關于農村檔案利用工作的幾點思考

聶明娥

隨著社會主義新農村建設的深入展開，農村的經濟體制、生產生活、經營管理方式醞釀著深刻的變化，一方面給農村檔案工作提供了良好的發展機遇，另一方面又給基層檔案部門帶來了一系列復雜的新問題，使基層檔案工作者面臨著新困惑——這些問題和困惑如果得不到正確的解決和引導，那么基層檔案部門就會錯失良機；農民的檔案利用需求得不到滿足就會引發一些社會問題甚或混亂，給社會主義新農村建設帶來不和諧之聲。筆者以為，基層檔案部門在開展農村檔案利用時應特別注意處理好以下三方面的問題：

一、服務方向問題

服務方向是指農村檔案工作為哪些部門、哪些工作、哪些人提供檔案利用。我國《檔案法》及其實施辦法明確規定：檔案館是黨和國家的科學文化事業單位，是永久保管檔案的基地，是科學研究和各方面利用檔案史料的中心。凡中華人民共和國公民和組織持有合法證明，就可以利用開放的檔案。機關、團體、企事業單位和其他組織內的檔案機構所保存的尚未向檔案館移交的檔案，主要供本單位利用，其他組織和中國公民如需要利用必須經過檔案保存單位的批準。因此，對我國的基層檔案部門來講，無論是城鎮的檔案館還是鄉、村的檔案室，保存農村發展過程中形成的各類檔案，為農民提供檔案信息是應有之義。

長期以來，農業、農村、農民問題一直是困擾我國全面建設小康社會進程和現代化進程的關鍵性問題，也是關系黨和國家全局的根本性問題。沒有農業的牢固基礎和農業的積累與支持，就不可能有國家的自立和工業的發展；沒有農村的穩定和全面進步，就不可能有整個社會的穩定和全面進步；沒有農民的小康就不可能有全國人民的小康。黨的十六屆五中全會通過的《中共中央關于制定國民經濟和社會發展第十一個五年規劃的建議》，明確了今后5年我國經濟社會發展的奮斗目標和行動綱領，提出了建設社會主義新農村的重大歷史任務，為做好當前和今后一個時期的“三農”工作指明了方向。具體到基層檔案部門而言，如何把握農業農村各項改革的發展大勢和動向，把握農村工作與各項改革工作的脈絡，如何找準檔案工作與各項改革工作的結合點和切入點，以使檔案工作在服從改革、服務改革上發揮更大作用至關重要。

由于我國經濟發展水平的不平衡性，各地農村發展的程度不一，基層檔案部門庫藏檔案的種類、數量、內容、價值也不同，基層檔案工作在具體的服務方向上也應從實際出發，有所區別。例如：在經濟較為發達的農村地區，基層檔案部門在服務本地農業發展的同時，利用庫藏檔案進行有關農村建設與發展經驗等方面的匯編，向偏遠山區和落后農村輸送農業種植的成功經驗無疑是“先富帶動后富”的良好示范。

當前，在建設社會主義新農村的過程中，農村產業結構調整、“三農”科技化、農村剩余勞動力轉移是三大難題，而信息不對稱是主要原因。基層檔案部門掌握大量信息，尤其需要打開視野，開闊思路，構建各類檔案信息，為各方需求搭橋。內蒙古自治區五原縣和勝鄉黨委設置了6套表格，為轄區內農戶建檔，詳細掌握了各戶的基本情況。在2004年禽流感期間，基層檔案人員逐戶排查核實，防疫人員逐戶噴灑藥物，有效控制了禽流感的發生，確保了養殖業的健康發展。針對珠江三角洲的“民工荒”現象，他們根據本地農民的情況聯系工廠，降低了當地農民外出找工的費用。事實證明：這類農戶檔案既化解了社會矛盾、密切了干群關系，同時也為農業發展規劃提供了第一手資料。

二、利用方式問題

根據基層檔案部門與利用者(主要是農民)提出利用需求之間的先后順序，利用方式可分為被動服務和主動服務兩大類。所謂被動服務是指農民到村鄉檔案室或鎮檔案館提出檔案利用需求，檔案工作者根據實際情況盡量滿足其需要。具體形式有：閱覽室閱覽、出借檔案、制發檔案證明、函復查詢外調、提供檔案復制件等，其中以開辟閱覽室和提供閱覽服務為主。主動服務，指的是檔案工作者在熟悉檔案，掌握檔案利用工作規律的基礎上，預測農民的利用趨勢，主動提供檔案服務。主動服務是高層次的檔案利用工作，是檔案利用工作不斷發展的必然產物，主要形式有開展編研工作、舉辦檔案展覽（陳列）、建立檔案信息市場等，其中以開展檔案編研工作為主要內容。

