國際貿易管理系統的設計與分析

摘要：針對邊境現行業務流程中客戶信息管理的薄弱環節進行了改進。設計的計算機輔助系統，可幫助提供決策所需的客戶基本信息及統計分析信息，為公司管理現代化奠定了基礎。

關鍵詞：國際貿易 管理系統

一、問題的提出

近年來，我國對周邊國家的邊境地方貿易取得了很大成績，但由于種種原因，很多邊貿合同履約難度較大，使我方企業資金沉淀國外，嚴重影響資金周轉和經濟效益。上述問題，從我方尋找原因，就是由于對外方國情特別是外方客戶的資信和經營狀態不了解，解決這一問題，只有從加強客戶信息入手，及時全面地了解和掌握客戶的資信情況和經營狀態。為此，我們結合黑龍江省邊境貿易公司的實際，設計了一套適合邊境易貨貿易特點的客戶信息管理系統，本文將對設計中的幾個典型問題做一探討。

二、客戶信息管理業務流程

（一）現行業務流程分析

在邊貿公司現行業務流程中，沒有客戶信息管理的功能.在進出口合同中涉及到的一些客戶信息，業務員也甚少掌握.且沒有從掌握客戶資信情況及經營狀態的角度，把它們充分利用于經營決策之中。所以，邊貿公司現行業務流程不利于客戶信息管理，不利于掌握客戶的資信情況和經營狀態，必須對此加以改進。

（二）改進的業務流程

根據客戶的需要及信息管理的內在規律，設計了新的業務流程，改進后的業務流程實現了對客戶信息的系統管理，通過各個環節的配合，可使系統得到下列客戶信息：

（1）基本情況，包括地理位置、資產、人員、經營范圍及能力，以及人員構成、個人情況及其人員變化情況等；

（2）所在國有關政策法規及其對客戶行為的影響；

（3）長遠經營戰略和中短期發展規劃及計劃；

（4）與本公司簽約、履約情況.未履約原因以及與本公司的進出口合同執行平衡情況；

（5）我方出口商品在該國的銷售情況，以及與我國其它公司的經貿合作狀況等。

三、信息管理計算機輔助系統的設計

從系統業務流程圖可以看到，客戶信息管理的數據量很大，依靠手工是無法實現的。利用計算機可使客戶信息管理實現快速的處理，及時為決策提供有用信息。

本系統采用目前國際上流行的結構化系統分析與設計和結構化程序設計的思想方法。系統設計涉及的問題很多，本文僅就其中較有特殊意義的功能模塊、程序結構及代碼設計問題進行探討。

（一）系統功能模塊設計

本系統采用HIPO（層次功能分解）方法，對系統進行了層次功能分解，并應用過程結構圖等圖表工具，進行結構化程序模塊設計，從而得到系統的結構化程序模塊圖。圖1反映了客戶信息管理的主要業務功能和各模塊的物理關系，這就使邊貿客戶信息管理計算機輔助系統向具體程序設計更靠近了一步。

（二）程序結構設計

系統的程序設計程序模塊結構為基礎，運用結構化程序設計方法，用Java語言進行設計的。

整個程序由一個總控模塊控制調用，下設輸入、處理、輸出3個二級模塊，輸入模塊主要采用屏幕格式方式向計算機送入有關客戶的各種基本信息。處理模塊主要是對錄入的客戶有關基本信息進行加工，從而得到對決策有用的各種統計信息。此外，處理模塊還具有對輸錯的客戶基本信息進行修改，對無用的客戶信息進行刪除，以及對全部客戶信息進行備份的功能。輸出模塊主要是實現對客戶基本信息和統計信息的屏幕查詢和打印功能。二級模塊下面又可調用三級、四級和五級模塊，各級模塊都是為實現對客戶信息的各種具體操作而設的。其特點是采用按功能從上到下，分層分塊的模塊化結構形式，層次清晰，功能明確。各級模塊的調用和返回，反映了它們之間的邏輯關系和聯系，這種聯系是通過菜單驅動和共享數據庫文件數據兩種方式來完成的。為與程序層次結構相適應，系統采用五級菜單調用，菜單采用下拉式，選擇方式為鍵選和代碼選擇并用，并配以適當色彩，形成光帶式菜單，使用方便，易于掌握。

（三）代碼設計

代碼設計是實現信息系統的前提條件，其目的是要設計出一套為系統各部分所共用的優化的代碼系統。邊貿公司現行業務系統中雖存在一些代碼，但它不適應計算機處理和現代邊貿發展的需要，因此需重新設計。

1、商品代碼

目前我國邊貿公司采用的商品代碼不統一：海關統計方面，國家規定采用《中華人民共和國海關統計商品目錄》（1992年版）中的編碼規則，業務統計上采用的則是另外一套編碼規則，而公司內部管理上則不使用代碼，這樣就容易造成混亂。由于《中華人民共和國海關統計商品目錄》（1992年版）中的編碼，具有國際通用性、全面性、科學性和先進性，所以本文所述的邊貿客戶信息管理系統，采用該種商品代碼。

2、客戶代碼

邊貿公司的客戶遍布世界各地，如果只用名稱進行管理很容易造成混亂，因此必須采用代碼。本系統的客戶代碼采用如下編碼規則： 客戶代碼由4部分9位數字組成：

其中，國別的3位數代碼采用國家經貿部規定的標準國別代碼，其它代碼則根據各國具體情況編制。例如：俄羅斯聯邦伊爾庫茨克州斯維爾斯克市東西伯利亞電池廠的代碼為：341020101其中：341—俄羅斯聯邦；34102—伊爾庫茨克州

3、口岸代碼

為了及時準確地掌握進出口貨物在各口岸的流量及流速，掌握口岸過貨能力對客戶履約的影響，為選擇過貨口岸提供依據，必須將口岸信息納入計算機管理，因此口岸也需要編碼。本系統采用的口岸編碼方法，將口岸分為3類，即海洋、陸地及河流、航空口岸.編碼規則采用兩部分3位數字，第1部分用一位數表示口岸類別：“l”代表陸地及河流口岸，“2’’代表航空口岸，第2部分用兩位數字表示某類口岸的順序碼，例如大連為001，煙臺為002，綏芬河為101等等。

4、合同代碼

所謂合同代碼就是指合同編號，為了適應計算機處理的要求，合同號應按一定規則編制。本系統采用的合同代碼由6部分組成： 其中，公司代碼由國家經貿部給定，目前為兩位字母；業務部代碼用1位數字表示；簽約年度用2位數字表示；合同類型用1位數字表示，分別用“1”，“2\"，“3\"，“4”4個數字表示進口、出口、國內采購和國內銷售；客戶代碼即上述9位數字客戶代碼；合同序號系指本年度本公司業務部與該客戶所簽合同的順序號，用兩位數字表示。例如：哈爾濱外貿公司第六業務部1992年與東西伯利亞電池廠簽訂的第2號出口合同，其合同號為：FE—6—92—2—341020101—02。

上述合同編號規則有利于計算機統計，可以以合同號為依據進行各類統計分析.

四、結束語

邊境貿易客戶信息管理系統的設計實施，為邊貿公司在加強客戶信息管理，為在經營決策中及時全面掌握有關客戶的資信情況和經營狀態提供了科學的依據。該系統采用了較先進的方法，實用性強，它的投入使用，使邊貿公司的計算機管理工作，向國際EDI方向邁出了一步，對我國邊貿發展具有現實意義。

（作者單位：江西農業大學南昌商學院）

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