創新與優化高校檔案信息化管理的價值分析與路徑探究

摘要：作為高校重要的基礎性工作，高校檔案信息化工作是體現高校辦學質量和管理水平的重要標志之一，高校檔案工作應該突破當下在信息化建設中的“瓶頸”，致力于健全物質保障、深化認識、構建體系、建立激勵機制、創新服務形式，從而進一步優化檔案利用能力，提升檔案服務的科學化水平，最終促進高校檔案信息化的科學發展與價值體現。

關鍵詞：高校檔案；信息化管理工作；價值分析；路徑探究

2008年8月20日教育部以第27號令的公文形式發布了新修改的《高等學校檔案管理辦法》，首次提出高校檔案工作由高等學校校長領導，“將檔案工作納入學校整體發展規劃，促進檔案信息化建設與學校其他工作同步發展”，是高等學校校長的主要職責。當前，高校檔案是高校重要的原生信息和寶貴資源，是制訂高校發展計劃、開展教育研究、總結教育規律的重要依據。高校檔案信息化建設已經成為高校建設必不可少的組成部分，也是高校加快改革發展步伐的有效“助推器”。

一、高校檔案信息化工作的不足及現狀分析

隨著社會信息化進程的不斷加快，辦公自動化、電子文件檔案化、檔案管理網絡化已經成為高校檔案事業發展的必然趨勢。目前，從全國高校檔案管理工作的實際情況來看，雖然大多數高校已開展了檔案信息化建設，但高校檔案的信息化建設仍存在一些較為突出的問題，具體體現在以下幾個方面。

1.全員檔案信息化意識欠缺。首先在高校領導層面，一些高校領導缺乏對高校檔案管理工作的正確認識，僅把其當做業務工作的附屬品，甚少研究。在高校教育事業中，檔案管理部門產生的經濟效益和社會效益遠不及科研部門，乃至行政部門，甚至被認為無足輕重，可有可無。其次，高校教職工層面，不少高校教職工對檔案的不了解與不關心，在平時工作中忽視了對各類原始資料的整理、保存，致使應歸檔材料散失嚴重，影響了檔案管理工作的質量。最后，專職檔案工作人員，至目前為止，部分高校檔案專職人員仍以傳統的管理方式管理檔案，距離使用信息化的檔案管理系統規范管理電子檔案，便捷使用檔案管理系統檢索、利用檔案尚遠。

2.檔案管理制度不完善。國家雖然頒發了檔案信息化建設長期規劃，但在全國范圍內仍缺乏統一的組織、協調、規劃和領導；各高校檔案管理制度建設僅著眼于某一方面，建設檔案部門的目的僅根據自身需要，缺乏系統思想與整體規劃。國家雖然對各高校的電子文件及歸檔信息化標準進行了規范要求，但由于缺乏統一高度的檔案管理制度為指導方向，這些辦法與規劃單薄零散，難成系統整體，使得多數高校的歸檔工作具有較大的隨意性，這樣容易造成各自為政、各行其是的局面，檔案工作難以實現標準化和規范化，影響了檔案的完整性、準確性、系統性和安全性。大多數高校在檔案管理和查詢方面，特別是全文檢索查詢舉步維艱，檔案信息資源也無法共享。

3.軟硬件投入明顯不足。在軟件設施方面更傾向于選擇較便宜的檔案信息化處理系統，甚至Excel表格處理；在硬件設施方面缺乏適宜、安全保存檔案的專門庫房和防盜、防火、防潮、防有害生物的必要設施。這導致檔案信息化建設與當前發展不相適宜，現有工具使用效率不高，難以滿足檔案信息化建設需要等問題，明顯落后于高校發展的步伐。同時人力方面，高校對從事教學科研一線工作的專業技術人員的激勵機制和培養力度相對傾斜，對檔案專業技術人員的培養相對無法跟上信息化發展步伐，這也成為制約檔案信息化往更高層次發展的瓶頸，進一步影響了檔案信息化的建設與發展。

4.從業人員素質有待提高。如前所述，由于對檔案信息化建設的重視不夠、認識不深，不少高校在招聘檔案管理人員時未能招到合適的既懂檔案專業知識，又懂信息化技術的復合型人才，導致當前檔案管理人員的知識結構普遍失調，缺乏相應的專業技術人才。同時，高校檔案管理人員多為兼職人員，經常更換，造成檔案管理相關專業出身的人員及熟悉檔案業務的工作人員越來越少。而對于現有檔案管理人員，又未對其進行相關專業技能與知識的培訓。加之，高校人才培養政策的失衡，致使檔案管理人員的積極性未能被充分調動，缺乏必要的鉆研精神。

二、創新、優化高校檔案信息化管理工作的價值分析

在數字化信息時代這一大環境下，從產生的社會效益和經濟效益方面看，創建數字化檔案館的具體價值主要體現為以下幾點。

一是創新、優化高校檔案信息化管理，有利于檔案管理從封閉走向開放，從檔案的保管與利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，不僅可以使高校檔案管理實現自動化、實時化，保證高校檔案信息的時效性和檔案查詢的及時性，而且可以最大限度地減少人力、物力、財力和時間的浪費，極大提高檔案管理工作的水平和效益。

