抓制度建設(shè) 防經(jīng)營風險

近年來，我國很多外貿(mào)公司因為對經(jīng)營風險的防控不嚴而致貿(mào)易糾紛時有發(fā)生。諸多國內(nèi)外貿(mào)公司都曾先后深陷其中。經(jīng)營風險已經(jīng)成為外貿(mào)企業(yè)面臨的“定時炸彈”。加強風險管理防范，已迫在眉睫。

制度建設(shè)是防范經(jīng)營風險的一項基礎(chǔ)性工作，制度建設(shè)在推進外貿(mào)企業(yè)防范經(jīng)營風險中的重要地位與作用已日益為企業(yè)所熟知。尤其在金融危機的影響下，外貿(mào)企業(yè)面臨的進出口經(jīng)營風險復雜多變，如何減少風險損失和在風險事件發(fā)生后轉(zhuǎn)危為機，以制度建設(shè)防范企業(yè)經(jīng)營風險日漸顯效。茲結(jié)合上海飛馬進出口有限公司的實踐，探索外貿(mào)企業(yè)通過管理制度建設(shè)、防范經(jīng)營風險的若干原則和要點。

一、充分認識外貿(mào)企業(yè)加強制度建設(shè)的必要性

近年來，我國很多外貿(mào)公司因為對經(jīng)營風險的防控不嚴而致貿(mào)易糾紛時有發(fā)生。諸多國內(nèi)外貿(mào)公司都曾先后深陷其中，企業(yè)經(jīng)營和聲譽都遭受了不小的損失。經(jīng)營風險已經(jīng)成為外貿(mào)企業(yè)面臨的“定時炸彈”。加強企業(yè)經(jīng)營風險管理防范，已迫在眉睫。

1、制度建設(shè)是防范經(jīng)營風險的根本措施

防范經(jīng)營風險的措施很多，其主要措施應(yīng)為：一是建立基礎(chǔ)信息系統(tǒng)。二是制定風險控制流程，設(shè)置風險控制點。三是重點關(guān)注企業(yè)重大事項，跟蹤監(jiān)控風險。四是規(guī)劃經(jīng)營風險應(yīng)對策略，防范經(jīng)營風險。有的放矢的制度建設(shè)，可以有效地防范經(jīng)營風險。

2、制度建設(shè)必須“建制”與“執(zhí)行”并重

制度建設(shè)是制定制度、執(zhí)行制度并在實踐中不斷檢驗和完善制度的過程。制度建設(shè)必須“建制”與“執(zhí)行”并重。

首先，“有制度可依”。一是必須研究和制定系統(tǒng)的有針對性的制度，并對企業(yè)的風險防范管理制度適時修訂完善。在制定時必須全面規(guī)范各項經(jīng)營活動，并將國家相關(guān)法律規(guī)定貫徹于企業(yè)規(guī)章制度之中，使經(jīng)營過程“有制度可依”。二是經(jīng)營過程中的風險防范更取決于制度的執(zhí)行。這就要求搞好企業(yè)內(nèi)部管理制度建設(shè)，對風險防范制度的合理性、時效性進行長期維護和改進，延長制度的生命力，堅持依法治企。

其次，“有制度必依”。規(guī)章制度是用來規(guī)范我們行為的規(guī)則、條文。強化制度的可操作性，是制度建設(shè)的著力點。當新業(yè)務(wù)推出或者操作流程更改時，必須同時將新推出的或作了相應(yīng)修改的規(guī)章制度通過培訓方式及時傳達貫徹到業(yè)務(wù)部門，特別是貫徹到實際操作的外銷員，確保員工熟悉崗位基本制度，掌握相關(guān)內(nèi)控制度，在業(yè)務(wù)流程中按規(guī)范的制度操作。同時加強對制度執(zhí)行的監(jiān)督力度，才能降低“經(jīng)營風險”，促進“企業(yè)發(fā)展”。

再次，“執(zhí)行制度必嚴”。要保證制度的有效貫徹實施，必須建立并完善制度執(zhí)行情況的跟蹤反饋流程，構(gòu)建責任網(wǎng)絡(luò)，做到制度運行上下聯(lián)動，一切經(jīng)營業(yè)務(wù)遵循制度進行，明確管理職責，落實管理責任。在制度推行落實的過程中，納入業(yè)績考核，由于沒有嚴格執(zhí)行制度而造成損失的必須承擔責任。突出管理的剛性和力度，切實維護好制度的嚴肅性和權(quán)威性，無論是誰違反都必須給予嚴懲，真正讓制度成為員工的行為底線，用制度構(gòu)筑風險防范的“防火墻”，為從源頭上杜絕經(jīng)營風險提供制度保證。

