高職院校人事檔案的信息化管理

侯光蘭

摘要：就我國(guó)當(dāng)前高職院校人事檔案管理的實(shí)踐來(lái)看，信息化管理雖然已經(jīng)取得了長(zhǎng)足的進(jìn)步，但是仍然存在一些不足之處亟待完善。基于這一現(xiàn)狀，筆者就我國(guó)高職院校人事檔案的信息化管理問(wèn)題進(jìn)行分析與論述。文章首先闡述了加強(qiáng)高職院校人事檔案信息化管理的必要性，繼而分析了我國(guó)當(dāng)前高職院校人事檔案管理信息化過(guò)程中存在的問(wèn)題，然后針對(duì)這些問(wèn)題提出了應(yīng)對(duì)措施，最后對(duì)全文進(jìn)行了總結(jié)，以期能夠?qū)ξ覈?guó)當(dāng)前高職院校人事檔案信息化管理的科學(xué)開(kāi)展提供一點(diǎn)可借鑒之處。

關(guān)鍵詞：高職院校；人事檔案管理；信息化

一、加強(qiáng)高職院校人事檔案信息化管理的必要性

伴隨著當(dāng)前現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展，信息化管理已經(jīng)在我們?nèi)粘５墓ぷ魃钪腥找嫫占埃⑶野l(fā)揮著越來(lái)越重要的積極作用，對(duì)于高職院校的人事檔案管理來(lái)說(shuō)更是如此。筆者認(rèn)為，在高職院校人事檔案管理過(guò)程中加強(qiáng)信息化管理的必要性主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）是推動(dòng)高職院校人事制度改革的必然要求

將信息化管理引入到高職院校人事檔案管理中來(lái)，不僅能夠使高職院校的領(lǐng)導(dǎo)者以及相關(guān)部門直觀、迅速的對(duì)本校人力資源狀況進(jìn)行掌握，為院校人力資源決策提供有效的信息支持，而且還能夠極大的提升高職院校人事檔案的綜合利用效率，有效實(shí)現(xiàn)相關(guān)部門與人員之間的信息共享，是推動(dòng)高職院校人事制度改革的必然要求。

（二）是提升高職院校人事檔案管理工作者綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)的重要基礎(chǔ)

在高職院校傳統(tǒng)的人事檔案管理過(guò)程中，通常都是以手工操作為主來(lái)開(kāi)展工作的，在這種工作模式下的工作效率很低，工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度很大。但是將信息化管理引入到高職院校人事檔案管理中來(lái)，就能夠?qū)⑷耸聶n案管理工作者從繁重的工作任務(wù)中解脫出來(lái)，從而有更加充分的時(shí)間與精力去學(xué)習(xí)先進(jìn)的人事檔案管理理論與實(shí)踐方法，從而有效的提升高職院校人事檔案管理工作者的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)。

二、我國(guó)當(dāng)前高職院校人事檔案管理信息化過(guò)程中存在的問(wèn)題

就我國(guó)當(dāng)前高職院校人事檔案管理的實(shí)踐來(lái)看，信息化管理雖然已經(jīng)取得了長(zhǎng)足的進(jìn)步，但是仍然存在一些不足之處亟待完善。筆者結(jié)合自身多年的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，認(rèn)為我國(guó)當(dāng)前高職院校人事檔案管理信息化過(guò)程中存在的問(wèn)題主要包括以下幾個(gè)方面：

（一）資金籌集存在困難

在高職院校中開(kāi)展人事檔案管理的信息化，往往會(huì)受到諸多因素的影響。其中，資金問(wèn)題往往成為高職院校人事檔案管理信息化工作的重要制約因素。開(kāi)展高職院校人事檔案管理的信息化，不僅需要購(gòu)買電腦、掃描儀等硬件設(shè)備，鋪設(shè)系統(tǒng)內(nèi)部局域網(wǎng)絡(luò)，而且還需要購(gòu)買人事檔案管理軟件以及安全防護(hù)軟件等，這些都需要進(jìn)行大量的資金投入。除此之外，由人事檔案信息管理系統(tǒng)快速更新所帶來(lái)的維護(hù)費(fèi)用也是不容小覷的。但是，就我國(guó)當(dāng)前高職院校發(fā)展的普遍狀況來(lái)看，往往存在資金緊張的普遍現(xiàn)象，各高職院校能夠用于人事檔案信息化建設(shè)的經(jīng)費(fèi)投入非常緊張，成為制約高職院校人事檔案信息化管理的首要瓶頸。

（二）相關(guān)工作人員綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)普遍較低

在高職院校開(kāi)展人事檔案的信息化建設(shè)，要求檔案管理工作者具備較高的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)，不僅需要掌握檔案管理的相關(guān)理論，而且還應(yīng)當(dāng)通曉計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)以及現(xiàn)代化管理技術(shù)。但是，就我國(guó)當(dāng)前高職院校人事檔案管理工作隊(duì)伍的建設(shè)來(lái)看，相關(guān)工作人員的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)普遍較低，開(kāi)展工作的積極性也沒(méi)有得以充分的發(fā)揮，給高職院校人事檔案管理信息化建設(shè)的順利開(kāi)展設(shè)置了一定的障礙。

