關(guān)于檔案管理現(xiàn)代化的幾點(diǎn)思考

李錦峰

摘要：檔案管理現(xiàn)代化是檔案管理人員面對(duì)的新課題。管理現(xiàn)代化就是把管理工作信息化和最優(yōu)化。著重用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)理論、方法和手段來(lái)研究和處理管理工作中的規(guī)律性問(wèn)題，使管理工作更趨于完善。當(dāng)今時(shí)代，計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展日新月異，對(duì)傳統(tǒng)檔案工作進(jìn)行根本性改革已迫在眉睫。隨著微型計(jì)算機(jī)技術(shù)、大容量信息存儲(chǔ)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案管理日益普及，電子檔案日漸增多。檔案信息處理標(biāo)準(zhǔn)化不斷取得進(jìn)展，從而與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)結(jié)合，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)代化；思考

檔案管理現(xiàn)代化是檔案管理人員面對(duì)的新課題。管理現(xiàn)代化就是把管理工作信息化和最優(yōu)化。著重用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)理論、方法和手段來(lái)研究和處理管理工作中的規(guī)律性問(wèn)題，使管理工作更趨于完善。當(dāng)今時(shí)代，計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展日新月異，對(duì)傳統(tǒng)檔案工作進(jìn)行根本性改革已迫在眉睫。隨著微型計(jì)算機(jī)技術(shù)、大容量信息存儲(chǔ)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案管理日益普及，電子檔案日漸增多。檔案信息處理標(biāo)準(zhǔn)化不斷取得進(jìn)展，從而與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)結(jié)合，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。關(guān)于檔案管理現(xiàn)代化，筆者結(jié)合工作實(shí)踐，淺談以下幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)。

一、 檔案管理存在的問(wèn)題

檔案制度自20世紀(jì)50年代產(chǎn)生以來(lái)，作為一項(xiàng)常規(guī)性的公共管理工具對(duì)中國(guó)的信用建設(shè)、干部管理、國(guó)家安全、福利分配等方面作出了不可磨滅的制度性貢獻(xiàn)。但隨著改革開(kāi)放的進(jìn)程加快和社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的縱深推進(jìn)，傳統(tǒng)人事檔案制度的身份性和體制性弊端也顯露無(wú)遺。“死檔棄檔”、“虛假檔案”、“人質(zhì)檔案”、“人檔脫節(jié)”、“檔案克隆”等現(xiàn)象也日益增多，其“二元化人事體制結(jié)構(gòu)”所形成的“人才壁壘”、“單位封閉”、“制度交易”、”身份阻隔“等負(fù)功能愈加顯現(xiàn)，在一些人的心目中人事檔案已經(jīng)淪為“雞肋”——食之無(wú)味卻棄之可惜，其制度性生存愈發(fā)尷尬。因此，傳統(tǒng)人事檔案制度必將走向終結(jié)，新的、科學(xué)的人事檔案制度必將走向前臺(tái)。根據(jù)全國(guó)人才工作會(huì)議精神，要促進(jìn)人才的合理流動(dòng)，必須進(jìn)一步消除人才流動(dòng)中的城鄉(xiāng)、區(qū)域、部門(mén)、行業(yè)、身份、所有制等限制，發(fā)展人事代理業(yè)務(wù)，改革戶籍、人事檔案管理制度，放寬戶籍準(zhǔn)入政策，推廣以引進(jìn)人才為主導(dǎo)的工作居住證制度，探索建立社會(huì)化的人才檔案公共管理服務(wù)系統(tǒng)。作者認(rèn)為，人事檔案及其制度的公共政策創(chuàng)新必須沿著契約化、社會(huì)化、電子化和法制化的方向發(fā)展，也就是說(shuō)契約化、社會(huì)化、電子化、法制化是人事檔案制度創(chuàng)新的必然路徑。

內(nèi)容上，立卷不夠規(guī)范，案卷質(zhì)量不高。一是檔案材料內(nèi)容填寫(xiě)前后不一。“三齡一歷”（年齡、工齡、黨齡、學(xué)歷）記載多樣，個(gè)別干部的“年齡越填越小，參加工作時(shí)間越填越早，文化程度越填越高”。二是檔案用紙規(guī)格不一。雖然規(guī)定檔案材料要統(tǒng)一使用16開(kāi)辦公用紙，但現(xiàn)行的公文材料大部分是A4紙，高等院校印制的學(xué)歷材料絕大部分也是A4紙，紙張大小不同，致使有的表格印制超過(guò)裝訂線，給立卷歸檔工作帶來(lái)了麻煩。三是材料歸類(lèi)不準(zhǔn)確。有的不該歸檔的材料歸了檔，而該歸檔的零散材料卻沒(méi)有及時(shí)歸檔。四是檔案材料短缺。如表彰和處分材料散失較多，有少量的履歷表、自傳等未蓋人事部門(mén)公章。另外，隨著時(shí)代的發(fā)展，干部人事檔案中有些陳舊的信息內(nèi)容已不能滿足企業(yè)發(fā)展的需要。如記載個(gè)人履歷、社會(huì)關(guān)系、政治面貌等基本情況的內(nèi)容多，而反映個(gè)人工作能力、技術(shù)特長(zhǎng)等方面的內(nèi)容少，這些都會(huì)直接影響到案卷質(zhì)量。