二、外貿(mào)企業(yè)制定制度的基本原則

1、簡便。從外貿(mào)實際需要出發(fā)，切實貫徹“重在建設(shè)”的原則，靠制度加強管理，這從制度上保證了風險防范制度的具體落實。要將國家法律法規(guī)、上級政策精神和企業(yè)管理思想用通俗易懂的語言融入條款，要什么建什么，缺什么補什么，制定出簡便、明了并易操作的制度，為外貿(mào)企業(yè)控制風險保駕護航。

2、實用。首先是可操作，要按照企業(yè)實際，通過優(yōu)化工作流程來提高制度的可操作性，充分認識風險防范制度建設(shè)的目的全在于應(yīng)用，將工作任務(wù)盡可能予以量化，操作過程中就不會出現(xiàn)“盲點”、“真空”，猶如一道道防盜門，將風險擋在了門外。在制度執(zhí)行中該做什么，不該做什么，具體明確，盡量減少自由裁量空間，嚴防制度之間相互掣肘。

3、有效。面對內(nèi)外部復雜多變的經(jīng)濟形勢，使業(yè)務(wù)人員能在經(jīng)營過程中自覺運用風險防范制度，關(guān)注和防范經(jīng)營風險，從源頭上控制經(jīng)營過程中的風險，確保各項經(jīng)營業(yè)務(wù)在可控范圍內(nèi)得到積極拓展。因此，風險防范制度建設(shè)，必須注重實效，惟有實效才是制度建設(shè)的生命力之所在。

三、外貿(mào)企業(yè)制度建設(shè)的主要內(nèi)容

外貿(mào)企業(yè)關(guān)于防范經(jīng)營風險的主要制度有《外貿(mào)風險管理辦法》主要內(nèi)容包括：合同管理、結(jié)匯管理、對外付款管理、收匯跟蹤管理等；《資金使用風險防范管理辦法》主要內(nèi)容包括：公司大額資金使用情況有風險防范小組審定，嚴防資金流失等；《進出口業(yè)務(wù)流程管理辦法》主要內(nèi)容包括：進出口業(yè)務(wù)流程、合同評審、審批權(quán)限、結(jié)算與付款、進口用匯核銷等；《逾期應(yīng)收賬款逾期庫存管理辦法》主要內(nèi)容包括：逾期應(yīng)收賬款和逾期庫存的界定和處理等等，作為公司日常經(jīng)營管理的行動指南，為確保外貿(mào)業(yè)務(wù)的正常運作，對整個外貿(mào)業(yè)務(wù)流程節(jié)點的有效控制，是及早發(fā)現(xiàn)和快速處置外貿(mào)經(jīng)營風險的關(guān)鍵。

四、外貿(mào)企業(yè)加強制度建設(shè)的一般流程

外貿(mào)企業(yè)應(yīng)借助ISO9001：2008質(zhì)量管理體系和ISO14000環(huán)境管理體系以及ERP信息系統(tǒng)的運用，不斷完善與業(yè)務(wù)流程相匹配的管理制度并嚴格考核，為企業(yè)撐上防范風險的“防護傘”，確保在經(jīng)營過程中做到制度先行、管理同步、責任到位。

（一）確定制度建設(shè)的重點

一是完善公司風險防范管理制度。外貿(mào)公司應(yīng)適時針對外貿(mào)政策的一些新的變化，在原有管理制度的基礎(chǔ)上，對外貿(mào)風險防范管理制度全面重審、充實完善，確保各項工作都有章可循、管理有序，進一步形成規(guī)范的管理體系。尤其是對《外貿(mào)風險管理辦法》、《資金使用風險防范管理辦法》、《進出口業(yè)務(wù)流程管理辦法》、《逾期應(yīng)收賬款逾期庫存管理辦法》等相關(guān)內(nèi)容要逐句推敲和完善，形成公司內(nèi)部比較完善的可操作性的風險管理體系。

二是經(jīng)濟活動例會。外貿(mào)公司應(yīng)定期分析經(jīng)濟運行情況，規(guī)定每周召開領(lǐng)導班子會議、部門經(jīng)理工作例會，每月中旬召開外貿(mào)部門經(jīng)濟活動分析會，每半年組織由公司領(lǐng)導業(yè)務(wù)部門經(jīng)理參加的外貿(mào)形勢研討會。每次會議由領(lǐng)導和職能部門負責人在例會上對部門經(jīng)理及時傳遞經(jīng)濟信息、外貿(mào)行情、政策溝通、案例分析等，做到及時把握市場，在外貿(mào)環(huán)境不確定因素多的情況下規(guī)避和減少風險。

