知識服務環境下高校圖書館的組織結構變革

唐 虹

(湖南工學院，衡陽 421008)

隨著網絡信息環境的發展，電子館藏、虛擬資源的急劇擴張，用戶的需求和選擇發生了巨大變化，圖書館的工作體系由傳統的典藏文獻資料轉化為以“信息”為支、節點的網絡型模式，其信息資源與信息用戶空前擴張，服務方式向智能化、虛擬化轉變，圖書館業務流程不再局限于圖書、期刊等傳統的“物質流”，更多地表現為電子資源和網絡虛擬資源的“信息流”和“知識流”，知識服務正在成為圖書館新的發展方向和增長點。與傳統的圖書館服務形式相比，知識服務是基于自主和創新的服務，不再是標準化和事務性工作。知識服務不僅要求極大地調動館員的主觀能動性，還要變更傳統的業務流程，改善組織結構，提高圖書館工作、服務效率，保障知識服務的實現［1］。為了提高在知識經濟社會的適應性和競爭能力，圖書館組織不得不進行相應的變革以適應這種變化，其中圖書館的組織結構變革尤為重要。

1 知識服務環境對高校圖書館組織結構變革的要求

1.1 組織結構扁平化

扁平化是網絡信息環境下圖書館組織結構變革最顯著的特征。傳統的圖書館組織結構多為金字塔型的，這種組織結構的優點是分工明確、等級森嚴、便于控制，但是，這種組織結構在網絡信息服務環境下暴露出越來越多的弊端。例如:由于管理層次多導致機構臃腫，人員冗余，進而造成成本居高不下;不同部門間互相推諉責任，管理效率低下;館領導高高在上，很難接近第一線，這樣就容易造成下情不能上達，上面的想法也不易為基層人員所了解的局面［2］。這種嚴格的等級制度，使得組織成員缺乏責任感、自律意識、決策權限，從而造成組織的學習積極性低，缺乏創新精神與激勵創新的動力。為了克服傳統組織的這些缺點，首先要推倒“金字塔”，減少上下級間的層級，即所謂的組織扁平化，從而有利于信息的傳遞，保證信息傳遞的有效和真實，大幅度提高組織效率。

1.2 組織結構柔性化

所謂“柔性”，就是高校圖書館組織并行工作的能力和適應不同情況的能力，組織結構的柔性化就是將固定的組織模式拋棄，以臨時的任務為導向的團隊式組織完成圖書館工作，這種團隊式組織可以使員工打破原有的部門界限，省略原來的中間管理層次，直接對用戶和圖書館的總目標負責。組織通過權限結構的調整，適當下放中高層管理人員的權力，充分授予員工應付突發事件的自主權力，以提高決策的時效性。因此，柔性化組織做到了靈活性與多樣性的統一，它能為高校圖書館提供應對外部環境變化的能力，有利于組織較好地實現集權與分權、穩定性與變革性的統一［3］。

1.3 組織結構網絡化

圖書館之間組織結構網絡化。圖書館網是整個社會信息大網絡中最重要的一部分，是高度發達的信息網絡上的一個重要結點，每個圖書館又是全球圖書館網中的一個結點。館與館之間的聯系將更加緊密，在自由平等和互惠互利的基礎上實現信息資源的共建共享，實現圖書館的戰略聯盟。這是宏觀意義上的圖書館網絡組織模式。

圖書館內部組織結構網絡化。圖書館內部打破部門界限，各部門及成員以網絡形式相互連接，使信息和知識在高校圖書館內快速傳播，實現最大限度的資源共享，實現高校圖書館內部的無邊界化。無邊界化使高校圖書館內部溝通暢通無阻，極大地提高了高校圖書館的服務管理效率。當然這離不開先進的信息網絡技術的支持。這是微觀意義上的圖書館網絡組織模式，本文主要討論這一模式。

2 高校圖書館網絡組織模式的設計與構建

2.1 網絡組織模式設計

傳統以文獻為主線的工作模式采用剛性的部門化管理，割裂了用戶、圖書館員與文獻信息之間的緊密聯系，不利于對快速變化的用戶需求做出迅速的反應，也限制了圖書館員工的全面發展，因此有必要建立一種適應高校圖書館工作要求的新型組織模式，筆者依照如下原則來構建網絡組織模式。

(1)流程導向原則。對組織結構進行優化，要建立在流程再造基礎之上，強調組織為流程而設。要求突破原部門職能分工的嚴格界限，按照圖書館的發展戰略和任務，把全部流程當作整體，將主要業務流程按信息資源收集、整序、組織、存儲、利用主要流程及其子流程加以集成和組合，建立跨部門的機動團隊，按科學的原則重新翻新，并以此為出發點和歸宿，根據圖書館發展戰略重新設置組織和崗位［4］。

