服務(wù)器，為檔案信息化的順利進(jìn)行奠定基礎(chǔ)。

3.提高現(xiàn)代化管理水平

檔案信息化給現(xiàn)代檔案管理帶來(lái)了前所未有的挑戰(zhàn)，也帶來(lái)了檔案事業(yè)蓬勃發(fā)展的新契機(jī)。作為一項(xiàng)管理性活動(dòng)，檔案業(yè)務(wù)也要求檔案工作者必須融合現(xiàn)代管理理念，從經(jīng)濟(jì)、社會(huì)等多角度審視現(xiàn)有的檔案管理理論，對(duì)檔案管理理論進(jìn)行全方位的創(chuàng)新與變革，提高檔案工作的管理效率和管理水平。

4.加強(qiáng)信息化人才建設(shè)

信息化人才的建設(shè)，應(yīng)從我國(guó)檔案部門(mén)的實(shí)際情況出發(fā)，首要的問(wèn)題是建立吸引人才的機(jī)制。打破傳統(tǒng)檔案界的人才結(jié)構(gòu)，開(kāi)展組織結(jié)構(gòu)調(diào)整和創(chuàng)新，加大宣傳力度，吸引和使用國(guó)內(nèi)外信息技術(shù)領(lǐng)域的優(yōu)秀科技人才；第二，要?jiǎng)?chuàng)造能夠留住人才、發(fā)揮人才作用的機(jī)制，鼓勵(lì)各個(gè)業(yè)務(wù)崗位上的人才，使他們能夠最大限度的發(fā)揮自己的聰明才智；第三，應(yīng)加強(qiáng)檔案領(lǐng)域內(nèi)部業(yè)務(wù)人員的培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)人員的綜合素質(zhì)，使他們?cè)诰I(yè)務(wù)知識(shí)的同時(shí)，掌握更多的信息技術(shù)知識(shí)，使檔案界脫穎而出更多更優(yōu)秀的復(fù)合型人才。

面對(duì)諸多挑戰(zhàn)，檔案工作者必須知其難而不畏艱險(xiǎn)，積極探索，勇于創(chuàng)新，加快檔案信息化建設(shè)。