淺談如何成功實施人力資源外包

[摘要]人力資源職能外包絕不是簡單的“包出去”工作，如果沒有深入研究企業及員工的情況，缺乏與外包商的談判協商，忽視外包過程的監控和評價，人力資源外包就不能發揮其應有的作用。成功實施人力資源外包，需要企業仔細分析備選的外包方案，清楚哪些職能可以外包，哪些不能，需要正確制定外包計劃并按照步驟實施，這樣能幫助企業降低成本，并獲得更高的人力資源服務。

[關鍵詞]人力資源外包人力資源職能對策研究

人力資源管理部門要從低層次的、重復性、事務性的工作中解脫出來，開展與企業戰略相關的人力資源管理核心業務，真正實現其職能。這就使得人力資源管理外包成為可能。

一、人力資源外包的概念及其具體內容

（1）人力資源外包的概念

外包直譯為“外部資源”，是指組織將其特定的工作職能轉包給組織外部優秀的專業化資源來完成的一種管理模式。

人力資源外包是指企業根據需要將人力資源管理中非核心部分的工作或全部工作外包出去，交給專業化的機構或組織進行管理。人力資源外包不是簡單的代加工性質的外包，它是指策略地整合利用組織外部的專業化資源，更經濟有效地解決組織內部人力資源管理中所涉及的工作，使組織充分發揮自身核心競爭力，實現效率最大化。

（2）人力資源外包的具體內容

企業需要根據自身的發展戰略和實踐需要確定外包內容。不同的企業選擇的人力資源職能外包的內容不同。為保證人力資源外包工作的順利進行，企業需要對外包內容進行嚴格界定并進行監控。人力資源職能外包主要包含以下內容：常規人員配置、臨時人員和高級管理人員的招聘、員工租賃、企業的人員重置、培訓外包、雇員援助計劃（EAP）以及國際外派人員服務。此外人力資源外包的內容還包括繼任計劃和組織發展、福利、高級管理人員薪酬、工資發薪資方案設計等。

二、人力資源外包的優勢及存在的風險

隨著企業對人力資源管理工作認識的不斷加深，以及人力資源管理的迅速發展，“人力資源外包”這一當前國際流行的思潮已逐漸被越來越多的企業所接受。采用人力資源外包可以通過合理的運用外部資源，促使企業對內部資源進行最合理、最有效的配置，從而發揮企業外部資源和內部資源的協同作用，建立企業競爭優勢。

（1）人力資源外包的優勢

不論是對新成立的公司和處于高速發展階段的公司還是對大中型的成熟企業，人力資源外包都有其自身獨特的優勢：

1.能夠使人力資源部門更加專注于其核心能力，而不必花時間在可以外包的重復性的日常事務中，從而提升人力資源管理的質量和核心競爭力；

2.通過將工作交給更加有效的專業化機構或組織來完成，可以減少成本，舒緩資金壓力。例如，很多企業不愿意購買昂貴的計算機技術和軟件來管理其福利計劃，就可以將外包作為替代大量技術投資的積極方案；

3.通過外包可以獲得一流的技術和人才而不必擁有它，從而避免了人事方面棘手問題的發生以及因大量投資于人才帶來的不確定風險。例如減少了在薪資發放、福利管理以及工作人員補償等相關法律方面的負擔；

4.人力資源外包促使社會分工進一步細化，有利于提高社會整體運作效率。

（2）人力資源外包的風險

當然人力資源外包不是萬能的，它也有其潛在的風險：

1.由于人力資源外包使得部分或全部工作流失到外部，這對于員工而言是一種變革，如果員工不了解這種變革，會認為這將影響到他們的職位，那么員工會進行抵制，從而給管理的正常運轉帶來不確定風險；

2.人力資源外包可能導致企業的核心機密外泄。在合作過程中，企業需要與承包商進行溝通，可能會透漏企業的相關信息，例如企業文化建設、產品技術創新、競爭對手的情況、市場需求及發展趨勢等等；

3.人力資源外包不一定能提供更高標準的服務。由于承包商的水平良莠不齊，加上市場信息的不對稱性等，企業選擇人力資源外包不一定能獲得成功，很有可能是花費了資金卻沒有達到期望值。

三、典型案例分析：聯想招聘中華人才網“代庖”

中國聯想集團計劃招聘2004年度應屆畢業生2200名，主要缺口是下屬各分公司。即使對于聯想這樣的大公司來說，2000多人的招聘任務也是一項異常艱巨的任務。由于人數龐大和以往工作繁重的教訓，聯想決定采用外包的形式來完成此次招聘。其過程如下：

（1）選擇外包的人力資源職能

聯想人力資源部門在經過慎重分析后決定將信息發布、宣講和推廣、簡歷接收、第一輪篩選等費時費力的非核心環節外包給第三方機構來做。

（2）外包商的選擇

對于外包商的選擇，聯想采取了招標的方式。經過10月份的招標之后，中華英才網被確定為此次招聘的外包單位。

（3）外包的實施

按照雙方認可的流程，1月份，聯想校園招聘工作正式啟動，除了在相關網站進行招聘信息發布外，在一些目標大學，例如吉林大學、北郵、成都科大等，都舉行了大規模的巡講活動，而巡講的組織、宣傳和協調工作，都由中華英才網來完成，聯想公司只需派出主講員即可。之后是最為瑣碎的簡歷接受和篩選。通過第一輪的篩選，一個星期后，一萬份簡歷按地域送到了真正的用人單位—聯想人力資源部和各地分公司的人力資源部手上，這些部門將按照其用人標準，進行第二輪的選撥，安排筆試和面試工作，從這個階段開始，直至最后的招聘合同的確定，新員工的培訓等一系列真正涉及核心的關鍵環節，決策的重心開始轉移公司方。但外包的故事沒有就此結束，據中華人才網校園招聘事業部經理劉芳介紹，中華人才網亦提供跟蹤服務，如新人走上工作崗位后的半年或一年內，進行回訪，對招聘工作進行總結和修正。自此，招聘外包才真正宣告結束。

