淺談榮譽檔案的創新管理

文/上海中國航海博物館 賴娜

隨著互聯網技術的發展，榮譽檔案特別是榮譽信息的利用價值越來越高，但是，榮譽檔案管理方面的國家標準缺乏，各單位對集體榮譽和個人榮譽管理方式相對落后，不能滿足于當前榮譽信息利用的需求。因此，如何做好單位的榮譽檔案管理工作，具有重要的研究價值。

一、榮譽檔案概述

（一）榮譽檔案的定義。榮譽檔案的定義可以概括為單位各項工作中個人或集體所取得的優異成績，得到上級、同級領導或部門的稱贊、表彰或獎勵所獲得的獎章、獎杯、獎狀、獎牌、錦旗、證書等各種形式的文件及實物。榮譽檔案記載每個歷史時期、階段單位各個領域所取得的成績，再現全體工作者奮力拼搏的風采，是單位檔案的重要組成部分，真實反映單位的歷史足跡。榮譽檔案是單位檔案的重要組成部分，也是單位在各項管理工作中已經辦理完畢的具有重要保存價值的一手材料。

（二）榮譽檔案的特點。1.榮譽實物分類豐富，保存方式繁雜。按照載體形式不同，榮譽實物可以分為獎杯、獎狀、獎牌、錦旗、證書等形式；按照獎勵內容不同，榮譽又可分為競賽等級排名、授予榮譽稱號或特色稱號、榮譽基地等多種類型；按照獎勵對象可以分為集體榮譽和個人榮譽；按照獎勵級別，可以分為國家級、省市級、區縣級及區縣級以下。2.榮譽檔案分類復雜，保管難度較大。根據榮譽檔案的形成過程分析，榮譽檔案歸檔范圍包括收到榮譽申報通知、組織和提交榮譽申報材料、榮譽評審、結果公示以及榮譽獎勵實物、榮譽證書、新聞宣傳等7個階段，其過程中收集的通知、申報表、公示文件等檔案納入文書檔案，榮譽獎杯、獎牌、證書等屬于實物檔案，如有電子照片、光盤則需納入電子照片和特種載體管理。為方便查詢，各種類型的檔案載體之間需建立關聯互見，而個人榮譽原件一般歸個人保管，其復印件和相關材料納入人事檔案管理。

二、榮譽檔案的價值

榮譽檔案作為檔案的一種類型，是本單位在各項管理工作中已經辦理完畢的具有重要保存價值的一手材料。

（一）檔案價值。榮譽檔案作為單位檔案的一部分，記錄和反映了單位自創建起的每個歷史階段在各個領域所取得的成績，再現當時全體工作者的奮力拼搏精神，是單位檔案的重要組成部分，真實反映單位的歷史足跡。榮譽檔案具有檔案的原始性價值。

（二）信息價值。被授予榮譽是上級部門對集體或個人在某一階段或某一領域所做出成就的總結和成績的肯定，單位在擬寫年度報告、工作總結及數據匯報等工作時，都會將榮譽數據作為重要的素材。比如，《上海中國航海博物館2020年工作總結》中描述上海中國航海博物館2020年“獲得中央、部（市）、區級等集體榮譽17項、個人獎勵23項，成功創建‘國家一級博物館’、第六屆‘全國文明單位’”。同時，個人榮譽也是個人年度總結、再申報個人榮譽、人事檔案的重要信息素材。

（三）宣傳價值。榮譽展示是本單位宣傳工作的一部分，用以展示本單位的精神風貌。一般單位在正門或者大廳醒目位置設置榮譽墻，用以展示本單位近年來榮獲的重要的榮譽和稱謂。此外，對于一些榮譽評定后需宣傳以告知廣大群眾知曉并接受廣大群眾監督，相關榮譽管理辦法會列出懸掛展示要求。比如，上海市民政局2020年12月9日印發修訂后的《上海市公益基地創建與管理辦法》中規定“第八條（標識管理）公益基地實行統一標識，被命名的公益基地應當在顯著位置放置公益基地標識，標識由市民政局統一規定”。

（四）激勵價值。個人榮譽不僅是對個人在某項工作中的肯定評價，而且這些個人榮譽也將作為員工考評、職稱評定、職務晉升的參考憑據，對個人具有雙重激勵價值。團隊榮譽一般存放在相關部門，比如上海中國航海博物館“牛莊燈船”搶救性保護修復工作小組榮獲“2020年度上海市交通委青年突擊隊”，牌匾在單位藏品修復部展示。一方面，是對該部門在“牛莊燈船”修復工作中奮斗拼搏的總結性反饋；另一方面，是激勵本部門在后續工作中繼續發揚艱苦奮斗、克難攻堅的精神。

三、榮譽檔案管理存在的問題

（一）榮譽檔案管理規范缺失。截至目前，國家相關部門沒有出臺榮譽檔案及相關實物類檔案的管理辦法。隨著各單位業務的不斷發展進步，獲得的榮譽類型和數量都不斷增多，在缺乏榮譽檔案相關管理規范的指導下，單位榮譽檔案管理思路存在各種問題，造成榮譽檔案的歸檔范圍界定不清，甚至管理失控。目前，將榮譽檔案納入管理的單位大多保存集體榮譽實物本體，但榮譽實物本體所能反映的榮譽信息是很少的，缺少榮譽評定文件支撐的榮譽信息無從查看。

