淺議高校檔案利用工作的新變化及應對方法

韓曼

改革開放以來，我國高等教育呈現出快速發展的態勢，而高校檔案工作所面臨的形勢及服務對象、服務領域、服務方式方法等也在不斷發生新的變化。

一、學院檔案工作越來越受到各方面的重視

社會越發展，人們的檔案意識也就越強，檔案管理工作也就愈規范，那么檔案工作也就愈受人重視，檔案的作用也就發揮的愈好。這是檔案工作的利用規律，在高校檔案管理工作中，其表現有以下幾個方面：

1.利用率逐年提高，利用量不斷增長

高校在過去主要由校領導和職能部門利用檔案，而現在各職能處室、系部在工作中都需要數量較大、且較系統的檔案資料進行利用。近幾年來，每年檔案利用數量和次數都在增加。根據我院檔案室2010年借閱統計，接待利用達563人次，調閱檔案696卷，提供檔案復印件共2973頁。在檔案服務對象上，由過去的為單位領導服務，發展成為學院中心工作服務、為校內各職能部門服務、為全體教職工服務、為畢業生就業服務的良好局面，充分地發揮了高校各種檔案的作用。

2.提供利用方式的多樣化

一是：在80年代，學校利用檔案的多是領導和辦公部門，借閱利用時也是一人一事，單份單卷；到了90年代，隨著高校改革開放的深入和發展，檔案借閱數量不斷加大，其利用范圍也由領導發展到各職能部門；進入21世紀，檔案利用的范圍又擴大到了學校的教師和全體學生。利用檔案的種類也由過去的文書檔案、人事檔案擴大到同時利用文書檔案、人事檔案、會計檔案、科技檔案、教學檔案、教師業務檔案、學生管理檔案等。

二是：在80年代，利用檔案多數是領導個人調閱，由檔案員送到領導辦公室，閱完再拿走；有時是領導到檔案室閱覽，閱完即走，一個月最多來兩三次；而現在的借閱者除領導之外還有處室系部的領導、教師和學生，特別是在各類評估活動中，各條目負責人是邊看邊研究與之有關的文件線索，及時發現與之有聯系的檔案或文件，不斷擴大借閱范圍，增加借閱數量，及時分析研究文件檔案的內在聯系，找出規律，達到全面借閱的目的。

三是：過去利用檔案作為憑據時，多是手抄或摘錄，然后加蓋學校公章即可；而現在則要求大量的復印檔案原件才能滿足利用者的要求。

四是：以往利用檔案多為紙質，復印也好，手抄也好，就這一種形式；而現在利用檔案時，有些不但要利用紙質檔案，同時還要利用電子文檔、錄音、錄像等磁性檔案。

二、提高檔案管理人員的素質，應對檔案利用工作的變化

隨著形勢的發展，在利用工作中出現了不容忽視的問題，如電子文檔不斷增加，給利用工作提出了現代化的要求。但因經費欠缺，設備不全，加上檔案管理方法落后，對開展檔案利用現代化服務還有一定的困難；作為檔案管理人員，必須經常研究新形勢，學習新知識，解決新問題，向領導多提合理化建議，改進提供利用的方法和手段。

1.加強收集工作，做到不遺漏文件

在高校內部，機構層次多，產生文件的機構也多。行政管理體制多是院系負責制，按檔案管理要求，高校檔案要實行集中統一管理，立卷方法實行的是“文書部門立卷”，年終統一移交到院校檔案室。但在檔案管理工作中時常會出現一些這樣和那樣的問題，如有的部門對一些需要立卷歸檔的重要文件，為了自己處室、院系利用方便，各自為政，往往不按要求歸檔移交，造成歸檔文件達不到齊全完整的要求；有的是在假期上報文件，打印完就報送，忘記歸檔；有的部門文書立卷人員身兼數職，對立卷工作不熟悉，要求不甚了解，也不重視，收集工作不到位，文件殘缺不全；加上分類不合理，立卷質量達不到歸檔要求，只能重新返工，造成人力物力浪費。

由于以上原因，利用者在利用檔案過程中難以滿足利用要求。因此檔案管理人員要按《檔案法》的要求，建立健全《文書歸檔制度》、《檔案移交制度》，平時主動指導各職能部門的文書立卷人員做好文件的平時歸檔工作，注重收集環節，確保案卷質量。同時與各職能部門保持良好的協作關系，形成文件后職能部門要主動送文件或發現新文件后檔案員主動索要文件習慣。特別是對利用價值較高的文件，更要重點進行收集，確保歸檔文件的齊全完整，為提供利用打好堅實的基礎。

2.重視檔案閱覽室工作，做好檔案外借工作

1、檔案閱覽室是檔案管理人員與利用者之間的橋梁與紐帶，是開展利用工作的主要場所。因此，檔案管理人員一定要熟悉業務，提高服務質量，改善閱覽室環境，做好咨詢服務，滿足利用者的要求。

2、由于高校檔案利用工作范圍不斷擴大，內容增多，借閱形式也在不斷發生變化。如在職稱評審過程中，需要展示參評人員的科技成果、論文、論著、各種證書等等，這些都需要使用原件，在教師業務檔案中的這些資料就需要借出去進行展覽；再如，在各種評估和各部門的年審工作中，既需要看檔案原件，又需要留檔案復印件，這就要求檔案人員在確保檔案原件安全的同時，把用戶至上和周到服務作為利用工作的宗旨，以發揮檔案作用為本，認真做好外借工作。

3.苦練內功，做好主動服務

在高校檔案綜合檔案室（檔案館），檔案管理人員是檔案利用工作的主體，他們必須了解家底，熟悉室藏檔案種類、內容、存放地點、完整程度，這些是做好檔案工作的前提。因此，檔案管理人員要經常學習檔案工作的新知識、新方法，樹立新觀念，適應新形勢，提高檔案管理工作的技能和水平，同時還要學習有利于檔案利用工作現代化的相關設備的管理和操作技術，如靜電復印技術、電腦操作技術、掃描技術、打印技術、存儲文檔技術等等。此外還要有超前服務意識，能主動圍繞學校中心工作，為學校領導、各職能部門、全體教工和學生提供各種檔案借閱利用服務，充分發揮檔案在學校各方面中的重要作用。