對時間管理的思考

管理是一門科學，它是以反映管理客觀規律的管理理論和方法為指導，有一套分析問題、解決問題的科學的方法論。管理作為一個活動過程，在各種組織當中是紛紜復雜，別具特色的，但其中仍存在共通之處，存在著規律性。大量學者和實業家經過無數次的失敗和成功，通過從實踐中收集、歸納、檢測數據，提出假設，驗證假設，從中抽象總結出一系列反映管理活動過程中客觀規律的管理理論和一般方法，好讓其他人在面對同樣問題的時候，有矩可循，有據可依，提高成功率和可行性，不至于盲目和被動。人們利用這些理論和方法來指導自己的管理實踐，又以管理活動的結果來衡量管理過程中所使用的理論和方法是否正確，是否行之有效，從而使管理的科學理論和方法在實踐中得到不斷的驗證、豐富和發展。

時間管理屬于管理學的一種，時間管理，就是用技巧、技術和工具幫助人們完成工作，實現目標。時間管理并不是要把所有事情做完，而是更有效的運用時間。對于我們的工作來說，時間是一種特殊的資源，它具有四項特性：（1）供給毫無彈性：時間的供給量是固定不變的，在任何情況下不會增加，也不會減少。（2）無法蓄積：時間不能被積蓄.不論愿不愿意，我們都必須消費時間。（3）無法取代：任何一項活動都有賴于時間的堆砌，這就是說，時間是任何活動所不可缺少的基本資源。（4）無法失而復得：時間它一旦過去，則會永遠喪失。花費了金錢，尚可賺回，但倘若揮霍了時間，任何人都無法重新得到。

美國管理學者德魯克認為，有效地時間管理主要是記錄自己的時間，以認清時間消耗在什么地方；管理自己的時間，設法減少非生產性工作的時間；集中自己的時間，，由零星而集中，成為連續性的時間段。其實，有效地時間管理可以包括兩個方面：即我們希望做的事情，以及我們希望避免的事情。時間管理的目的除了要決定你該做些什么事情之外，另一個很重要的目的也是決定什么事情不應該做；時間管理不是完全的掌控，而是降低變動性。時間管理最重要的功能是透過事先的規劃，做為一種提醒與指引。例如：

（1）總是準時完成工作，盡量從每一分鐘當中獲得成就感；（2）努力享受自己正在做的每一件事情；（3）我凡事都很樂觀；（4）期待成功；（5）不會浪費時間為過去的失敗感到遺憾；（6）不會浪費時間為自己沒做過的事情感到羞愧；（7）提醒自己：“我總是有時間去做那些重要的事情”；（8）每天都會找到一引起新的方法來讓自己的工作更有效。

對于時間的管理，尤其對于公司執行長更為重要。公司首席執行長的時間要用于應付很多問題，他們總是在思考如何才能在建立長期戰略和回應短期問題之間取得適當平衡。在過去的幾年里，《華爾街日報》在領導力課堂視頻系列中采訪了一些大公司的首席執行長，包括微軟公司的鮑爾默和美國運通首席執行長切諾特，詢問他們如何管理時間。有些老板會用電子表格做一年的規劃。有些人會留出時間思考如何管理他們的時間安排。例如：麥肯錫的30秒電梯理論：

麥肯錫公司曾經得到過一次沉痛的教訓：該公司曾經為一家重要的大客戶做咨詢。咨詢結束的時候，麥肯錫的項目負責人在電梯間里遇見了對方的董事長，該董事長問麥肯錫的項目負責人：“你能不能說一下現在的結果呢？”由于該項目負責人沒有準備，而且即使有準備，也無法在電梯從30層到1層的30秒鐘內把結果說清楚。最終，麥肯錫失去了這一重要客戶。從此，麥肯錫要求公司員工凡事要在最短的時間內把結果表達清楚，凡事要直奔主題、直奔結果。麥肯錫認為，一般情況下人們最多記得住一二三，記不住四五六，所以凡事要歸納在3條以內。這就是如今在商界流傳甚廣 的“30秒鐘電梯理論”或稱“電梯演講”。

由此可見，做出好的時間管理，對于成功不可謂不重要！因此要做好的、正確地時間管理。我們可以：

（1）有計劃地使用時間。不會計劃時間的人，等于計劃失敗。（2）目標明確。目標要具體、具有可實現性。（3）將要做的事情根據優先程度分先后順序。80%的事情只需要20%的努力。而20%的事情是值得做的，應當享有優先權。因此要善于區分這20%的有價值的事情，然后根據價值大小，分配時間。（4）將一天從早到晚要做的事情進行羅列。（5）要具有靈活性。一般來說，只將時間的50%計劃好，其余的50%應當屬于靈活時間，用來應對各種打擾和無法預期的事情。（6）遵循你的生物鐘。你辦事效率最佳的時間是什么時候？將優先辦的事情放在最佳時間里。（7）做好的事情要比把事情做好更重要。做好的事情，是有效果；把事情做好僅僅是有效率。首先考慮效果，然后才考慮效率。（8）區分緊急事務與重要事務。緊急事往往是短期性的，重要事往往是長期性的。給所有羅列出來的事情定一個完成期限。（9）對所有沒有意義的事情采用有意忽略的技巧。將羅列的事情中沒有任何意義的事情刪除掉。（10）不要想成為完美主義者。不要追求完美，而要追求辦事效果。（11）巧妙地拖延。如果一件事情，你不想做，可以將這件事情細分為很小的部分，只做其中一個小的部分就可以了，或者對其中最主要的部分最多花費15分鐘時間去做。（12）學會說“不”。一旦確定了哪些事情是重要的，對那些不重要的事情就應當說“不”。（13）獎賞自己。即使一個小小的成功，也應該慶祝一下。可以事先給自己許下一個獎賞諾言，事情成功之后一定要履行諾言。

時間管理，時時刻刻都在我們周圍，無時無刻不在使用，只是使用的方法對與錯的問題。對了，它將會幫助我們成功，錯了，就會阻礙我們，讓我們走很多彎路。時間管理真正是一門大學問，值得我們去揣摩、深思。

（作者單位：許昌學院法政學院）