人事檔案信息化建設的必要性和對策

胡大利

摘 要：信息化時代，人事檔案管理模式、管理內容發生變化，學界對于檔案信息化的研究也逐步推進。將相關的人事信息錄入檔案管理系統，形成系統化、規范化、體系化的人事檔案管理模式，建立人事檔案數據庫，已經成為人事檔案管理工作的開展趨勢。為此，文章就人事檔案信息化建設的必要性進行分析，指出當下人事檔案信息化管理工作中存在的問題，并結合相關理論提出自己的建議，旨在進一步推動人事檔案信息化、創新化，確保人事檔案管理工作更可持續、更有活力。

關鍵詞：人事檔案;必要性;問題;建設;建議

1 人事檔案信息化建設的必要性

1.1 提升人事檔案利用實效，強化人事檔案服務的必然要求

過去一段時間內，部分單位檔案資源收集管理效率低、檢索慢，存在利用度不高的問題。長此以往，單位檔案管理工作逐步邊緣化，難以受到重視。為此，有必要改進與完善單位檔案管理機制，通過信息化、規范化以及科學化的方式對檔案資源進行管理和利用[1]。一方面，對人事檔案進行信息化處理，利用相關信息技術對人事檔案進行管理，能夠更好地服務于單位人事管理工作。單位人事管理人員只需要在線上就可以實時查詢相關人事檔案信息，進而更好地作出人事決策。另一方面，單位人事檔案蘊含著許多重要人事信息，具有重要的社會價值。通過信息化技術對人事檔案進行管理，能夠實現人事檔案長期保存，避免人事檔案遭受物理、化學破壞。

1.2 減少人事檔案管理成本，適應時代發展的內在要求

一方面，對人事檔案進行信息化處理，將其儲存于硬盤、云儲存終端或者其他數字終端，能夠減少對物理空間的占用，縮減管理、利用環節，實現線上一站式管理與一站式服務目標，減少管理成本。另一方面，未來人事信息勢必會進一步增加，單位人事檔案管理人員的壓力和工作量隨之增加。如果仍然通過傳統紙質檔案管理方式對人事檔案進行管理，難以對人事信息資源進行集中處理。因此，從適應時代發展的角度來看，有必要將信息技術融入人事檔案管理領域。

2 人事檔案信息化建設的問題

2.1 人事檔案信息化設施匱乏

人事檔案信息化設施是人事檔案信息化建設的基礎，是快速推進人事檔案管理工作的有力抓手。當下，部分單位人事檔案信息化設施匱乏，軟硬件環境有待優化。一是人事檔案信息化硬件設施缺失。主要表現為高性能計算機、高容量硬盤、高速打印機、電子高速掃描儀、微縮相機等硬件處理設備缺失，既無法快速處理紙質檔案資源，也無法集中、統一對紙質檔案進行數字化轉化并處理。二是人事檔案信息化系統功能單一，尚未與人事管理系統關聯起來。一方面，人事檔案管理系統在資源檢索、資源合并、格式轉化、數據關聯、數據共享等領域的功能不健全，難以滿足新時期人事檔案管理、開發與利用的需求。另一方面，人事檔案管理系統與人事管理系統之間存在數據壁壘，許多信息資源無法同步，導致人事檔案管理人員無法及時將相關的人事信息錄入系統中，人力資源管理人員也無法根據自身權限來查看人事檔案信息。

2.2 信息技術與人事檔案管理工作的融合度不高

部分單位目前主要是通過計算機、人事檔案管理系統對人事檔案進行處理，尚未將大數據技術、云儲存技術、智能算法、新媒體技術融入到該領域，制約了人事檔案管理工作轉型[2]。一是大數據技術應用滯后，沒有應用大數據在數據檢索領域的特性，導致人事檔案數據庫建設，不利于對人事檔案信息進行集中利用與對比，弱化了人事檔案在選人用人領域的作用。二是云儲存技術應用滯后，許多人事檔案沒有自動備份至云終端，不利于人事檔案長期保存。三是智能算法應用滯后，尚未結合單位檢索需求設置檢索條件，不利于提升檢索效率和質量。四是新媒體技術應用滯后，人事檔案查詢、檢索服務尚未轉移或者同步至單位內網、微信公眾號終端，不利于提升查詢、檢索的便捷性。

