紙質檔案數(shù)字化重點問題探討

摘 要:根據(jù)國家檔案局《紙質檔案數(shù)字化技術規(guī)范(DA/T 31-2005)》精神，紙質檔案數(shù)字化是檔案發(fā)展的必由之路。本文主要對紙質檔案數(shù)字化重點問題進行探討。

隨著經(jīng)濟與技術的發(fā)展，我國的檔案管理已經(jīng)逐漸由紙質時代向數(shù)字化時代邁進。紙質檔案數(shù)字化轉變是檔案管理發(fā)展的必經(jīng)之路，尤其是以計算機網(wǎng)絡為載體的信息通訊技術時代的到來，更為我國紙質檔案數(shù)字化管理提供了技術支持。本文主要針對紙質檔案數(shù)字化的相關重點問題進行探討，以便為我國檔案數(shù)字化管理工作提供一些參考。

1我國紙質檔案數(shù)字化發(fā)展現(xiàn)狀

隨著我國科技的發(fā)展，人們提高了對檔案數(shù)字化管理的認識，加大了對于檔案數(shù)字化管理的研究力度，雖然檔案數(shù)字化管理的技術還不是很成熟，相信隨著數(shù)字化技術的不斷發(fā)展，我國數(shù)字化檔案的腳步將會越走越快。

第一，我國已經(jīng)建成比較合理的管理體系。在我國，雖然紙質檔案還是檔案保存的主要形式，但是隨著人們對數(shù)字化檔案管理認識的不斷提高，我國已經(jīng)建成了比較合理的管理體系。經(jīng)過檔案部門近些年的研究與實踐，對紙質檔案的數(shù)字化加工一般采用的是直接掃描的方法，以圖像形式存儲。這樣可以有效提高紙質檔案向著數(shù)字化轉化的速度，也為管理人員的管理工作提供了便利。

第二，面向社會建設紙質檔案數(shù)字化。紙質檔案數(shù)字化發(fā)展是檔案管理的必然發(fā)展趨勢，我國紙質檔案數(shù)字化的發(fā)展起步比較晚，但紙質檔案數(shù)字化服務的出現(xiàn)為我國的紙質檔案利用和檔案事業(yè)的發(fā)展起到積極的促進作用，所以，檔案數(shù)字化發(fā)展也必將越來越快，對于檔案管理工作的作用也越來越重要。

2促進我國紙質檔案數(shù)字化發(fā)展的相關建議

2.1 數(shù)字化處理之前做好檔案鑒定

在檔案管理人員進行紙質檔案數(shù)字化處理之前，應該做好檔案鑒定，確定應該對那些紙質檔案進行數(shù)字化管理。并不是所有的紙質檔案都需要，或者說都適合進行數(shù)字化管理，檔案管理人員需要根據(jù)實際進行數(shù)字化檔案的選擇，以提高工作效率。首先，將編研資料數(shù)字化。這些編研資料的量一般比較小，而且也引用了許多檔案原文，對于利用者進一步了解館藏資源狀況、滿足利用需求很有幫助。其次，利用需求量大的檔案也需要進行數(shù)字化管理。比如，有關婚姻、工資、房產(chǎn)、學籍等檔案可以分期進行數(shù)字化管理，以滿足使用者對這些檔案資源信息的需求。最后，需要進行搶救性保護的珍貴瀕危檔案是檔案數(shù)字化管理的重點內容，這些珍貴瀕危檔案可能涉及到很多重要的信息資源，所以需要管理人員重點保護，同時積極進行數(shù)字化管理。