二是創新、優化高校檔案信息化管理，能夠充分借助現代化的設備和自動化、網絡化等工具，提高工作科學化水平，完成檔案的日常管理、分類、查詢檢索等繁重細致的工作，節約大量人力資源和底層勞動量，準確、及時、簡捷、滿足高校檔案信息資源的全方位需求，從而成為適應高校工作發展需要的“助推器”。

三是創新、優化高校檔案信息化管理，能夠使檔案館藏信息及時、便捷地提供給需求者，有效實現信息共享，拓展工作渠道。這有利于滿足需求者的價值認同感，培養學生的學校歸屬感，擴大社會效益；能拓展其服務領域，開發利用數字化資源，為社會、學校、師生提供優質、共享服務，進一步提高社會效益。

三、創新、優化高校檔案信息化管理工作的路徑探究

我國高校檔案工作信息化、標準化建設起步較晚，要不斷加強這方面的工作，以改變高校檔案工作“各自為政”的局面，就必須事先構建信息標準化體系，充分考慮網絡安全、軟硬件設施、系統數據庫與信息通訊方式等的標準化，以指導檔案信息化建設，構建完整、統一的高校檔案信息網絡，可以從以下幾個方面進行實踐探究。

首先是深化全員對高校檔案信息化建設必要性的認識。檔案信息化建設取決于高校決策層、檔案部門領導者與管理者的認識。高校決策層必須認識到檔案信息化建設對高校教育事業發展的積極推進作用，而非僅僅是業務工作的附屬品，應該將其納入學校整體發展規劃，加快數字化檔案館建設，將其與數字化校園建設同步推進。同時，要加強對現有檔案專業人員的業務技能培訓，為高校培養出一批既懂檔案業務知識又懂信息化技術知識的復合型人才，使其能適應今后的檔案信息化工作，提升檔案服務質量。還要加大檔案信息化的宣傳力度，使高校教職工深化高校檔案信息化意識，在日常工作中，有意識地保留檔案的原始資料，確保檔案的完整性，有利于檔案的檢索、利用。

其次是加大經費投入，充分提供創新、優化檔案信息化工作的物質保障。《高等學校檔案管理辦法》明確規定：“高等學校應當設立專項經費，為檔案機構配置檔案管理現代化、檔案信息化所需的設備設施，加快數字檔案館（室）建設，保障檔案信息化建設與學校數字化校園建設同步進行。”一方面，高校應將檔案信息化建設所需經費納入預算范圍，為檔案部門購置與信息化建設相配套的檔案管理軟件、計算機、掃描儀、光盤刻錄機等軟硬件設施。另一方面，按照上級教育部門和檔案部門批準的檔案人員編制，依據檔案信息化建設需要的復合型人才要求，落實人員和崗位，實現人崗匹配；同時，對現有專、兼職檔案人員，進行專業技術培養，采取“雙管齊下”的方式，為高校檔案信息化建設奠定堅實的工作基礎。

再次是創新檔案服務形式，優化檔案利用能力，提升高校檔案信息化服務質量和科學化水平。通過建立檔案管理主頁及電子檔案數據管理中心，開展網上服務。高校檔案部門應充分利用自己的數字化校園網，制作檔案信息化主頁，收集和整理網上數據和信息，使檔案管理服務系統與各部門（學院）網站聯網形成橫向化互聯網絡，為各部門（學院）提供檔案便捷的信息檢索，實現資源共享；改變傳統服務方式，變被動為主動，積極主動開展檔案信息服務；深入研究不同學科、專業、層次，了解其需求，主動提供相關檔案信息，同時加強宣傳，通過出版必要的檔案專輯，向廣大師生和社會各界介紹檔案的社會價值和用途，使其對檔案有更深的認識和了解；通過強效的檢索工具，強大的編演工作，檔案利用者能便捷檢索到所需的檔案信息。

最后是提供多元化的服務內容，滿足個性化需求，實現高校檔案信息化可持續發展。檔案部門應該通過與各黨群行政部門、各學院及社會的緊密聯系，歸整相關信息，豐富數字化檔案內容。同時，在檔案主頁上添加多元化服務內容，包括檔案信息資源網絡導航、檔案信息的數字化開發與利用、檔案用戶的教育與培訓等，從而使檔案利用者能便捷檢索檔案信息，提升其檔案的選擇能力及信息檢索、篩選及識別能力。同時開展靈活多樣的個性化服務，利用各種通訊方式提供在線檢索和咨詢提升檔案利用效率，優化服務質量；還要通過數字化形式分期、分批或分專題介紹開放檔案的范圍、內容，以及查檔的基本知識，變封閉服務為開放服務，實現檔案信息價值的最大化，促進檔案信息化建設的科學、可持續發展。

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