聯想的外包工作成功了，但并不是每個外包決策都能達到期望的效果。如何選擇外包方案？什么能外包，什么不能外包？如何正確實施外包？這些問題對于不斷發展的中國企業來說，是亟待解決的。

四、企業成功實施人力資源外包的對策研究

聯想的外包是比較成功的，但是我們應該看到還有一些企業在發展過程中常會被各種人事問題所困擾，大量繁雜的操作程序使他們疲于應付甚至不知從何做起。對于這些問題，找一家可靠的專業化機構進行“人力資源外包”就能迎刃而解。

（1）人力資源外包的選擇方案

對于企業而言，在尋求有關外包問題的答案時，會有很多選擇。企業可以結合自身的實際情況以及打算外包的人力資源工作去進行選擇，一般來說有幾下幾種外包選擇。

1.全面人力資源職能外包。對于規模較小的企業，全面人力資源外包比較適合。

2.部分人力資源外包。企業可以選擇保留一些人力資源職能并將其他職能外包出去的做法，或許會使成本效益更佳。

3.人力資源工作人員外包。有些企業保留了所有的人力資源職能，但要求外包商提供維持企業內部人力資源職能正常運作的人員，這實際上是一種雇員租賃的方法。

（2）適合外包的人力資源職能

對于企業來說并不是所有的人力資源職能都可以進行外包，有些人力資源職能如果外包的話，會對企業的長期穩定和發展造成不良影響。

可以有效外包的人力資源職能有：溝通、薪酬管理、人力資源信息系統、國際/外派人員的管理、組織發展、規章約束、安全和風險管理以及培訓等。

適合在企業內部進行的人力資源職能有員工關系、人事管理以及人力資源規劃等。

（3）人力資源外包成功的12個步驟

企業需要充分權衡利益與風險，考慮外包過程中的各種問題。另外，在思考其業務活動中的變化時，要注重程序和時機選擇。成功進行外包項目有12個步驟。

1.確立組織目標并達成一致意見

了解企業目前和未來預期的需求，內部人員能力的基礎上，可以確定哪些人力資源職能適合外包，從而可以做出明智的決策。

2.進行成本/效益分析

隨著外包活動的經驗積累，企業將快速確定某項具體的人力資源活動的成本/效益分析中包括的因素。并且能準確判斷外包活動的費用及成本水平是否值得、是否適合。

3.進行研究與規劃

企業需要仔細研究決定外包的每個人力資源職能領域，主要包括：企業內部能力、外包上的可獲得性以及成本/效益分析。

4.確定時間表

接下來企業可以開始確定外包計劃各階段的時間表，建立要遵循的時間路線，時間表可以隨企業的計劃改變而修改。

5.選擇最佳的外包商

企業可以優先考慮熟悉的或者曾經成功合作過的外包商，如果從未使用過外包業務，可以咨詢一下正在做人力資源職能外包業務的專業人員，這樣有利于確立選擇最佳外包商的標準。

6.起草項目計劃書（RFP）并與外包商洽談

寫好RFP的關鍵要素是企業要確定詢問的最重要問題，以便獲得有效的信息，對每個外包商的經驗、可信度及其以往的成就作出充分判斷，這樣有利于了解哪個外包商更適合承擔企業的外包業務。

7.挑選最適合本企業的外包商

企業收到所有聯系的外包商對RFP的回復后，就可以開始挑選剔除，并將注意力集中到最符合本企業要求的兩到三家外包商身上。可以先做一份用于外包商分析的電子數據表，這份數據包括本次外包業務成功關鍵的各種項目。

8.協商簽訂一份完善的合同

合同的重要內容之一是費用構成。要清楚隱含的費用，大多數外包商的合同都包含隱含成本，方法是找出可能導致成本變化的因素。

9.與人力資源職能人員以及全體公司員工進行溝通

溝通是外包業務取得成功的至關重要的因素。要從戰略角度討論和評價外包決定將會對企業全體員工產生的影響。

五、結論

企業的競爭歸根到底就是人才的競爭，人力資源是使企業獲得持續競爭力的潛在的核心資源。因此，人力資源管理成為現代企業管理的核心內容，人力資源管理在企業中發揮著越來越重要的作用。人力資源管理外包這一新的管理理念和經營方式已成為二十一世紀人力資源管理新的發展趨勢。成功實施人力資源外包，需要企業仔細分析備選的外包方案，清楚哪些職能可以外包，哪些不能，需要正確制定外包計劃并按照步驟實施，這樣能幫助企業降低成本，并獲得更高的人力資源服務。

參考文獻：

[1]瑪麗·F·庫克.吳雯芳譯.人力資源外包策略.北京：中國人民大學出版社，2003.

[2]李富蘭.人力資源管理外包理論與應用的研究.博士學位論文.天津：天津大學，2007：21.

[3]田新華.企業人力資源管理外包研究.博士學位論文.福建：廈門大學，2009：121-123.

作者簡介：馬麗（1986—），女，陜西寶雞人，廣西師范大學經濟管理學院企業管理專業2010級碩士研究生，研究方向：人力資源管理。