淺析檔案信息化建設

丁丹

檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務，加速實現檔案管理現代化的進程。換句話說，檔案信息化是指檔案管理模式從以檔案實體為重心向以檔案信息為重心轉變的過程。這是一個長期的發展過程，在這一過程中，要不斷地采用現代信息技術裝備檔案部門，從而極大地提高檔案管理和利用的現代化水平。

一、檔案信息化規范性建設內容

檔案信息化的標準規范建設包括管理性、業務性和技術性規范三個方面的內容。

（一）管理性標準規范

管理性標準規范是對電子文件/檔案信息進行管理的一套規則，包括計算機安全法規與標準，數字檔案信息資源合法性的確認等，它需要國家檔案行政管理部門統一制定并推廣實施，以保證電子文件/檔案信息的統一規范和資源共享。

目前，國務院及有關部門頒布了一系列計算機安全的法規與標準，如：《中華人民共和國計算機信息系統安全保護條例》，《計算機信息網絡國際聯網安全保護管理辦法》，《計算機病毒防治的辦法》等。

（二）業務性標準規范

業務性標準規范是對電子文件/檔案業務處理的規范，其范圍包含電子文件/檔案的術語標準及管理規范。它包括與檔案信息化建設相關的術語標準、資源的標識、描述數字檔案文件格式、元數據格式、對象數據格式等標準。

國家已頒發的標準《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》，是CAD電子文件收集、歸檔與利用的統一規范。國家標準《電子文件歸檔及管理規范》和地方標準《深圳市電子文件歸檔及管理辦法》，是電子文件歸檔、管理及安全有效利用的規范。

目前，國家檔案局正在制定《電子郵件公文歸檔與管理規則》、《檔案數字資源加工規范》、《電子文件元數據標準》、《電子文件檔案著錄規則》、《電子文件保管期限表》、《電子文件檔案鑒定標準》等。

（三）技術性標準規范

技術標準規范包括電子文件/檔案的數據存儲壓縮格式規范、數據交換標準規范、數據加密、水印技術規范和系統軟硬件設施技術標準等。其中有些技術標準是電子信息管理的共用標準，如《信息交換用七位編碼字符集》、《信息交換用漢字編碼字符集》等。目前正在制定的標準有：《檔案信息應用系統技術標準》、《檔案信息數據存儲、壓縮格式規范》、《數據加密算法規范》、《數字水印標準》、《電子文件/檔案存儲格式與載體規范》、《照片檔案數字化技術規范》、《錄音與檔案化技術規范》等等。

二、檔案信息化基礎性建設內容

檔案信息化的基礎設施建設主要包括網絡環境建設、硬件環境建設、系統軟件建設等。

（一）網絡環境建設。

根據三種不同的服務對象和范圍，網絡環境建設分為三個層次：內網、與政府連接的政務網、與互聯網連接的公眾網，并實行三網物理隔離，形成三個相互獨立的網絡。

1. 支持內部服務的館內網 （簡稱內網）。 內網服務中心主要負責以下工作：

（1）將采集和預處理系統產生的數據進行加工組織和存儲；

（2）向內部用戶發布信息，并提供檢索、演示等服務；

（3）支持內部日常辦公；

（4）向政府網和公共網提供需要的數據；

（5）進行網絡、數據和用戶的管理與維護；

2. 支持政府部門服務的政府專網（簡稱政務網） 。

以政府部門為服務對象的專用服務網。政務網服務中心負責以下工作：

（1）采集信息并送到采集與預處理系統；

（2）向政府專網用戶提供信息服務；

（3）進行網絡、數據和用戶的管理維護；

3. 支持大眾服務的公眾網（簡稱外網）。

以社會大眾為服務對象的通用服務。通過該網絡向大眾媒體提供多種形式的檔案資料查詢、瀏覽服務，如文字資料、語音資料、視頻資料等，還可以提供如虛擬現實場景等特殊服務。外網服務中心負責以下工作：（1）采集信息并送到采集與預處理系統；（2）向Internet用戶提供信息服務；（3）進行網絡、數據和用戶的管理維護；

（二）硬件基礎設施建設

檔案信息化管理主要體現在電子文件管理系統和數字檔案館的建設和運行。根據功能需要，必須建設大容量的信息資源數據庫、大規模并發用戶的訪問服務管理系統，配置大型高速交換機、路由器、光端設備、并行處理的高性能服務器、便于擴充的規模型集群系統、智能城域網系統、操作系統、高可*性的信息安全系統和存儲系統、數據庫管理系統和其他相關系統等。基礎硬件設施主要包括網絡設備、服務器、存儲設備、安全設備、案數字化加工設備以及其它支撐設備等。

（三）系統軟件建設

計算機運行所需的各種程序及有關文字資料統稱為軟件。計算機軟件分為系統 軟件和應用軟件兩大類。系統軟件是由計算機設計者提供的一類程序，這類程序的著眼點是利用計算機本身的邏輯功能，達到管理計算機系統的各種資源，充分發揮計算機效率，便于用戶使用和管理的目的。系統軟件包括：計算機的監控管理程序、調試程序、語言翻譯程序、數據庫管理系統、存儲和安全管理系統、以及操作系統。計算機操作系統是系統軟件的核心，它獨立于計算機，是控制和組織計算機活動的一組程序，是用戶和管理機器的接口，是整個系統運行的基礎。目前世界上流行的操作系統有：DOS、Windows、UNIX、LINUX等。應用軟件是用戶利用計算機及其所提供的各種軟件編制的、用來解決某些具體應用問題的程序。如：人事管理軟件、財會管理軟件、檔案信息管理軟件、電子文件管理系統軟件等。

檔案信息化建設是一項長期、全面而又具體的工作，信息化的實現不是檔案館（室）某一部門的工作，也不是單靠幾個計算機技術人員就能實現的，它需要所有檔案人員的積極參與與配合，檔案隊伍素質對檔案工作信息化建設的質量起著關鍵的作用，因此，檔案隊伍計算機技能的提高是目前檔案部門素質教育的重中之重。信息化是當今世界和社會發展的大趨勢，檔案館（室）只有克服困難，迎頭趕上，與其他行業同步發展，才能適應社會和時代發展的需要，更好地服務社會。檔案信息化是指檔案管理模式從以面向檔案實體保管為重點，向以檔案實體的數字化信息這種主要形式向社會提供服務為重點的轉變過程。檔案信息化管理有許多優點，但信息化管理是個動態概念，需要采取一些必要的完善措施。而提高檔案的服務水平和檔案工作中的素質以及實行網絡化管理是推進檔案信息化的有效途徑。