（三）開(kāi)展檔案管理信息化建設(shè)工作量大

在開(kāi)展高職院校人事檔案的信息化管理過(guò)程中，需要完成的工作量是非常繁重的，主要包括以下五個(gè)方面的工作：首先，應(yīng)當(dāng)開(kāi)展針對(duì)現(xiàn)存人事檔案的數(shù)據(jù)化處理，采用掃描、縮微等技術(shù)手段將已經(jīng)歸檔的紙質(zhì)材料轉(zhuǎn)換為電子數(shù)據(jù)；其次，利用檔案管理軟件的相關(guān)模塊將數(shù)據(jù)化檔案進(jìn)行分類歸集，以便于投入使用后的檢索應(yīng)用；再次，通過(guò)物理隔離、設(shè)置防火墻、數(shù)據(jù)備份等手段，保證檔案信息數(shù)據(jù)的安全；第四，及時(shí)開(kāi)展檔案信息化管理系統(tǒng)的更新完善，保持其一直處于可用的狀況下，避免產(chǎn)生由于信息技術(shù)更新?lián)Q代而帶來(lái)的效用喪失；最后，要雙管齊下，在高職院校人事檔案信息化完成之前，實(shí)行的是紙質(zhì)檔案與電子文檔并存，既要按老方法管理紙質(zhì)檔案，又要按信息化要求建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)工作。

三、提升高職院校人事檔案信息化管理水平的對(duì)策措施

針對(duì)上述我國(guó)當(dāng)前高職院校人事檔案管理信息化過(guò)程中存在的問(wèn)題，筆者提出以下幾個(gè)方面的對(duì)策措施，以期能夠?qū)ξ覈?guó)當(dāng)前高職院校人事檔案信息化管理的科學(xué)開(kāi)展提供一點(diǎn)可借鑒之處：

（一）要樹(shù)立科學(xué)的、先進(jìn)的人事檔案管理理念

對(duì)于高職院校人事檔案信息化管理建設(shè)來(lái)說(shuō)，首先應(yīng)當(dāng)在思想觀念上由落后的封閉型轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代的開(kāi)放型。在當(dāng)代信息技術(shù)在當(dāng)今社會(huì)日益普及的大環(huán)境下，加強(qiáng)高職院校人事檔案管理的科技化意識(shí)、現(xiàn)代化意識(shí)、計(jì)算機(jī)管理人事檔案意識(shí)，加快人事檔案管理工作由傳統(tǒng)的手工管理向計(jì)算機(jī)信息化管理的轉(zhuǎn)變，主動(dòng)面向社會(huì)實(shí)際需要，把人事檔案管理工作的重心轉(zhuǎn)變?yōu)榉仙鐣?huì)實(shí)際需要和各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的需要，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)和高效率的服務(wù)。

（二）要加強(qiáng)人事檔案信息化管理的安全意識(shí)

盡管現(xiàn)代信息技術(shù)為高職院校人事檔案的高效管理提供了先進(jìn)便捷的管理方式與手段，但是也給人事檔案管理工作帶來(lái)了一定的安全隱患，在實(shí)際工作中，有的單位在進(jìn)行人事檔案信息化建設(shè)時(shí)由于安全意識(shí)往往不夠或者客觀原因，造成人事檔案信息的泄密和丟失，給當(dāng)事人和單位帶來(lái)重大的損失；有的電子文件在保存中無(wú)法更新版本造成不可識(shí)讀性和不可兼容性，使存儲(chǔ)材料及載體容易損毀等問(wèn)題產(chǎn)生人事檔案信息資源丟失。基于上述分析可以看到，在高職院校的人事檔案管理工作中，一定要正確處理好人事檔案信息的保密與利用的關(guān)系，對(duì)各種資料信息進(jìn)行嚴(yán)格區(qū)分和界定，正確使用好計(jì)算機(jī)的加密功能，提高安全意識(shí)。

（三）要不斷提升人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)和政治素質(zhì)

伴隨著當(dāng)前現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷深入推進(jìn)，對(duì)檔案工作人員的要求也越來(lái)越高。就目前高職院校人事檔案管理的現(xiàn)實(shí)需要來(lái)看，應(yīng)當(dāng)建設(shè)一支檔案專業(yè)化知識(shí)化技能化的干部隊(duì)伍。伴隨著信息時(shí)代的到來(lái)，對(duì)每位檔案工作人員在工作技能上、業(yè)務(wù)素質(zhì)上、政治思想上提出了更高的要求，因此，檔案工作人員必須要加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)和技能的學(xué)習(xí)，不斷拓寬知識(shí)面，提高計(jì)算機(jī)使用能力、人事檔案管理能力以及綜合分析判斷能力，掌握現(xiàn)代信息管理技術(shù)，努力做到既熟悉人事檔案管理業(yè)務(wù)，又懂得計(jì)算機(jī)技術(shù)管理的具有雙重知識(shí)結(jié)構(gòu)的復(fù)合型人才。

四、結(jié)束語(yǔ)

通過(guò)上述幾個(gè)部分的分析與論述，我們可以看到，加強(qiáng)高職院校人事檔案管理的信息化建設(shè)是非常必要的。但是我們還應(yīng)當(dāng)看到高職院校人事檔案信息化管理過(guò)程中存在的種種不足，并積極采取相應(yīng)對(duì)策措施進(jìn)行解決。只有這樣，才能夠推動(dòng)我國(guó)當(dāng)前高職院校人事檔案信息化管理的科學(xué)健康發(fā)展。

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