(2)用戶中心原則。圖書館的組織結構應以人為中心而不是以物為中心，滿足用戶的信息需求是圖書館一切工作的出發點和落腳點。所以圖書館應根據用戶的需求采集和提供信息資源，而不是根據圖書館采集的信息提供服務。圖書館的信息源分析、信息采集、信息組織、信息存儲、信息檢索、信息開發及信息傳播等工作都應圍繞用戶的需求分析去展開。

(3)集成信息服務原則。圖書館將為用戶提供集成化的信息服務，它包括:①信息資源的集成。把不同出版類型和不同載體類型的信息資源整合成一個有機的整體。②信息內容的集成。在獲得原文文獻的基礎上，對信息內容進行加工、綜合，為用戶提供增值信息產品，甚至包括圖像理解、語音識別和視頻情節理解等。③信息技術集成。圖書館應提供一整套工具，實現檢索、采集、分析、加工和提供利用的無縫鏈接，實現各種服務方式之間的有機結合。圖書館的所有工作都是為“獲取”提供服務，它不再是某一個功能部門的責任，因此，圖書館網絡組織模式中的工作單元(結點)應是許多功能部門的邏輯組合。

(4)自主與協作性原則。網絡型組織模式的核心是以人為中心，讓每個人在工作中都有一定的制訂計劃、判斷決策、分析復雜問題的權利，都有不斷學習新知識的機會。賦予一線工作人員充分的決策權，讓每個工作小組都承擔起用戶需求分析、信息資源采集、分類編目、檢索導航、參考咨詢及用戶教育等職責，使每個團隊都成為一支快速反應隊伍。同時，鼓勵圖書館員工參與自主的民主管理，既給予一定的工作壓力和自主權，又能使其相互合作。滿足人們學習新知識和實現自我價值的愿望，充分發揮他們的積極性與創造性，從而形成獨特的、有競爭意識的圖書館文化。

(5)精簡性原則。高校圖書館的管理體系要強調組織體系的簡潔性，對圖書館服務和管理過程中一切多余的環節實行精簡。在組織結構上，縱向上減少層次，橫向上打破部門壁壘，將多層次、細分工的管理模式轉化為分布式平行網絡的管理模式;在服務和管理過程中，采用先進的信息技術特別是網絡技術，使每位員工的服務工作增值。精簡還包括，在減少服務的復雜性的同時，提供多樣化的服務和產品［5］。

2.2 網絡組織模式構建

基于以上原則，筆者構想了高校圖書館網絡組織的模式(如圖1)。

圖1 動態的圖書館流程網絡型組織模式框架圖

圖1中總部與組織單元形成了網絡結構。總部及各組織單元構成了網絡中的結點，總部由大學圖書館館長級管理層及圖書館的服務職能部門所構成，組織單元是職能部門、功能團隊等形成的與總部直接相聯系的次級結構。總部是所有結點最重要的核心結點，一方面，它通過組織內部的行政協調系統與組織單元相聯系，另一方面，它與各組織單元憑借通訊網絡、局域網、互聯網等技術網絡及溝通網絡等形成的合作關系相聯結。動態的圖書館流程網絡型組織單元是臨時的，隨著工作任務或項目產生，工作任務或項目完成，組織單元也就解散，組織單元與總部保持動態的變化關系。在動態的圖書館流程網絡結構中，組織單元的角色是不固定的、動態變化的，根據臨時任務或項目的需要，形成臨時組織單元，即動態的組織單元(用虛線橢圓表示)，人員來自于其他組織單元(臨時或穩定的組織單元)。一旦臨時組織單元組建，它就成為動態網絡結構中的一個結點，與總部及其他組織單元產生了網絡關系。工作任務或項目完成后，臨時組織單元就會解散，人員回到原組織單元中，或重新進入一個新的臨時單元［6］。這樣的組織結構可以根據需要，隨時進行靈活的組合排列，迅速形成戰斗力，而一般情況下則保持相對的獨立服務管理，這無疑大大提高了組織結構的靈活性。

圖書館為用戶提供的世界范圍的知識成果由綜合協調部門同各結點協調后，按知識分類體系分流，提供給各結點。結點數量的多少，主要依據信息量和用戶的需求來決定，各結點加工和處理的只是若干學科范圍的相關信息。各結點圍繞用戶需求，負責信息源分析、信息采集、信息組織、信息存儲、信息檢索、信息開發、信息傳播以及用戶培訓等一系列工作;技術支持部門負責全館的技術條件、技術設備、技術支持與技術升級更新等問題，在技術上保障整個網絡的正常運行。綜合協調部門負責規劃、組織和控制本館的發展與建設目標、步驟與進度，協調各結點工作，促進館員之間的相互交流與學習，協調館際之間及本館部門之間的相互關系，進行人事與財務管理，組織國內、國際的學術交流［7］。在成立的工作團隊里，這些組織單元(工作團隊)由于是根據項目需要組織的，所以任務清楚，目的明確，各方面有專長的人都是有備而來，能相互溝通與較好融合，能把自己的工作同整體工作聯系起來，為攻克難關、解決問題獻計獻策，并且增強了責任感和榮譽感，激發了工作熱情，有利于工作團隊順利完成任務。

