紙質檔案數字化工作探討

云雪

摘要：檔案數字化是將各種紙質、照片、聲像、膠片等傳統介質的檔案信息通過計算機技術轉換為數字化的信息。檔案數字化加工完成后，這些信息才有可能通過高速寬帶通信網絡設施在檔案信息網站向社會提供利用服務，從而真正實現資源共享。

關鍵詞：紙質檔案；數字化

利用是檔案管理工作的根本目的，檔案管理專業性強、涉及面廣、種類多、數量大、利用頻繁，傳統的檢索方式需要通過人力去翻閱、查找，檔案檢索較煩瑣、工作量較大，既費時又費力。紙質檔案進行數字化處理后，可以提供各種科學的、符合需要的檔案檢索工具，操作方便、快捷，能更大程度的滿足利用者的需求，實現檔案的有效利用。檔案室如何開展電子檔案管理工作，采取什么原則和策略，是我們檔案工作者必須認真研究和思考的問題。

一、紙質檔案數字化的范圍

紙質檔案數字化，是一項巨大的社會工程，需要進行價值評估核算，以期用較少的投入取得較好的效果。因此，在紙質檔案數字化之前，必須正確界定檔案數字化的原則和范圍，不能也沒有必要將全部紙質檔案數字化。筆者認為一般應把握四個原則：一是使用價值原則。使用價值的大小，主要取決于使用頻率和使用單位和個人的重要程度。要遴選那些使用價值較大的檔案作為數字化的重點。二是歷史價值原則。有些檔案資料雖然使用頻率低，但卻是一個歷史時期的重要事件，具有一定的歷史研究價值，這樣的檔案也是數字化的重點。三是預期價值原則。雖然有些檔案目前看價值不大，但從未來預期看，有較高的使用價值，這樣的檔案也不可忽視。四是整體價值原則。雖然有些檔案單獨看沒有什么價值，但與其它一些有較高價值的檔案資料是密切聯系的，這部分檔案也應統一實施數字化。

二、紙質檔案數字化工作應注意的問題

1.做好數字化制作方式的選擇。數字化加工是一項系統工程，涉及巨大的物力、人力和資金投入以及技術問題，所以一定要重視數字化制作方式的選擇。紙質檔案的數字化制作方式主要有直接掃描和縮微轉化兩種。對于還沒有將原有紙質檔案進行過縮微復制的檔案而言，可以選擇直接掃描方式，即采用掃描設備將檔案原件轉化為數字影像。在具體的紙質檔案數字化制作中，對大量標準的、紙張質量較好的檔案可選用高速掃描儀，對少數珍貴的、紙張質量較差的檔案可選用平板掃描儀采集影像。如果條件許可或者出于增加備份種類的需要，也可以先進行縮微復制，然后利用縮微膠片轉化成數字圖像。對于已進行過縮微復制的檔案而言，即采用專用掃描設備將縮微膠片上的影像轉換成數字影像。

2.注重特殊文件的處理。檔案安全，始終是檔案工作的生命線和底線，是檔案部門的基本任務和第一要務，在數字化工作一開始就強調檔案數據信息的安全。首先，對密級文件、涉密材料的控制管理。為落實這一要務，保證對密級文件、涉密材料的控制管理，在進行數字化時要做到：（1）在數字化前對檔案全宗進行摸底，由專門人員對涉密檔案進行單獨保管。（2）要求整理人員對絕密、機密、秘密文件檔案必須填寫《文件密級登記表》，對該份檔案的全宗號、目錄號、案卷號、文件標題等詳細內容進行登記，由組織鑒定后再決定是否進行數字化。其次，對珍貴、實物檔案進行數字化。處理對策與對密級文件、涉密材料的處理對策一樣，對于涉及民族敏感問題、邊界問題等的檔案和實物檔案由專家組織鑒定后再決定是否進行數字化或如何進行數字化。

3.數字化檔案的安全技術管理。安全性從技術的角度主要體現在物理層、網絡層、操作系統、數據、應用層和用戶等層面。要針對安全需求，創建相應的安全策略。（1）策略。有效的安全策略能確保網絡設備不受蓄意破壞或不合適的訪問。應該根據檔案管理需要來確定安全策略，如用戶訪問權限、IP地址的限定等。（2）技術手段。常選用的安全技術手段有防火墻技術、加密技術、入侵檢測技術、安全掃描技術、用戶認證技術和日志記錄技術等。（3）信息備份。需要采用信息備份，以保證當系統出現故障時，能以最快的速度恢復正常，將損失程度降到最低。常采用的措施一種是定期備份，另一種是遠程數據庫備份。

4.數字化工作的監督管理問題。為確保紙質檔案數字化工作的順利完成，檔案管理部門有必要加強數字化工作的監督管理。一是加強檔案出庫、入庫管理。嚴格執行檔案出庫、入庫登記制度，并對紙質檔案實體進行檢查，然后交接雙方簽名確認。二是加強紙質檔案的拆裝管理，要求工作人員在拆分紙質檔案時一定要謹慎，不得有任何損害檔案行為；紙質檔案的重新裝訂也必須要謹慎，同時要求裝訂材料必須符合檔案長期保存保管的需要。三是加強場地管理，提供足夠的空間來開展數字化工作，并保證數字化操作場地的溫濕度符合要求。四是加強人員管理，對工作人員進行宣傳教育，要求數字化工作場地內嚴禁煙火，徹底消除安全隱患。

總之，紙質檔案數字化工作是把傳統的紙質檔案轉換成檔案的數字圖像，這部分工作的主要內容是保證圖像數據的質量，包括清晰度、準確性、完整性等，而最重要的是最大限度地保存檔案的信息，真正達到通過數字化對檔案進行復制利用的目的，為檔案館信息化建設莫定良好的基礎。

（作者單位：河北保定學院）