基于項目管理的裝備維修器材競爭性采購啟動階段管理研究

李望偉 （重慶軍事代表局，重慶 400050）

項目啟動階段管理，是指在項目壽命周期中啟動階段對項目實施的一系列管理活動。簡單的講，實施啟動階段管理就是要在確定項目可行性后，為確保項目管理活動順利開展而進行一系列活動。從項目啟動階段管理的概念可以得出：裝備維修器材競爭性采購項目的啟動階段管理就是在維修器材競爭性采購項目啟動階段為保證項目管理活動順利開展而進行的一系列管理活動。

1 項目啟動階段管理概述

項目管理的目的是實現項目的預定目標。啟動階段作為項目壽命周期中重要一環，對其的有效管理對于實現項目管理目標至關重要。不少人對啟動階段管理存在認識上的誤區甚至沒有啟動管理意識，個別人把 “啟動”簡單理解為領導開個動員會，指定幾個人，項目管理工作就開始了。甚至為了所謂的趕進度，跳過啟動管理直接進入了計劃管理階段[1]。草率的啟動項目會給后續項目管理工作帶來許多問題，例如：目標與要求不明確將導致項目團隊成員對項目認識不統一，后期工作難度增大；利益相關者未經辨識將導致相關利益者的期望在有限資源條件下無從取舍，導致工作協調難度增大。因此，項目啟動階段管理務必應當引起項目管理人員的高度重視。通常，項目啟動階段管理主要內容包括選定合適的項目負責人，組建結構合理的項目團隊，明確項目的目標與相關要求，識別項目的相關利益人員等方面。

2 基于項目管理的裝備維修器材競爭性采購啟動管理設計

為了規范裝備維修器材競爭性采購的啟動管理，各級維修器材采購管理部門應對啟動階段的工作內容、方法及成果提出明確的要求，形成相應的管理制度，這樣不僅可以使裝備維修器材競爭性采購管理人員明確應該做什么和達到什么樣的目標，而且也便于上級的監督與控制。本文將主要從任命項目負責人、組建項目團隊、明確項目目標與要求、識別項目利益相關者四個方面對裝備維修器材競爭性采購啟動階段進行設計。表1表示了在啟動階段管理工作內容、責任人、工作成果和完成活動的衡量標準。

表1 啟動階段的管理工作

2.1 任命項目負責人

項目負責人是項目實施的領導者、組織者、責任人，通過對項目各項活動的計劃與控制，保證項目在規定的時間、成本、質量和范圍內完成[2]。項目負責人應在啟動階段盡早介入項目活動，以便較好地了解和把握項目的全局。項目負責人是裝備維修器材競爭性采購工作項目管理的具體指揮者，項目負責人的選擇對維修器材競爭性采購項目的成敗影響重大。任命項目負責人之前，必須建立項目負責人的選擇標準，標準必須遵循一些基本的項目管理理念。項目負責人應該具備多方面的能力，包括團隊建設、溝通、解決沖突、資源管理等方面能力；具備在沒有足夠的正式權力下，發揮項目權力和個人影響力管理團隊的能力；具備學習的能力。項目負責人不一定是技術方面的專家，但必須能通過學習以達到熟悉維修器材業務等專業領域的要求。因此，項目負責人可以優先考慮從那些具有在裝備采購領域、項目管理領域、維修器材業務領域及領導崗位交叉任職經歷的人員中選拔。

2.2 組建項目團隊

在任命項目負責人后，項目負責人應著手組建項目團隊。在組建項目團隊過程中，必須考慮裝備維修器材實施競爭性采購所涉及的工作內容、所選人員的特點等諸多要素，要考慮的問題主要包括：預選人員從前的經驗分析，在職權范圍內挑選那些具備必需的技能、有過類似的經驗、有合適的時間能夠擔任競爭性采購工作的人進入預選名單。維修器材競爭性采購團隊應包括5類人員，他們是：需求分析人員、市場調查人員、技術領域專家、采購業務人員、采購相關領域人員，表2給出了5類人員的技能要求及來源。在確定具體人員時維修器材采購管理部門領導應與各維修器材使用單位和有關職能部門領導進行溝通。確定項目團隊名單后，在項目啟動會前應制定團隊的規則，包括工作規則、行為規范和角色分工。

表2 維修器材競爭性采購項目團隊組成

2.3 明確項目目標與要求

項目目標與要求分別是指項目完成時所能夠實現的項目結果和項目執行過程中的各項約束[3]。項目負責人在接受委托后，必須弄清維修器材采購管理部門對項目需要達到的目的、要求。將項目的最終結果區分為必須取得的成果和期望能夠取得的成果，只有達到了必須達到的目標才能算是成功的項目。與此同時，項目負責人還必須弄清維修器材采購管理部門對時間、費用、質量、風險等方面的要求。項目發起人對項目的許多方面往往并不十分明確，一般只有一個總體概念，如需要投入多少資源，要求何時完成等。因此，項目負責人應對項目要求進行詳細研究。在明確目標與要求的過程中，項目負責人可以進一步把握采購管理部門的意圖，也有助于維修器材采購管理部門自身更好地明確需求，從而為裝備維修器材競爭性采購項目管理工作的順利實施創造良好的氛圍。

2.4 識別項目相關利益者

成功的項目管理只有在項目負責人把項目利益相關者的潛在影響考慮進去以后才能實現[4]。項目管理的目標是滿足所有項目干系人的期望，但由于資源有限，不可能滿足所有干系人的期望，這就要有所取舍。這就要求對項目干系人進行識別，找到項目主要干系人，并了解他們分別起的作用，然后對不同的干系人采取不同的應對措施。表3是維修器材競爭性采購工作中的干系人分析表。

表3 維修器材競爭性采購干系人分析表

在完成以上四方面工作后，維修器材采購管理部門應及時組織召開項目啟動會議。參加會議的人員應包括有關職能部門代表、維修器材使用單位代表及項目團隊成員。啟動會內容應包括：介紹項目的目標、內容、要求等；任命項目負責人及項目團隊成員；宣布團隊規則；團隊成員彼此熟悉；布置下一階段的工作。啟動會是個里程碑，它標志著啟動階段管理工作的結束和計劃階段管理工作的開始。

3 結 論

啟動階段管理是對裝備維修器材競爭性采購實施項目管理的一項重要工作。通過以上對維修器材競爭性采購項目啟動階段管理進行的設計，可以幫助組建合理的項目團隊，搭建牢固的項目管理平臺；可以幫助明確項目目標及要求，提高制定時間、成本計劃的合理性；可以清晰識別各干系人的個體需求，為良好的溝通提供基礎。總之，對裝備維修器材競爭性采購進行啟動階段管理對競爭性采購的實施有著深遠的影響和意義。

[1] 王冬.一汽設備備件集中采購項目化管理模式的研究[D].長春：吉林大學 （碩士學位論文），2005.

[2] 宋偉.項目管理學[M].北京：人民郵電出版社，2008.

[3] 駱珣.項目管理教程[M].北京：機械工業出版社，2003.

[4] 邱菀華，沈建明，楊愛華.現代項目管理導論[M].北京：機械工業出版社，2002.