論高校財務檔案的優化管理

汪沁（連云港師范高等專科學校，江蘇　連云港 222000）

論高校財務檔案的優化管理

汪沁
（連云港師范高等專科學校，江蘇連云港 222000）

在新時期優化高校財務檔案管理至關重要，必須引起高校的重視，以此促進高校的可持續發展。本文提出幾點優化高校財務檔案管理的對策，意在起到拋磚引玉之用。

高校；財務檔案；優化管理

0　引言

作為高校日常管理的有機組成部分，高校財務檔案管理有著至關重要的作用，能影響高校財務工作和檔案管理工作的質量與效率。本文提出幾點優化高校財務檔案管理的對策，意在起到拋磚引玉的作用。

1　提升高校財務檔案管理人員的綜合素質

高校財務檔案管理人員的綜合素質直接影響到高校財務檔案管理工作的質量。只有與時俱進，解放思想，高校財務檔案管理人員才能勝任本職工作，在工作崗位上發光發熱。要提升財務檔案管理人員的素質，要從以下幾點入手：

首先，安排專業人員，實現財務檔案管理工作的專業化。眾

其次，高校要對財務檔案管理人員加強教育培訓，促使他們加強業務學習，主動提升自己的綜合素質。高校要將財務檔案管理和操作技能培訓列為崗位培訓的主要內容，使工作人員不斷提高含金量。其中，要特別重視對財務檔案工作人員加強職業道德培訓，促使他們遵紀守法、愛崗敬業，檔案部門可以開展“文明標兵”、“先進模范”等活動，引導工作人員文明服務、誠實守信。

再次，高校要促使財務檔案管理人員竭力提升信息化素質。21世紀是信息化時代，高校的財務檔案管理人員必須具備信息化素質，能熟練應用信息化工具開展檔案管理工作，高校要盡量補充具有計算機、微電子等學科背景的專業技術人員，以此滿足信息化建設工作的需求。

2　加強高校財務檔案管理工作的制度建設

正所謂“沒有規矩不成方圓”，加強制度建設的重要性自不待言。高校財務檔案管理工作的制度建設要體現在三個方面：

首先，要完善財務會計資料立檔和保管的規范制度。高校的檔案必須安排專人進行保管，要購置專門的檔案柜，還要做好防火、防盜和防霉等措施，為財務檔案的安全性做好保障。針對部分需要變更的財務會計檔案，必須遵守基本的移交手續，并建立移交檔案。

其次，要優化各種檔案的管理制度。現階段，高校財務部門的很多檔案管理人員尚未接受過專門的檔案管理知識培訓，因此在某些工作方面顯得力不從心。高校要按照《中華人民共和國檔案法》制定行之有效的管理制度，結合學校的實際辦學規模，打造數量合適、質量過硬的專兼職管理人員，促使他們做好財務文件資料的收發、整理和立檔，綜合性的規章制度應當包括財務檔案保管制度、保密制度、開放利用制度等。

再次，要完善財務檔案的借閱審批制度。財務檔案要被利用，才能發揮其應有價值，所以高校要完善財務檔案的借閱審批制度。當然，鑒于財務檔案的特殊性，財務檔案的調閱、移出要按照規定手續辦理，外來人員借閱財務檔案時必須出具介紹信，并經過嚴格考察后方能進行這項行為。管理人員要認真做好登記、簽字手續，任何人都沒有權利擅自調閱財務檔案，尤其是不能將其帶出借閱室。財務檔案使用完畢后，管理人員還要及時進行檢查和清對，一旦發現檔案泄密或缺失，要及時查找原因，并采取補救措施。

3　加強高校財務檔案管理工作的信息化建設

首先，高校要加強檔案信息網絡建設。作為高校開發利用檔案信息資源的核心，檔案信息網絡是傳輸、交換和共享財務信息檔案的重要手段。高校財務部門和檔案部門要加強合作，立足于財務管理和檔案管理的角度設計檔案信息網絡，要避免管理系統在運行過程中出現的重疊或空缺現象。

其次，高校要進一步完善財務檔案電子化管理責任制，要結合電子財務檔案的特點制定電子簽單制度，包括電子文件簽入和簽出制度、安全日志制度等，要竭力構建起一張安全大網。

再次，高校還要加強業務規劃，對電子文件歸檔管理和檔案信息化資源數據庫建設予以高度的重視，要利用現代互聯網技術，在統一的業務平臺中將財務會計檔案的信息資源有機整合起來，要進一步加快財務檔案數據庫建設和網站建設，實現高校財務檔案管理服務的現代化。

總之，在新時期優化高校財務檔案管理至關重要，必須引起高校的重視，以此促進高校的可持續發展。

10.3969/j.issn.1673-0194.2016.17.005

F275

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1673-0194（2016）17-0014-02

2016-05-25所周知，高校財務檔案管理工作是一項系統工程，包括財務檔案的搜集、整理、立卷、歸檔、應用和鑒定銷毀等過程。目前，高校的發展規模日漸龐大，檔案數量與日俱增，只有配備專業的財務檔案管理人員，才能從容處理各種情況。高校要守好入門關，對應聘人員進行從嚴考核，這些人員不僅要了解國家的財務法律和政策，還要熟悉計算機操作，具備財政稅務、時事政策等方面的知識，這樣才能為財務檔案管理工作提供專業支持。