高校工程建設檔案信息開發與利用工作探析

隨著社會的發展，高校整體規模的擴大、各種基礎設施都處于不斷發展變化的動態過程中，工程建設工作產生的信息量迅速增加，工程建設工作所需求的信息服務的內容也更加廣泛，如何進行高校工程建設檔案信息開發，提升其利用效果，使之成為一種不可或缺少的有效資源，在高校建設和管理中發揮更大的作用，是擺在檔案管理人員面前的一個新課題。

1. 高校工程建設檔案的特性

工程建設檔案是指工程建設項目在前期（規劃、決策、立項、核準）、實施（破土動工）、竣工驗收等各個環節形成的具有保存價值的不同形式的記錄載體，是工程建設的歷史記錄，也是工程建成后運行、維修、管理和改擴建等工作的重要依據。

1.1 專業性。工程建設檔案產生于高校建設中，與工程建設業務活動密不可分，技術性和專業性都比較強，隨著高校的不斷發展壯大而產生的數量也逐漸增多，由于工程建設工作面廣量大、載體形式多、時間不均衡、業務性強，在內容和形式上與一般檔案有明顯的區別，主要是專業術語多，圖表多，論證材料多，因此，要求高校檔案管理部門要針對工程建設檔案的專業性進行檔案管理。

1.2 動態性。隨著高校的建設發展，工程的建設、拆除、翻改、擴建日趨頻繁，產生的各種載體材料數量大增，且處于不斷變更之中，特別是工程建設項目建設周期長的，地下管網復雜的維修、改擴等，具有極強的動態性，若在任何一個工作環節、時段沒有及時做好工程建設檔案的形成、收集工作都有可能給工程建設檔案管理利用工作帶來一系列的困難或無法挽回的損失。

1.3 真實性。工程建設檔案是高校檔案的一部分，是高校工程建設技術管理的重要組成部分，作為工程建設的真實記錄和管理的重要依據，其作用也顯得愈加重要。真實性是工程建設檔案的生命，也是發揮工程建設檔案的現實效用的基礎和前提，工程建設檔案的歷史記錄與實際相符，能真實地反映高校工程建設活動的全過程，使之在工程的建設、拆除、翻、擴建中起到憑證和查考作用，使之節省大量的時間及人財物。

1.4 完整性。工程建設檔案管理最根本的任務是為校園建設、維修、改擴建等工程項目服務，及時準確地提供所需信息是校園建設等工程項目的重要條件，是對高校建設不可缺少的依據。因此工程建設檔案工作應以工程建設方為管理核心，以國家、行業標準規范為管理依據，以制度、監督和檢查為管理控制手段，在工程項目設計、建設施工、分包等單位全方位參與下，實施項目開工前介入、項目進行中控制、項目結束后核查、驗收把關的全過程控制的管理模式，將檔案工作滲透于項目建設的每個階段、每道程序、每個工作環節之中，將工程項目建設檔案管理貫穿于工程項目建設的全過程，使工程項日建設中形成的每一份文件材料都處于受控狀態，記載的各種載體材料必須清楚，與實物一致，各種載體檔案要結合起來判斷，能反映工程建設檔案的完整率，防止工程建設檔案漏歸。

2. 高校工程建設檔案信息開發與利用中存在的主要問題

2.1 工程建設檔案載體信息結構單一

從收集工程建設檔案的情況看，隨著高校規模擴大，工程建設項目的增加，工程建設單位多，人員素質參差不齊，檔案意識薄弱，多數工程建設人員由于對檔案管理業務不熟悉，檔案管理方式、方法各不相同，從工程建設設計、施工、竣工、改造、更新或多次修改中，以收集高校工程檔案的紙質資料為主，很少收集電子、影像等不同載體資料，或維修、改擴建原因記錄不明或無記錄，加上人員變化、辦公設備場地的變遷等，造成工程建設資料流失，有的雖然也建立了計算機輔助設計圖紙，但均以文檔形式保存，未集中地分層次、分類型進行管理，造成高校工程建設檔案信息結構單一，檔案資料不完整，尤其是地下設施的資料版本不統一、不齊全，最終造成資料與實物不符現象較為嚴重，不能完全反映高校設施的全貌，給有效利用與更新、修改和完善等工作帶來無法挽回的損失。

2.2 工程建設檔案管理方式保守落后

多年來，高校工程建設檔案管理受傳統理念的影響，處于自我封閉狀態，重藏輕用管理服務形式比較死板，信息流通渠道不暢，宣傳館藏資源不到位，做等著利用者找上門來查閱，而且一般也只對校內提供工程建設檔案利用服務，從利用中發現有些工程建設檔案由于沒有及時進行名稱改動的補充說明，使建設工程檔案入庫時的名稱與現正在使用的建設名稱不統一，造成工程建設檔案館藏名稱混亂。在已進入網絡信息化時代的今天，還有許多高校工程建設檔案采用傳統的人工管理方式，缺乏現代化的檔案管理手段作支撐，檔案信息資源數字化工作薄弱，檔案管理信息化建設滯后，直接導致檔案管理工作效率低下，造成高校工程建設檔案利用率不高，檔案查全、查準率低下。