（二）成立外貿(mào)風險防范管理小組

建立由外貿(mào)公司財務(wù)部、貿(mào)易管理部、辦公室、紀委等部門組成的外貿(mào)風險防范管理小組。職責是負責制度和流程的審查，以及執(zhí)行過程中的監(jiān)督、檢查、幫助和考核、評價工作。密切關(guān)注形勢變化，及時溝通信息，協(xié)調(diào)解決出現(xiàn)的問題。對資金運行的各個節(jié)點進行嚴格監(jiān)控。幫助公司及時發(fā)現(xiàn)經(jīng)濟運行中存在的問題。做到提前介入預防為先，把風險化解在嚴密的監(jiān)控之中。

（三）強化制度的專題培訓

針對國家不斷調(diào)整的貿(mào)易政策，通過聘請海關(guān)、商檢、稅務(wù)機關(guān)、市出口信用保險公司、銀行、律師事務(wù)所、法院經(jīng)濟庭專員圍繞法律法規(guī)、經(jīng)營風險、信用保險和信息化管理等多個專題，適時對公司部經(jīng)理、外銷員開展以案說法的風險教育培訓，提高業(yè)務(wù)人員運用法律解決問題的能力和加深對貿(mào)易條款司法解釋層面上的理解與把握，以保護企業(yè)自身的合法權(quán)益。通過條文講解，案例分析，討論交流提高員工對制度的理解，對流程的把握，為執(zhí)行制度奠定基礎(chǔ)。

（四）強化全過程監(jiān)控

根據(jù)外貿(mào)公司風險防范制度要求，對貿(mào)易的全過程進行監(jiān)控，及時識別問題，及時采取措施解決。做到風險防范層層抓落實，道道把好關(guān)，把風險消滅在萌芽中。

1、建立公司法律顧問室制度。加強對合同簽訂、履行的法律審查和訴訟代理工作。未經(jīng)法律顧問審查同意，不得簽訂和變更合同。密切關(guān)注合同履行過程，確保合同履行善始善終。

2、強化對客戶的資信調(diào)查。加強公司的信用風險管理，開展客戶的資信調(diào)查和信用評定，建立客戶資信檔案。謹防上當受騙。簽訂合同前，要對客戶的工商登記、資產(chǎn)、信譽及經(jīng)營狀況進行認真調(diào)查、核實等方式予以防范和化解風險。

3、跟蹤應(yīng)收賬款庫存變化情況。建立逾期應(yīng)收賬款、逾期庫存的預警機制，做好逾期應(yīng)收款和庫存的界定和處理。

4、加強業(yè)務(wù)的跟蹤管理。由于國際金融危機的影響， 國內(nèi)供貨商破產(chǎn)倒閉的可能性隨時存在。如果供貨商不能及時提供有效的、完稅的增值稅專用發(fā)票，公司將存在一定的退稅風險。公司應(yīng)采取相應(yīng)的對策：一是加強業(yè)務(wù)人員全面了解該商品在國際國內(nèi)市場上的行情。二是要加強業(yè)務(wù)的跟蹤管理，如對業(yè)務(wù)進行過程中各環(huán)節(jié)的實施狀況、交易過程中出現(xiàn)的問題、供貨商財務(wù)狀況的最新動態(tài)，進行全程監(jiān)控。

5、實施ERP信息管理系統(tǒng)。利用ERP信息化管理手段，建立涵蓋風險管理基本流程和內(nèi)部控制系統(tǒng)各環(huán)節(jié)的風險管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)對進出口貿(mào)易流程的制度管理從原來事后發(fā)現(xiàn)到超前控制的目的。

（五）加強考核獎懲

提高外貿(mào)業(yè)務(wù)人員的風險安全意識，每個外貿(mào)業(yè)務(wù)人員按職務(wù)和責任的大小實行風險保證金。部經(jīng)理和業(yè)務(wù)員自行承擔外貿(mào)風險的后果和造成的損失，對資金的匯攏承擔利息等責任。嚴格按照制度進行考核評估獎懲，保證制度執(zhí)行的嚴肅性和權(quán)威性。

面對內(nèi)外部復雜的經(jīng)濟形勢，建立一整套科學的、適合企業(yè)自身特點的、嚴密、具有可操作性的制度體系，才能將企業(yè)經(jīng)營過程中的風險降到最低限度，使企業(yè)持續(xù)、健康、穩(wěn)步地向前發(fā)展。

（作者系上海飛馬進出口有限公司）