被動服務與主動服務都是相對的、有條件的，彼此之間互相交叉、互相包含、互相滲透，在某些情況下還可以互相轉化。被動服務并不是簡單的絕對的“等待利用”，而是一種帶有不少主動成份的提供利用工作。如在提供閱覽服務的過程中，因為農民的科學文化素質的限制，其在表述查閱意圖、查找范圍和理解檔案內容上存在一些困難，這時，檔案工作者除了對利用者的利用行為進行監督和控制外，就須認真分析其利用意圖，幫助其界定利用范圍，理順查找線索或提供新的檢索途徑，主動地回復農民的咨詢，從而確保農民的利用需求得到滿足。同樣，主動服務也不是任何時候都“主動出擊”，也含有一些被動的成分。如為保證檔案編研成果的針對性和有效性，通常都是在農民已經有了某種實際需要之后才開始完成的，檔案編研的選題絕不是基層檔案部門憑空捏造或空想的。

從長遠來看，被動服務和主動服務作為檔案利用工作的兩種主要方式，互相協作、互相補充。盡管一段時間以來，檔案學界存在夸大被動服務的不足與缺陷和過分關注主動服務的做法，這種重主動服務輕被動服務的傾向在實際工作產生了一定的誤導作用。基層檔案部門應當正確認識被動服務和主動服務的關系，擺正二者在利用工作中的地位，準確劃定二者的職責范圍，既要抓主動服務又要抓被動服務，主動服務和被動服務并舉，不斷創新服務形式。例如，山東省平度市檔案局為解決農民查檔不方便影響農忙的問題，根據農村的特點，在每年的冬閑季節用大篷車為農民送檔下鄉，反響很大。

三、利用效益問題

所謂效益，指的是投入與產出之間的比例關系，投入大于產出為負效益，二者相抵為零效益，投入小于產出則為正效益。效益的真正含義是以盡可能少的投入創造出盡可能多的產出。效益原則是不少領域追求的目標，檔案工作領域也不例外。檔案工作的效益就是社會對檔案工作的投入與檔案部門對社會信息需求的有效滿足之間的關系即檔案工作的勞動消耗與勞動成果之間的關系。檔案學界普遍認為，檔案只有在其發揮作用所帶來的效益超過因保存檔案所付出的代價時，才具有保存價值。這既是鑒定檔案價值的一項基本原則，也是衡量檔案利用效益的一條重要標準。

根據農村檔案工作服務對象的廣泛性，農村檔案利用效益可以相應地表現為兩種形式：一是可以量化的效益即經濟效益；一是難以用貨幣來計算的效益，即社會效益。從總體上看，由于農村檔案事業是一項服務性的公益事業，所以其發揮作用所帶來的主要是社會效益，經濟效益只占有很小的比例。尤其是作為基層檔案工作主體的鄉村檔案室和面向“三農”服務的城鎮檔案館，其所創造的幾乎全部為社會效益。但由于這種社會效益具有隱蔽性、模糊性和滯后性的特點，檔案效益處于動態變化之中，全面科學的農村檔案工作評估就顯得異常困難。曾經有學者建議以檔案利用人次為標準或者以提調的檔案數量為標準進行評估：利用人次越多，檔案效益越大；或者提調的檔案數量越大，檔案效益也越大。事實證明這種重量輕質的評估是極不科學的，是一種流于形式的統計評估方式，忽視了檔案利用效益的內涵分析。如：山東省平度市香店鄉一青年農民在修理房屋時，對中間地帶山墻的歸屬和鄰居爭論不休，到檔案館查閱房產檔案時發現備注欄內明確記載為“合墻”，明確該山墻是為雙方共有，修理房屋時要協商。從經濟上講，一段山墻的造價并不高，但是如果沒有檔案來作證，爭論升級引發的糾紛和社會問題誰能預料呢？

因此，在統計和分析農村檔案工作時，我們要切實考慮農村的村情鄉情，堅持社會效益和經濟效益的統一，樹立科學全面合理的效益觀，既要防止以經濟效益為借口不顧實際地減少基層檔案工作的投入，又要防止以社會效益為理由不思節約盲目增大投入，造成浪費。