3 高校圖書館組織結構變革中的幾點措施

網絡組織是一個前瞻性的概念，是未來圖書館組織結構發展的方向，但是，希望圖書館從傳統組織直接轉變為網絡組織是不現實的，新的組織結構畢竟要以過去的組織結構為基礎，而不可能憑空創造出來。因此，圖書館組織必然要采取一些措施在結構上向網絡組織過渡。

3.1 壓縮組織層級

圖書館傳統組織以勞動分工、科層結構和職能主導為特征，呈現金字塔形狀，基層由采訪、編目、流通閱覽、典藏等組織和各職能部門構成，每個子組織內部又有自己的層級機構，下級組織對上級管理負責，組織上下共同提供服務。這種組織結構曾經極大地推動了圖書館事業的發展，既保證了館長的統一指揮，又發揮了職能機構的專業管理作用，促進了圖書館人才的專業化發展。隨著信息技術的發展和用戶需求的多樣化，這種組織結構的弊病開始制約圖書館的發展，如過細的專業分工使人們忽視整個組織的使命，有效的管理幅度使組織規模的擴大必然伴隨著管理層次的增加;各職能部門由于業務性質的不同，工作無法進行橫向比較，造成各部門本位主義嚴重，從而影響圖書館整體目標的實現。我們不能期望圖書館組織結構能從傳統層級制直接變革為網絡組織結構，但是減少組織層，是圖書館目前能夠做到，也是必須做到的。

3.2 以業務流程為導向的工作團隊的建立

在業務流程重組的基礎上，圖書館組織需要建立工作團隊，也就是將過去以功能分工的組織方式改變為以流程為導向的項目小組。過去分散于各職能部門的工作由一個小組結合起來，承擔起滿足用戶需求的所有工作，各組成小組構成了一個非中心化的聯合體網絡，這樣不但可以避免傳統圖書館內部廣泛存在的“官僚主義”所導致的管理效率低下，而且也使各組成小組的界限不再嚴格地局限于功能和層次。當組織職務是圍繞小組而不是個人來進行設計時，結構就組成了任務團隊。知識服務時代的大學圖書館將越來越多地在圖書館內部和外部使用跨職能的任務團隊，人們必須學會在沒有固定職務、沒有命令權威、既不是被控制也不是控制他人的情況下去進行管理，去完成任務，去實現組織目標［8］。

3.3 加強知識服務時代人力資源管理

信息技術給人力資源管理帶來了新的挑戰，因此圖書館應從以下幾方面加強人力資源的管理:(1)轉換人的管理角色。在知識服務環境下進行組織結構變革，減少組織層級，許多員工會對變革產生抵觸情緒。因此，圖書館應使廣大館員認識到技術進步的幅度越大，組織變革就越深刻，對人的素質要求就越高，這是現代社會生產力發展的客觀規律。圖書館進行組織結構變革能夠使人們有更多精力去參與創造性、決策性的活動。(2)適應知識服務環境的特點，徹底破除“官本位”觀念，建立符合時代要求的人事管理制度。(3)適應知識服務環境下圖書館組織的扁平化、柔性化和網絡化趨勢，對知識服務工作者的職務任用和工資福利，應探索新的方法，使其能安心從事知識創造和服務工作;圖書館領導要參與其團隊活動，不斷調動和激發工作人員的積極性和創造性［9］。

優化高校圖書館組織結構，提高組織結構效率，創建面向知識服務的圖書館組織結構是大學圖書館生存、發展的必然。網絡化環境和信息技術為知識服務提供了技術支撐，與此同時，知識服務要求改變傳統的組織結構形式，建立起新的、相應的組織管理機制。圖書館要適應時代發展要求，打破傳統的集權式組織結構，模糊組織邊界，強調部門之間合作，實現各類資源縱橫通暢，提高辦館效率，適應知識服務的發展要求。

［1］孫曉明，張愛臣.知識服務與圖書館組織結構變革［J］.圖書館工作與研究，2010，(10):45－48.

［2］［3］［8］［9］吳聲鳳.信息時代的企業組織結構變革［J］.貴陽學院學報(自然科學版)，2008，(1):1 －8.

［4］［5］［7］張 敏.網絡組織模式:21世紀圖書館管理系統的新形態［J］.圖書館理論與實踐，2005，(2):17－18.

［6］盧旭升.論企業管理的網絡化組織結構［J］.商場現代化，2007，(7):99 －100.