2.3 人事檔案安全管理不足

雖然信息技術能夠提升人事檔案管理實效，但其也存在明顯的弊端。典型表現在信息化環境下人事檔案管理難度不斷提升，容易引發泄密事件，威脅人事檔案的原始性、真實性和準確性，無法最大限度保障人事檔案價值。一是網絡安全問題。許多勒索病毒、木馬程序、黑客程序、惡意插件侵入人事檔案管理系統后可以破壞、非法加密、盜取、篡改人事檔案信息[3]。二是技術應用問題。大多數單位尚未將區塊鏈、數字加密、數字簽名、云加密技術應用到人事檔案管理領域，不利于打造現代化的人事檔案安全管理網絡。

3 人事檔案信息化建設的建議

3.1 更新人事檔案信息化設施，營造良好的管理環境

事實證明，只有不斷引進并更新人事檔案信息化設施，才能減輕檔案管理人員工作壓力，確保紙質檔案數字轉化、人事檔案線上管理工作順利推進。一是要優化人事檔案信息化硬件設施，結合單位實際需求、業務需求、經費情況購置高性能計算機、高容量硬盤、高速打印機、電子高速掃描儀、微縮相機等硬件處理設備，優化檔案室的工作環境，真正為人事檔案信息化建設提供基礎條件。二是要強化人事檔案系統功能，加快系統聯通。一方面，要結合人事檔案管理需求，優化人事檔案管理系統在檔案分類、資源檢索、資源合并、格式轉化、數據關聯、數據共享等方面的功能。另一方面，要加快人事檔案管理系統與人事管理系統的數據聯通，節約單位整體管理資源，不斷發揮人事檔案在人力資源管理中的作用。

3.2 深化對現代信息技術的應用，實現管理模式創新

新時期，單位要進一步深化對現代信息技術的應用，擬定人事檔案管理、開發、利用方案，進一步突出人事檔案管理特色。一是要對大數據技術進行應用，以部門、特長、專業、職位或者其他條件設置深度檢索條件，對檔案進行集中分類，進而建設有單位特色的人事檔案數據庫，便于后期檔案編研、檔案利用。二是要對云儲存技術進行應用，購置或者租用相關的云儲存終端，及時將人事檔案管理系統中的人事檔案進行備份，避免系統崩潰后無法及時恢復檔案信息。三是要加快智能算法應用，結合檔案利用主體的檢索需求、檢索習慣設置更多元的檢索條件，打造現代化人事檔案檢索平臺。四是要加快新媒體技術的應用，延伸人事檔案服務領域和服務內容，打造一站式人事檔案管理與利用平臺。

3.3 重視人事檔案安全管理，充分保障人事檔案內容的準確性

一方面，要重視對單位內部網絡安全問題，通過防火墻、病毒查殺來有效抵制各種病毒程序。同時，保密性較強的單位也可以單純通過內網對人事檔案進行管理，使用專門的加密U盤以及加密設備對人事檔案進行復制、傳輸、管理與利用。二是要深化對現代信息安全技術的應用，探索將區塊鏈、數字加密、數字簽名、云加密技術應用到人事檔案管理領域，設置相應的訪問權限，搭建人事檔案安全管理體系，真正確保人事檔案無誤，避免泄露相關的隱私。

4 結束語

新時期，單位人事檔案管理工作要堅持改革先行，善用信息技術對檔案管理方式、內容進行革新，實現創新目標。具體而言，一是要更新人事檔案信息化設施，營造良好的管理環境;二是深化對現代信息技術的應用，實現管理模式創新;三是要重視人事檔案安全管理，充分保障人事檔案內容的準確性。相信在人事檔案管理人員不斷開拓創新下，單位人事檔案資源能夠得到更深層次的開與利用，人事檔案管理工作會呈現出嶄新的面貌。

參考文獻

[1]韓梅.人力資源視域下干部人事檔案管理工作優化研究[J].蘭臺內外，2020（21）：64-65.

[2]安曉榮.事業單位人事檔案的利用價值及其實現[J].蘭臺內外，2020（21）：72-73.

[3]林亦夏.信息技術服務于人事檔案管理工作研究[J].辦公室業務，2020（14）：92+99.