2.2 數(shù)字化處理之中確保質量規(guī)范

在檔案管理人員進行紙質檔案數(shù)字化處理時，應該建立嚴格的管理制度與數(shù)字化質量規(guī)范，以確保加工環(huán)節(jié)的規(guī)范化與檔案數(shù)字化的質量。嚴格的管理制度有利于提高工作人員質量與安全第一的認識，保證檔案數(shù)字化的順利發(fā)展。首先，與數(shù)字化加工專業(yè)公司簽署質量協(xié)議，提出相關質量要求。根據(jù)國家相關規(guī)定，檔案管理部門，提出質量標準與質量要求，并與數(shù)字化加工專業(yè)公司簽署文本形式的質量協(xié)議，以此為數(shù)字化加工過程中出現(xiàn)質量問題提供解決問題的依據(jù)文件。另外，檔案數(shù)字化的質量規(guī)范是相當重要的。首先，對于一些較為機密的檔案信息需要簽署保密協(xié)議，嚴防在數(shù)字化加工過程中發(fā)生紙質檔案的損毀、丟失、泄密等現(xiàn)象。其次，從用數(shù)字化檔案時的安全性、準確性考慮，科學地、準確地錄入機讀條目。檔案信息條目的錄入是當前館藏檔案數(shù)字化加工的重要環(huán)節(jié)，需要管理人員進行嚴格的管理。規(guī)范化地錄入機讀條目，可以使將來檔案信息的利用環(huán)節(jié)變得更加便利，同時也可以有效地保證在查詢檔案時，不會查到其他人的檔案信息，為他人的檔案信息安全提供保障。最后，嚴格監(jiān)督校驗工作，因為校驗工作將直接影響到紙質檔案數(shù)字化加工的質量，需要專業(yè)知識充足，經(jīng)驗豐富的工作人員進行校驗工作，以防發(fā)生如漏掃、掃出來的PDF文件頁面不美觀、PDF文件檔號命名有誤等問題。

2.3 數(shù)字化處理之后加強信息維護

在檔案管理人員進行紙質檔案數(shù)字化處理之后，應該注意加強對檔案信息的維護工作。

檔案數(shù)字化加工過程中的檔案安全建議。檔案數(shù)字化過程中信息資源的安全問題是檔案管理人員需要提高重視的重點問題，尤其是對于一些相對較機密的檔案信息。當紙質檔案進行數(shù)字化加工過程時，需要對計算機中的相關系統(tǒng)進行檢測，已確保沒有非法拷貝程序。還要將工作區(qū)與休息區(qū)隔離，嚴禁工作人員將私人物品帶入，將工作物品帶走，提高安全意識。開發(fā)先進有效的安全軟件，提高計算機網(wǎng)絡的系統(tǒng)安全。計算機網(wǎng)絡資源以其強大的信息量與高度開放性深受廣大使用者的喜愛，計算機網(wǎng)絡在為人們生活與生產(chǎn)提供便利的同時，也為一些不法分子進行違法活動提供了機會。不法分子利用網(wǎng)絡竊取檔案管理中心的檔案信息，破壞檔案信息的機密性。所以，相關人員應該著重研究檔案信息安全軟件，提高軟件的安全性，確保檔案信息的安全性。

檔案數(shù)字化加工之后的檔案安全建議。紙質檔案數(shù)字化加工過程需要加強安全防護，數(shù)字化加工之后同樣需要重視檔案信息安全性的管理。首先，管理人員應該對掃描之后的數(shù)字化檔案進行核實工作，然后將加工過程中的相關硬盤銷毀，以防檔案信息被泄露。其次，提高管理人員的安全意識，在有使用者需要調取檔案信息時，需要根據(jù)規(guī)定進行詳細身份信息的登記，詳細詢問調取檔案者調取檔案的目的，并跟蹤管理。最后，檔案管理者還要加強監(jiān)督巡查工作，即隨時進行檔案信息庫的抽查工作，及時對信息安全軟件進行升級，以防不法分子趁機進入檔案管理中心的網(wǎng)絡，進行不法活動。總而言之，檔案數(shù)字化管理需要提高全體管理人員的安全意識，以保證數(shù)字化檔案信息資源的安全存儲與調用。

3結語

紙質檔案數(shù)字化管理是一項任重道遠的工作，需要相關研究人員與管理人員提高認識，以積極的工作態(tài)度與科學的管理辦法增強對數(shù)字化檔案管理的力度，同時，還要增強對數(shù)字化檔案的掃描質量的跟進，以提高數(shù)字化檔案的質量。另外，對于數(shù)字化檔案錄入過程還需要提高監(jiān)督與檢測力度。管理人員對數(shù)字化檔案應該做到保持檔案的真實性與原始性，保證數(shù)字化檔案儲存及調取的及時性與有效性，提高數(shù)字化檔案的管理水平，為我國數(shù)字化檔案的進一步發(fā)展做貢獻。

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