（二）榮譽檔案管理方式落后。對于集體榮譽，部分單位根據實際工作情況制訂榮譽管理相關制度，比較常見的是將榮譽和印章、紀念品等合并作為實物檔案管理，其具體操作停留在著錄題名、來源單位、地點、時間、保管期限、互見號、存放地點等基本信息，沒有考慮到榮譽檔案的利用價值和信息價值。另有部分單位因缺少榮譽檔案管理制度，造成榮譽檔案管理失控。一般情況下，個人榮譽的獎勵證書原件由個人管理，重要個人榮譽證書復印件由單位人事管理部門歸入人事檔案管理。但是，個人榮譽的獲得也是依托單位的工作內容，個人榮譽是反映本單位工作成績的重要依據，但榮譽證書復印件不能反映榮譽評定的全過程。隨著人事的變動，在缺乏管理的前提下造成重要的個人榮譽信息缺失，也失去了后續相關工作的參考價值。

（三）榮譽檔案信息收集困難。按照實物檔案管理規范，榮譽檔案著錄信息包括題名、來源單位、地點、時間、保管期限、互見號、存放地點等。一方面，榮譽檔案的利用是榮譽實物圖片的呈現；另一方面，是榮譽的信息利用。比如“上海市博物館運營數據”要求統計市級以上榮譽的數量及名稱，“上海市文明單位評定”要求提供已經獲得市級文明單位的次數，中國航海博物館以PPT形式向上級匯報工作時會展示單位重要榮譽照片，等等。這些信息顯然超過榮譽檔案著錄信息內容。榮譽檔案管理的目的之一是利用，榮譽檔案管理要充分考慮榮譽檔案信息收集的全面性，以便于實際利用。

四、加強榮譽檔案管理的具體措施

（一）加強榮譽檔案收集意識。對于一個單位來說，其團隊的每一位成員或組成的小團體都可能獲得不同的榮譽，做好榮譽檔案收集具有一定的困難。因此，單位一定要加強榮譽檔案歸檔意識，讓每一位工作人員都了解榮譽檔案歸檔的內容、重要性，做好榮譽評定前通知和申報材料的收集，以及榮譽評定后公示材料的收集。通過增強個人檔案意識，實現榮譽檔案應歸盡歸。

（二）完善榮譽檔案管理制度。一方面，完善榮譽檔案管理制度需要依托國家相關部門出臺指導意見；另一方面，各單位需要制定符合本單位實際情況的相關管理制度。制度的內容包括明確檔案歸檔范圍，檔案信息著錄字段屬性，相應實物和圖片信息要求以及榮譽檔案整理、保管、利用等方面，避免管用分離。

（三）豐富榮譽檔案信息資源。榮譽檔案管理的目的是利用，在榮譽數據統計中，比較常見的是區分等級，比如統計國家級榮譽、省市級榮譽數量。所以在榮譽檔案歸檔時，其檔案信息數據要登記齊全完整準確，以便于統計利用。此外，單位在向上級匯報工作或向社會公眾宣傳時，一般會通過文圖結合的方式，所以榮譽檔案管理不僅包括實物管理，還應滿足現代化信息管理，對實物檔案進行數字化。因此，榮譽檔案信息管理可以通過單位引入檔案信息系統，設定榮譽檔案管理模塊，登記著錄信息數據字段，并鏈接榮譽檔案數字化資源。在“互聯網+”時代，榮譽信息共享十分便捷，做好榮譽檔案信息收集有以下優勢：一方面，可以避免榮譽檔案管理和榮譽檔案統計的重復勞動；另一方面，可以確保在榮譽信息利用時圖文并茂、信息準確。

（四）創新榮譽檔案管理方式。我國檔案“集中統一”的管理原則，基于榮譽實體載體形式豐富，榮譽檔案載體不同，在互聯網時代，各單位要創新榮譽檔案管理方式。第一，榮譽信息要集中統一。各部門在工作中獲得榮譽后，要及時將榮譽信息匯總到檔案員，評定榮譽的檔案材料和榮譽結果要及時移交檔案管理部門。第二，榮譽實體集中。單位可以通過榮譽室、榮譽墻等方式展示榮譽，部門可以通過在榮譽室舉辦各種活動以增強團隊凝聚力，促進團隊的向心力。第三，對于重要的個人榮譽，可以通過協商等方式將其收入單位檔案室保管和展示，以保存重要信息。

（五）搭建榮譽信息管理板塊。互聯網時代，檔案信息系統是博物館智能化發展的必然要求。在檔案信息系統中搭建榮譽信息管理板塊，不僅可以實現榮譽信息及時登記，榮譽照片及時上傳，與榮譽申報過程中的相關文件建立關聯。同時，在榮譽信息利用時，通過檔案信息系統更方便獲取。甚至有些單位的檔案信息系統與OA系統直接嵌入，可以建立網上榮譽墻以展示本單位重要的集體或個人榮譽。