2.3 工程建設檔案服務意識不到位

高校工程檔案管理部門和檔案管理人員在思想上存在一些誤區，認為工程檔案資料能收進來整理好，放到庫房就行了，至于如何對工程檔案進行更有效的開發利用、主動提供檔案信息服務，就不那么關心和重視了，對工程建設檔案資料的管理存在著信息傳遞速度慢，忽略了檔案利用價值，致使檔案的利用價值大打折扣，制約了工程建設檔案管理水平的提升。

3. 高校工程建設檔案信息開發與利用的對策

開發利用高校工程建設檔案信息資源是一項復雜的系統工程，是對高校工程建設檔案財富的升華和再創造，做好這項工作是高校又好又快發展的需要，更是高校檔案部門義不容辭的職責。

3.1 豐富工程建設檔案信息資源多元化

檔案利用的特點是“藏以致用”，沒有齊全完整、內容豐富、能夠反映高校歷史全貌的工程建設檔案，就不能滿足高校工程建設的不斷需求，高校工程建設檔案作為最有價值的科技檔案之一，來源于工程檔案信息資源的多元性，這就要求工程檔案管理部門和人員在檔案收集過程中，要采用多種形式進行收集，除了收集原始的紙質資料，還要收集各種載體資料，豐富檔案信息的內容，用以充實庫藏，形成各具特色的檔案材料，但需特別注意收集軟件運行所需要的硬件環境和相關的數據、音視頻屬性標識、特有參數和非通用格式的相關軟件和相關的使用說明，便于日后查詢和使用。同時，對重點建設的工程，應采取全程跟蹤的方式進行各種載體檔案資料的收集，以豐富工程建設檔案的原始積累，展現工程建設的全過程，更好地滿足高校對工程建設檔案利用的需求。

3.2 加強基礎設施建設提升工程建設檔案保管利用水平

隨著高校各項事業的快速發展、高校工程建設的擴建和改造工程量劇增及高新技術的不斷發展，工程建設檔案資料也與日俱增，對工程建設檔案管理提出了更新、更高的要求，工程建設檔案載體也從單一的紙質檔案向多種載體檔案轉變。對利用率高、保存價值高的工程建設的真實記錄，現行的手工操作速度慢、效率低，已經遠遠不能適應工程建設開發與利用檔案信息資源的需要。因此，引進先進的管理方式和管理設備，培養一批精通檔案業務和信息技術的復合型人才，創建一個有利于工程建設檔案信息技術發展的環境，并通過數字化的方式整合工程建設檔案信息資源，建立檔案信息數據庫，運用計算機系統進行檔案存儲和管理，運用網絡等現代化手段提供檔案信息服務，特別是網上查閱利用服務，是開發利用工程建設檔案信息資源的客觀要求和檔案事業發展的必然趨勢。

3.3 充分利用現代化技術創新服務方式

隨著信息技術的迅速發展，資源數字化、網絡化的進程進一步加快，網絡技術、計算機技術、多媒體技術和現代通信技術越來越得到普遍應用的時代，仍然依靠以往原始、傳統的方式為工程建設檔案利用者提供服務是極其落后的，同時也嚴重制約了工程建設檔案及時有效的利用。因此，根據高校建設發展需求的趨勢，工程建設檔案管理工作在不斷優化傳統服務方式的基礎上，不斷創新工程建設檔案服務方式。首先是創新工程建設檔案信息收集工作，高校工程建設檔案工作不能孤立、封閉，要與高校經濟建設和文化建設同步發展，運用信息技術強化工程建設項目過程管理、協同工作，提高工程建設項目的信息化技術應用水平，促進工程建設檔案管理的技術進步；其次是創新工程建設檔案信息加工服務方式，根據工程建設檔案的特點，有目的地將工程建設檔案資源予以歸納整理、組合，為工程建設者提供完備、充實的檔案信息服務；再次是創新檔案網絡服務方式，網絡服務是檔案部門最具時代氣息的服務措施之一，以網絡化的技術手段支持工程建設檔案咨詢服務、提升工程建設檔案咨詢服務的水平，是對傳統檔案部門工作范圍的突破，也是今后一個時期檔案部門克服工程建設檔案信息滯后弱點，推動工程建設檔案資源共享的有效途徑之一。

總之，高校工程建設檔案信息開發與利用是密切相關的，并受多種因素影響和制約的，有許多問題值得檔案工作者去實踐、探索和研究，信息開發的目的是為了更好的利用，要將高校工程建設檔案的利用提高到新的水平，就必須加強工程建設檔案信息開發。

作者簡介：

張靜（1962-），女，漢族，副研究館員，研究方向為檔案信息資源管理與開發利用研究。