使用上，技術(shù)手段滯后，運(yùn)行效率較低。在整理檔案過(guò)程中，有的單位沒(méi)有啟用干部人事檔案電子信息化管理系統(tǒng)，大部分是靠手工操作，費(fèi)時(shí)、費(fèi)力，效率低，與行業(yè)整體的現(xiàn)代化、信息化、科學(xué)化管理水平不相適應(yīng)。

由于檔案管理工作的相對(duì)封閉性，檔案管理方法的陳舊性，使得我們的工作視野、思維和思路容易受到影響和制約。要實(shí)現(xiàn)思想觀念上的一個(gè)大的轉(zhuǎn)變，需要大力倡導(dǎo)開(kāi)拓創(chuàng)新精神，進(jìn)一步形成推進(jìn)檔案工作創(chuàng)新的濃厚氛圍。要認(rèn)真總結(jié)檔案工作好的經(jīng)驗(yàn)，準(zhǔn)確把握檔案工作特點(diǎn)和規(guī)律，用新觀念新思路解決新情況新問(wèn)題。

二、與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化

檔案數(shù)量越來(lái)越大，檔案材料的種類(lèi)越來(lái)越多。因此，只有實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，才能有效地解決新形式下出現(xiàn)的新問(wèn)題。

1.加強(qiáng)管理意識(shí)。檔案管理是一門(mén)專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的工作，其要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、辦事細(xì)心的工作態(tài)度、樂(lè)于奉獻(xiàn)的工作精神，又要有扎實(shí)的檔案管理理論知識(shí)、科技知識(shí)，尤其是運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者要拓寬知識(shí)層面，提高綜合素質(zhì)，才能做好新時(shí)期的檔案管理工作。

2.掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)。檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會(huì)對(duì)檔案工作的新要求，也是檔案管理發(fā)展的必然方向。所以，檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，特別要注重計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)和掌握，努力使自己具備信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的綜合型檔案管理人才。

3.利用現(xiàn)代化技術(shù)，整理檔案。利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。利用計(jì)算機(jī)將以前手動(dòng)檢索查閱名錄的方式改變?yōu)橛?jì)算機(jī)檢索查閱，大大的減少了查找名錄的時(shí)間。既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計(jì)算機(jī)的管理優(yōu)勢(shì)，減少了手工操作，提高了工作效率，更好地服務(wù)于社會(huì)。

三、大力開(kāi)發(fā)檔案信息資源

利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和相應(yīng)的設(shè)備，將各種傳統(tǒng)介質(zhì)的干部人事檔案信息，通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)轉(zhuǎn)換為數(shù)字化的、可以被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字信息，組織加工整合成各種數(shù)據(jù)庫(kù)形式進(jìn)行存儲(chǔ)，然后通過(guò)網(wǎng)絡(luò)和信息系統(tǒng)提供快捷方便的檔案信息服務(wù)，從而提高干部人事檔案的利用效率和干部人事工作的管理效率。

1、利用科學(xué)手段，快速獲取檔案信息。

2、盡快介入電子文獻(xiàn)的收集和管理。

電子文獻(xiàn)的特性：（1）依賴(lài)性和不可識(shí)別性；（2）技術(shù)更新快，壽命短，體積小；（3）載體穩(wěn)定性；（4）載體形式多樣性；（5）信息易控制.可變性與易丟性；（6）信息共享性與無(wú)原件概念；（7）動(dòng)態(tài)與虛擬文件特征。

由于電子文獻(xiàn)的上述特點(diǎn)，傳統(tǒng)的保存和管理文件方法不再有效。應(yīng)建立電子信息管理系統(tǒng)，從它的產(chǎn)生之初就開(kāi)始業(yè)務(wù)監(jiān)督，以確保信息的持久性。此外，還要有一套鑒定.跟蹤.檢索.接受.保管的具體辦法和規(guī)章制度，同時(shí)還應(yīng)對(duì)現(xiàn)有的檔案保存部分或全部文件進(jìn)行保存，以免檔案流失。

三、檔案的管理。

信息安全的角度出發(fā)，主要是對(duì)使用者的管理，對(duì)提供利用載體的管理及使用中保密措施等管理。

一是使用權(quán)限的審核：在使用中，由系統(tǒng)自動(dòng)判定使用者身份的合法性及所使用的范圍，并由系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)其操作的路徑進(jìn)行跟蹤與記錄；

二是拷貝的提供與收回：原則上應(yīng)避免把載體上的電子文獻(xiàn)檔案全部拷貝給使用者，并通過(guò)技術(shù)手段防止所提供的拷貝再?gòu)?fù)制。同時(shí)應(yīng)對(duì)回收的拷貝做消除處理；

三是加強(qiáng)使用的安全管理：不能無(wú)原則地向使用者提供全部的使用方式，對(duì)提供的拷貝的制作，必須在有效監(jiān)督下進(jìn)行，對(duì)加密級(jí)的信息要進(jìn)行加密處理，應(yīng)對(duì)使用的全過(guò)程進(jìn)行有效的跟蹤監(jiān)控等。

綜上所述，檔案資源的開(kāi)發(fā)與利用，是檔案管理現(xiàn)代化的核心，因此，面對(duì)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的迅猛發(fā)展，檔案管理必須因勢(shì)利導(dǎo)，運(yùn)用信息技術(shù)改造傳統(tǒng)的檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，加強(qiáng)檔案管理信息高速公路建設(shè)，大力培養(yǎng)檔案管理新型人才，更好地為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。